在辦公室一定對於 ERP 不陌生,許多大型的企業都會導入 ERP 系統來增加營運管理效率。但一般的 ERP 系統有哪些模組?如果企業還沒有想導入大型的 ERP 系統,可以先收集哪些數據和資源呢?

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ERP是什麼?

ERP 系統有哪些

在辦公室中,經常會把「財務會計管理系統」與「ERP」做直接的聯想,但實際上,ERP 不僅僅只是「財務管理系統」,它還涵蓋著更廣的功能範圍,這可以從 ERP 的全名 Enterprise Resource Planning (企業資源規劃)略知一二,既然是企業的資源,就不只包含財會的資料。而 ERP 從 1990 年代最初由知名科技研究顧問 Gartner 提出此概念後,到現在隨著應用上的需要,已包含了企業運營中,生產、銷售、人力資源、研發、財務會計等不同的功能模組(Modules)。

由此可知,ERP 系統的目的是為解決跨部門間的工作、管理效率問題,透過運用不同模組或企業應用程式蒐集到的即時資料加以統一、整合在資料庫中,這些單一事實來源的完整資訊可以被各部門檢視,以致能讓企業從中獲得更好的洞察力、促進團隊的合作、整合技術,進而提升企業流程效率。

常見的ERP系統有哪些模組?

ERP 系統

剛剛提到因著企業運營的需要,ERP 功能模組已包含了產銷人發財五個領域,而在 Oracle 、SAP、鼎新等大型的 ERP 系統品牌中,常看到的對應模組則有以下幾個:(參考各品牌網站、WIKI 百科

1. 生產製造管理:包含材料清單(BOM 表,bill of materials)、排程、產能、工作流管理、品質控制、成本管理、生產過程、生產工程、生產流程、生產組態、產品生命周期管理

2. 進銷存管理:包含庫存、訂單輸入、採購、供應商排程、貨物檢查、付款請求處理、佣金計算

3. 客戶關係管理(CRM):包含銷售和市場行銷,佣金,服務,客戶聯絡,客服支援

4. 人力資源管理:含人力資源、薪金名冊、培訓管理、員工班別和出勤管理、津貼、勞健保、績效考核

5. 研發和工程管理:在功能比較豐富的 ERP 系統中才有,功能包含:產品設計開發、產品生命週期管理、產品法規遵循等。

6. 財會管理:是大多數 ERP 模組中最重要的一環,包含:總帳、現金管理、應付帳款管理、應收帳款管理、票據資金管理、固定資產管理

7. 供應鏈管理:包含和客戶、供應商、員工之間的各種自服務介面,採購,存貨,處理索賠,倉儲(收貨,上架,揀貨和包裝)

一般來說,財會、生產管理、供應鏈採購管理、人力資源都是企業常選購的模組,因為財務需要使用 ERP 在每個月底快速做結帳的動作,並製作財務報表,也要使用應付帳款功能向供應商準時付款。而工廠端則需要生產管理模組進行用料和製造的管理;人資需要每月運用 ERP 系統做薪資的結算。而這樣功能模組化的系統,方便讓企業依著自身的需要進行擴充加購。

而現在 ERP 的部署選擇上,從過去企業選用部署在自家 Server 的『地端』模式,因著軟體即服務 (SaaS) 的普及和成本差異,讓企業漸漸轉向『雲端』訂閱服務,這樣一來可省下原本靠企業內部 IT 人員自行維護、更新的成本,也可加快 ERP 系統的導入速度。

企業資源規劃第一步,做好『財務』數據管理

財務數據管理

由上述 ERP 系統各個模組的功能介紹可知,財務相關的模組應用是 ERP 系統的重中之重,而大部分企業因著報稅和財務報表的需求,會使用財會軟體來協助作業。然而,在更前端的流程,像是:員工費用申請、請款報帳作業流程,仍依循著傳統紙本作業的模式,特別是業務人員每到月底要為手中厚厚一疊發票報帳時,花上一整個下午來釐清當初花費的目的,並填寫報帳申請單已是常態。

這樣導致,即使企業已經導入大型的 ERP 系統,仍會因大量的財務數據被封存在紙本上,而導致現金流量和分析無法即時取得,也無法透過財務數據來洞察企業的運營效率,進而為財務政策進行優化。如此一來,本該更加靈活、有效率的中小企業會面臨:費用管理難實踐、預算控制難落實、管理行動總落後等狀況發生。

確實, 2021 年星展銀行也點出此一問題,調查中台灣在中小企業數位轉型準備程度上,只有 38% 的企業有制訂數位轉型策略,低於香港、中國的 47% 和 44%。台灣經濟以中小企業為主體,而這也意味著台灣整體社會在數位程度仍有努力的空間,更不用說在財務數位管理這個分類上的準備程度了。

