蒐集超過 10 家不同公司規模的「出差管理辦法」,總結出的編寫邏輯、申請流程、報帳流程等架構,還開放【出差管理辦法及表單】範本下載,乾貨滿滿,幫助公司管理者、人資 10 分鐘內快速搞定「管理辦法」的撰寫,並獲得 3 個有效執行「管理辦法」的策略。

文章目錄

「管理辦法規章」的重要性

出差旅費辦法

(Photo source:Shutterstock)

不論是新創公司或是已逐步邁向規模化的公司,工作流程標準化 (SOP) 是讓公司整體運作順利和轉向規模化經營的關鍵。而明確的管理辦法和報支規定,詳述了工作運作的流程、責任的歸屬、確保員工權益、維護公司利益,不僅能讓新人快速熟悉工作流程,也能避免產生爭議、降低企業溝通成本,還能增進員工和企業雙方和諧的氣氛,讓企業更能專注在有價值的業務發展上。

 

完整的「出差管理辦法」需要涵蓋什麼?

出差管理辦法的目的是讓企業有效運作及保護員工出差在外的權益和安全,以及企業控管出差旅費的成本,因此規章的完整性是很重要的。此篇集 10 家企業的「員工出差管理辦法」於大成,在出差政策上包含以下 4 大內容,較為制式的部分會提示為“範本”,如下 1. 2. 部分,其他 2 項內容為 10 家企業出差辦法的公約數,企業可依自身的文化和福利做出調整。

1.目的與適用範圍
範本:“目的:為使本公司人員國內外出差管理標準化及制度化,特訂本辦法。“
範本:“適用範圍:凡本公司全體員工於國內外出差之申請、差旅費報支,皆屬本辦法範圍”

2.出差範圍定義
範本:“國內出差:出差地點為台灣、澎湖、金門、馬祖等地區。”
範本:“國外出差:出差地點為臺、澎、金、馬以外地區。”

3.出差申請程序

出差管理辦法

出差辦法國內篇:有些公司會跳過填”出差申請“步驟。但須注意,在稅法上所有的出差旅費支出,都需紀錄前往地點、訪洽對象及內容,並藉此證明與”營業”項目有關。

 

出差管理辦法

出差辦法國外篇:從出差申請到出差旅費報銷的完整流程。員工返回後,一般需填寫出差報告書。


4.出差旅費報支說明&津貼支付標準

依據營利事業所得稅查核準則第 74 條規定,出差旅費分為:1) 膳雜費、2) 住宿費、3) 交通費,准予認定的規則如下:

國內出差旅費
1) 膳雜費:申報所得稅時,如果不超過下列最高標準者,無須提供外來憑證,准予認定:
・營利事業之董事長、總經理、經理、廠長 700(元/日)
・其他職員 600(元/日)

※ 超過標準部分,屬員工之薪資所得,應依所得稅法第八十九條第三項規定,列單申報該管稽徵機關。

2) 住宿費:應取得旅館業書有抬頭之統一發票或普通收據,准予核實認定。
3) 交通費:飛機須以票根(或電子機票)及登機證為原始憑證;高鐵須以票根或購票證明為原始憑證;其他交通工具須以收據和證明為憑,准予核實認定。

整理 10 家企業 【國內出差旅費】各項支付標準:

費用類別 膳雜費 住宿費 交通費 交際費
津貼形式 固定金額
公司只給予固定金額,不需憑證。
經理級以上,約 700元 /日;一般職員,約 600元 /日。
限定金額
依公司預算,給予不同金額上限。在限定金額內,依憑證實報實銷。
實報實銷
公共交通運輸金額無上限,依實際憑證金額報帳。
自駕私車油資補貼 6~8元。
限定金額
依公司預算,給予不同金額上限或實報實銷。

 

【國外出差旅費】
1) 膳雜費:膳雜費按中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費報支金額之五成列支。
2) 住宿費:宿費檢據核實報銷辦法者,宿費部分准予核實認定。
3) 膳雜費(陸港澳地區):依中央政府各機關派赴大陸地區出差人員生活費報支金額表之日支數額認定之。
4) 交通費:機票應以票根(或電子機票)及登機證與機票購票證明單(或旅行業開立代收轉付收據)為原始憑證;其遺失機票票根(或電子機票)及登機證者,應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明代之;其遺失登機證者,得提示足資證明出國事實之護照影本或其他證明文件代之。高鐵須以票根或購票證明為原始憑證;其他交通工具須以收據和證明為憑。
5) 其他費用:
交際費-營利事業列支之交際費認列標準,可參考第80條
·證件簽證費-依公務需要,證件公司一般可視業務需要核准,簽證費用由公司負擔
國際電話費用-營利事業列支之電話費認列標準,可參考第76條

※ 預支費用上限:出差員工可依實際出差日數申請借支,每日借支金額會依不同出差國家而有所差異。

(延伸閱讀:人資給出差人員的貼心工具:後疫情【出差行李打包清單】

整理 10 家企業 【國外出差旅費】支付標準:

費用類別 膳雜費 住宿費 交通費 交際費 證件簽證費 國際電話費
津貼形式 固定金額
公司只給予固定金額,不需收據。
限定金額
依不同地區有不同限定金額,在金額上限內,依憑證實報實銷。
實報實銷
沒有上限,依實際憑證金額報帳。
限定金額
依公司預算,給予不同。
實報實銷
依實際憑證金額報帳。
實報實銷
依實際憑證金額報帳。

