「居家辦公」是新形態工作模式,企業在許多工作層面上都需要改為線上操作,人資管理是其中很大的一環,無論是在個人出勤紀錄、薪水、加班費還是人員的招募和報到,都令HR相當頭大,在遠距上班的情況下也需要符合勞基法,以下將分享一些資訊和辦法供大家參考。

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疫情期間的打卡管理方法

企業e化

(Photo Source:Shutterstock)

  • 下班要打卡嗎?

居家上班和辦公室辦公最大的不同就是打卡方式的改變,近年來因為產業的變遷,經濟活動越來越多也越複雜,勞動部也頒發了「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,雇主可以依照此準則來進行管理,雇主也應備置出勤紀錄,包含:App線上打卡、透過通訊軟體回報、雲端打卡…等等,像是用LINE回報上下班及休息時間,只要是可以提供稽核的出勤紀錄工具都可以,以勞資雙方約定之方式,雇主應記載勞工回報加班之終止時間,並留存紀錄。

  • 加班費該如何計算?

遠距上班不等於責任制,加班費需依法給付,勞雇雙方也可以簽訂協議來訂定關於工作時間之分配,透過協調來記錄加班工時,雇主也應紀錄交代工作的開始與結束時間。儘管在家工作,較能彈性的安排工作時間與休息時間,但依照《勞基法》規定勞工每天正常工作時間不能超過8小時,每週不能超過40小時,並且每工作4小時,至少要有30分鐘以上的休息時間。

  • 建立居家上班工作日誌

在家工作期間,企業可以利用雲端表單的方式,提供員工自行記錄每天的工作事項,也方便雇主查看與追蹤工作進度。

人資管理

人資管理

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  • 資訊安全

許多企業啟動居家辦公模式,大幅的增加線上軟體的使用率,Breadcrumb Cyber​​security 的創始人兼CEO布賴恩霍頓提到:「遠離辦公室工作會使員工更容易受到黑客攻擊」此時,更應加注意資安的管理。有別於辦公室辦公,在家上班有一部分的員工會使用個人電腦,因此企業更應該重視公司的核心機密和要求員工保密,勞資雙方也能簽署保密協議,保障雙方的權益,及個資保護

  • 人力招募與線上報到

企業可以透過線上面試的方式來進行人員招募,善用視訊軟體Google Meet、Zoom…等等,面試者也須注意不可因為線上面試就掉以輕心,應保持儀容整潔、積極的態度來應試,履歷、作品集和相關資料也需超前部署準備好。HR也需建立好線上報到的機制,像是:線上入職說明會、線上合約簽署,以利人員報到程序。

協助企業 e 化工具

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數位時代的來臨、大環境的改變,e化的企業越來越多, 只要能善用電腦軟體和電子化設備,就能有效的進行企業e化,e化能有效的管理公司內外部、增加營收、減少隱形成本。企業 e 化指的是將實體工作與經營模式善用科技進行企業整合為電子化。我們可以從公司最基本的功能開始做起:(延伸閱讀:數位時代的來臨:不可不知數位轉型未來趨勢

  • 企業資源規劃系統(ERP)

ERP 為企業資源規劃「Enterprise Resource Planning」,由美國顧能公司The Gartner Group 所提出的企業管理概念,是企業邁向 e 化的關鍵第一步,但導入ERP系統不代表就完成e化。ERP 能有效的管理及整合公司在財務、採購、專案風險管理、供應鏈運作、營銷和銷售..等等,提高企業的競爭力。使用對象:企業財務管理者、生產管理者、倉管/物料管理者。

  • 客戶關係管理(CRM)

CRM:Customer Relationship Management客戶關係管理,一間公司的成長與營收和客戶之間的關係密不可分,CRM系統能收集、連結和分析關於客戶的所有資料(聯絡資訊、需求、建議、個人化推薦)企業能將管理流程自動化和輕鬆的整合相關數據,包括:銷售訂單預測、管理業務銷售、行銷、客戶服務及電子商務..等等。(延伸閱讀:【居家辦公軟體工具箱】遠端業務管理工具&數位轉型小幫手 CRM、Pipedrive、Zapier

使用CRM的優勢:

  • 提高客戶服務的品質:員工能更有掌握每個客戶的需求,針對痛點解決問題,並提高客戶的留存率
  • 提高銷售營收:有效的分析客群,管理淺在的商機,帶動營業額的成長。
  • 作業流程更有效率:CRM讓工作更加的完善,用最少的精力完成更多的工作。

企業e化,員工做好準備

企業e化

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需完整的e化不單單只是企業,員工也需要面對這改變,可以做到以下:

  • 保持積極主動學習的心態:學習更多的電腦技能,提升自我的競爭力。
  • 提高自身的適應力:e化的過程中,必改變既有的工作流程及模式,用e-mail進行溝通、雲端作業減少紙本的使用、視訊會議、文件在電腦留存..等等,面對改變,心態也需做好調整。
  • 自我管理:e化可能會減少面對面的接觸,因此員工的自律能力和工作進度需由自己來掌握。

疫情期間促使著企業要面臨改變,人資與企業管理全部線上化,要邁出第一步並不難,可以從基本的電子軟體運用開始,COMMEET從三級緊戒開始,全體員工採取居家辦公,線上打卡、線上報到、舉辦線上圖書會來聯絡感情,也能利用工作日誌來追蹤員工進度, 我們也透過大量數據分析與數位科技,致力於打造最好用的差旅與費用管理系統,幫助更多企業進行數位轉型。(延伸閱讀:居家辦公祕技|在家工作守則、如何安排辦公時間、照顧身心健康

 

文/keren|COMMEET編輯群


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