然而,疫情使得商業環境變得更加多變且充滿不確定性,美國科技研究顧問公司 Gartner 在 2021 The Digital Future of Finance 顧問報告中, 就提到企業要達成持續性的營收成長,有效率的運用數據是不二法門,而數據取得的重責大任將落到財務長身上,Gartner 建議的 10 個財務數位轉型的行動方針在歸納後,首要的目標即是做到 ——

1.  選擇數位工具:透過雲端化工具,讓企業減少人力耗費、專注價值創造,並保有數據資料
2.  落實管理目標:透過即時、可視化的數據,讓管理者進行快速決策

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用雲端費用報銷系統,讓財務流程自動化

在過去,台灣企業因著崇尚務實企業文化,而忽略了數位能力的培養,造成面對不確定時,傾向沿用熟悉的模式、採取風險較低的方法,因此到了急需轉型時,較難進行數位化需求盤點、系統開發、人才養成訓練。但現在,隨著上面提到的雲端訂閱制 SaaS 工具越加成熟,讓企業無需負擔開發、維護系統的成本與時間,並可快速導入容易上手的系統,因此也無需額外花費大量時間培訓員工。這樣的特性,已使 SaaS 雲端系統成為企業數位轉型的最好解決方案。

談完 SaaS 系統對企業的合適性,可以進一步來看,雲端費用管理 SaaS 系統如何讓財務流程自動化並蒐集數據。首先,企業將費用政策設置進系統後,系統即可開始執行合規的員工費用申請、請款流程,讓系統代替人力來做政策管理,而中間若有不合規的異常,企業可以透過系統上的示警功能得知。

之後,透過使用企業虛擬信用卡,企業可以設置虛擬信用卡的付款條件、使用期間、刷卡次數、花費金額等對應的採購需求,讓員工免去代墊款項的負擔,也因為透過付款條件的設定,讓不合規的費用可以自動被排除。

最後,一旦刷卡消費之後,從員工的角度來看,系統會自動同步紀錄消費和儲存電子發票憑證,省下一再重複填寫相關單據的時間。而從管理者的角度而言,刷卡後即可在系統內的 Dashboard 查看費用支出報告,讓企業擁有絕佳的現金流掌握度,也讓財務數據分析變得更加方便。

費用申請、報銷系統4大優勢

在認識雲端費用管理系統結合「企業虛擬信用卡」的特性後,可以總結有以下 4 大優勢,為企業帶來管理效率:

1. 讓不合規的花費,從此不再發生
透過系統和虛擬信用卡的雙層政策設定,讓預期外的花費不再發生

2. 更好的工作流程,帶來更好的工作效率
用支援網頁、App 的一站式系統來管理流程,讓員工從請款到財務對帳,可以透過自動生成報支單、OCR 技術自動勾稽憑證,帶來更有效率的工作流程、更自動的管理

3. 達成管理目標、落實預算控制
即時追蹤各項支出,讓企業依據管理目標,落實預算控管

4. 更便宜、更安心、更省力、更好管理
在系統可以設定費用政策,還可採購具價格競爭力的差旅商品,並運用虛擬信用卡管理花費、自動生成報支單。(延伸閱讀:以虛擬信用卡擴大支付場景,強化企業金流管理)員工無論是日常支出或是出差時的餐費、交際費用都能免代墊,讓出差不再是代墊、報帳惡夢。

利用財務數據力,為企業營收再成長做準備

COMMEET 雲端費用管理系統彙整了每筆費用資料、自動生成視覺化報表,讓管理者一目瞭然預算 vs 實際花費,清楚掌握公司財務狀況。

透過 ERP 企業資源規劃系統,企業可以有效率的管理從生產到銷售各領域的資料,透過數據資料的共享,讓管理層可以更有效地做出決策。然而,若企業還未茁壯到需導入大型的 ERP 系統,可以從財務管理的前端流程——預算、費用支出開始蒐集含金量高的財務數據。


閱讀完文章後,我們能夠了解到良好的企業資源規劃(ERP)將為公司的成長帶來更多的可能性,若再搭配 COMMEET 雲端費用管理系統,可以使企業更加靈活地進行部門及專案的預算管理,並取代過往耗時的紙本報銷流程!想再多了解 COMMEET 嗎?我們開放了雲端費用管理系統的免費試用活動,希望回饋給一直支持的讀者們!另外,申請企業虛擬信用卡還可享有多重好康喔!立即申請試用

文/Phoebe Wang|COMMEET編輯群


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【支出管理指南】企業全面掌握開支,有效管理企業金流的秘訣 · 2022.02.16 at 17:42

[…] ERP系統有哪些?企業資源規劃第一步:從管理費用報銷與現金流開始 […]

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