 

(延伸閱讀:疫情期間外派、出差常見勞資 Q&A

 

同場加映:【出差辦法及表單範本】下載

出差管理辦法
50 – 100人企業 範本【下載】
100 – 200 人企業 範本【下載】
200 人以上企業 範本【下載】
各項申請表單
出差及簽証申請表 範本【下載】
出差報告書 範本【下載】
差旅費報支表 範本【下載】
交際費報支表 範本【下載】

 

 

切記!辦法編寫過程需與執行部門討論

本文提供的各種出差管理辦法範例給“正在為編寫傷腦筋”的你一個雛形,目的是讓你把重心放在與執行部門進行充分的溝通,並制定出符合同仁需要、貴公司文化的管理辦法。如果制定的規定脫離實際,可能常常產生特例而無法建立起標準化流程,溝通成本也高,對企業組織的效率長久下來影響巨大。

 

企業執行出差管理辦法遇到的挑戰

完成出差管理辦法的撰寫後,仍需要公司人員和財會部門熟悉出差申請流程、出差旅費的費用上限,和出差旅費報支的辦法。大多數公司有個普遍的情形是:員工根本不知道公司的管理規章放在哪,導致人資 / 財會部門同仁成為接線窗口,不時有員工打電話來詢問細節,或是報支申請仍不斷有遺漏、重複修改等問題,導致管理辦法形同虛設,也拖累工作進度。

傳統上,出差申請流程包含: 1) 人工內部跑差旅申請單、2) 企業與不同供應商來回旅費詢價、3) 出差員工蒐集出差旅費紙本收據、4) 黏貼收據報支費用、5) 財會部門核對收據 / 比對金額、 6) 發放出差旅費,過程不但碎片化且繁瑣,即使員工看了長長一篇管理辦法,也不是每個人都記得每項細節。另一種情況是,由於員工久久申請一次出差流程,對辦法內容也不熟悉,過程中可能一再來回詢問公司出差旅費規定,到最後報支申請仍不斷有遺漏、遺失收據等問題。但這也不是員工有意的,畢竟出差員工的主要精力是為了幫公司創造業務上更高的價值。

 

如何有效執行出差管理辦法?

有鑒於員工普遍對於公司政策常常一知半解,企業解決出差管理辦法的執行效率問題,從基礎到智能化的方法,可以分為下列 3 種:

1. 讓員工容易取得管理辦法
企業員工有很大的比例不清楚公司的各項工作規章、管理辦法放在哪。因此,可以提供明確的檔案路徑,並透過過清楚的政策索引頁方便員工查找,讓員工清楚工作流程、自身的權益和責任,會省下人事管理部門一對一答覆 “出差費怎麼申請”、“國內出差旅費補助多少” 等等問題的時間。

2. 在公司 ERP 建立申請流程、政策設定
不少企業因著組織逐漸擴大,已經採用 ERP、HRM 系統。公司流程系統化的最佳執行辦法,就是一切借助系統自動化來幫助管理瑣碎的規定,不僅可以設定員工出差津貼的額度,在追蹤表單進度、自動提醒通知等功能上,都可以更智能的管理。

3. 使用市面上現有出差申請和報支系統

出差旅費辦法

“從申請到報銷“的一站式差旅管理服務在國外已相當普及

更積極的管理差旅辦法,是使用在國外已相當普及的商務差旅管理系統。好處是系統集結 5 大功能: 1) 差旅申請;2) 機票、高鐵、計程車、旅館等跨產品、跨品牌的一站式訂購;3) 企業月結支付;4) 費用報支申請及審核;5) 預算管控及優化。系統可以做到省去企業耗費人力來回比價,並做到預算控管。有些還能串接公司現有的 ERP、HRM 系統,讓企業達到無痛接軌和覆蓋式的精準管理。

市面上的商務差旅管理系統品牌,包含了大家熟知的 ERP 品牌 SAP 旗下的 Concur(強項為出差旅費的管理);剛剛獲得 E 輪投資的美國新秀品牌 TripActions(強項為出差行程訂購與管理);歐洲的 Travelperk、美國的 Travelbank 等(以出差行程訂購和行程管理為服務特色);台灣旅遊電商平台 Tripresso 開發的 COMMEET 出差旅費管理系統(串聯台灣在地各交通工具),企業可以依據出差需求的頻率、廠商的系統彈性度、廠商顧問的服務專業度來挑選適合的系統品牌。

(延伸閱讀:2021 後疫情時代差旅趨勢與風險管理報告(二):差旅趨勢

結語

出差管理辦法懶人包,希望為撰寫 “公司制度規章苦惱” 的公司管理、人資、財務同學們,提供參考資訊。但也提醒大家「制度是成長出來的,不是制定出來的」,撰寫當下的重點,應放在思考自己公司的文化、現況及想解決什麼樣的問題,並制定出符合目前公司的需求政策。為解決繁雜的流程工作,制定辦法時也可一併納入使用市面上的各種商務差旅管理系統,解放員工時間來做更有效益的工作。希望大家都可以 10 分鐘快速完成出差管理辦法的編制,讓企業可以因著效率提升持續茁壯發展。

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文/Phoebe Wang|COMMEET 編輯群