在每年年末到年初各家公司最重要的大事就是編制下個年度的預算,預算編制除了跟財務部門相關之外,也需要各部門間溝通互相配合共同制定,除了牽涉到企業未來發展的策略制定之外,也需要透過歷史資料分析,避免過去的錯誤一再發生。企業可以透過財務數位工具輔助,讓公司費用管理跟上時代腳步全面數位轉型,有助於日常財務工作更加順暢之餘,每年年底預算編制不再兵荒馬亂,落實真正的管理目標,幫助企業永續經營。

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創業家必知的預算編列方法

預算編制的難處

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預算編製的挑戰及議題(Photo Source:Deloitte 新創事業服務團隊負責人張鼎聲)

編制預算很重要的一點是時效性,有些新創公司因為不熟悉財務預算,會花上 4、5 個月來編制預算,時間拉越長很可能導致一開始的假設基礎有所改變,這樣就失去了事先進行編制的意義,根據 Deloitte 新創事業服務團隊負責人張鼎聲建議,預算編制期最好是在 2 到 3 個月內要完成。

在編制預算前也應該思考,明年度公司的發展重心為何,讓預算緊扣著公司策略發展來制定,因此老闆和投資人在年度預算編制當中也扮演著重要的角色,各部們之間也要保持流暢的溝通,同步彼此的發展目標。最後一點是,編制預算時要記得適當的保留一些彈性,讓實際花費產生時能有變動的空間。

如何擬定策略目標

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企業策略、目標及相關計畫擬定過程(Photo Source:Deloitte 新創事業服務團隊負責人張鼎聲)

預算編制不單只跟公司財務有關,更是與企業對於長期策略和目標的制定,以及各部門組織未來的行動計畫有關。因此策略目標的釐清是年度計畫與預算展開的基礎,在編制年度預算之前,可以先了解預算管理上的三步驟概念,分別是:計畫、預算和預測。

計畫指的是企業接下來的發展方向,就像上述提到的會與創辦人和投資人雙方對於公司的未來規劃有關;而預算指的是領導者將如何帶領公司達到所設定的目標;預測是團隊和領導者是否會按照當初設定的過程來實際執行。

新創最佳實務編制流程

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最佳實務流程-Top Down and Bottom Up(Photo Source:Deloitte 新創事業服務團隊負責人張鼎聲)

編列預算會牽涉到部門及人員層面較廣,因此會十分費時,為避免預算編制流程過長問題,在編制預算實務上張鼎聲會計師建議新創公司可以運用 V 模型(​​Top Down and Bottom Up),採用 Top Down(由上而下)及 Bottom Up(由下而上)流程。

在擬定好流程之後,就可以正式進入到預算編制,根據多年輔導新創經驗,張鼎聲會計師建議新創公司可以採用「動因基礎」,作為整合績效管理作業的流程。所謂的動因基礎是將營運連動的動因與財務數字連結,能提升編制效率及分析彈性 。

採用動因基礎的優點是,動因本身可以是績效管理,這樣使預算和策略之間更有關連性,另一個好處是,當預算修正時也無需重整所有預算,可透過模擬動因的改變,判斷對預算的影響程度。舉例來說,用員工數作為動因基礎,來預估薪資和膳食等費用;或用公司坪數來估算水電費和租金,用實際值進行差異分析比較能發覺可改善的機會點。

編制預算注意事項

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編制預算注意事項(Photo Source:Deloitte 新創事業服務團隊負責人張鼎聲)

最後張鼎聲會計師特別列出以下幾點預算編列需要注意的事項,幫助新創檢視下個年度的預算是否有編制合宜:

1.清楚定義公司的策略
2.一定要比較實際跟預算數,並且分析差異
3.人事費用是否合理,是否可以支持公司策略
4.若產生費用,是否也會有相對收入產生
5.正常版/悲觀版/樂觀版的預算類別
6.資本支出要確認
7.相同事項不要重複編/策略目標一定要 確認

→下載預算編制攻略

預算編列和數位轉型關聯性

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企業數位轉型發展(Photo Source:COMMEET)

根據 IDC 公布2021 年全球數位轉型 10 大預測,在 2023 年底前,全球 75% 的組織將擁有全面的數位轉型實施藍圖,全球前 2000 大企業中,有 60% 的企業領導者將把他們的管理方向從流程管理轉為結果導向的管理,全球 60% 的企業將投入更多資源在員工的數位體驗,基於此進一步改變雇主和員工的互動關係。綜上所述,可以看出數位轉型未來將是企業最重要的發展方向。

星展銀行企業數位化準備程度調查報告指出,台灣僅有 38% 中小企業制定數位轉型策略,低於亞太地區平均值。在調查中說明中小企業遲遲不進行數位轉型的前三大原因為,新技術採用成本高昂(63%)、數位化人才的招募(37%)和網路安全問題(23%)。

綜合上述在數位轉型會碰到的問題,使用 SaaS 工具會是最佳解方,與傳統地端軟體相比,SaaS 服務通常採訂閱或租賃的模式,定價相對平易近人;近年來隨著 SaaS 工具的普及,可以看到各供應商都已部署更高的安全體系;最後是 SaaS 工具易用上手的特性,為企業必免掉導入新技術或是缺乏人才的數位陣痛期。(延伸閱讀:【數位轉型工具箱#1】SaaS是什麼?軟體即服務將成主流!?

為什麼財務需要數位轉型

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為什麼費用管理需要數位轉型(Photo Source:COMMEET)

由於人力配置問題,中小企業財務部門通常需要身兼會計的職務,因此工作上會多出許多日常的維護工作,像是報表產出、現金/報銷作業等,容易耗費大量的工作時間,使財務人員無法將心力放在更有價值的工作產出上。

根據張鼎聲會計師的分享,編制預算有一大重點是歷史資料的回顧,分析過往的資料可以幫助下個年度的預算編制更加精準,若企業有導入財務數位工具的話,每當有花費產生系統就會自動生成記錄,整合各項費用資訊,透過報表的產出,費用組成一目瞭然。

最後,預算編制的意義就是事先做好下個年度的規劃,所以應該是緊扣著公司發展策略和政策,事先預防不該產生的花費,透過數位工具做政策設定,當異常費用產生時能系統能自動偵測示警,利用科技輕鬆達成真正的費用管理
。

→下載財務流程數位轉型攻略

財務數位轉型解方-雲端費用管理系統

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雲端費用管理系統(Photo Source:COMMEET)

過去多數企業不會將財務部門列為數位轉型的首選,因為無法立即回收實際的成效,但根據 Gartner 2021 Gartner CEO Survey: The CFO Perspective,有 82% 的 CFO 指出,數位化是 2022 公司運營的優先項目;70% 的 CFO 表示,會在數位能力與資訊技術的增加投資,可以看出各企業已逐漸意識到財務數位轉型的重要性。

COMMEET 提供企業費用管理最佳數位轉型方案,幫助企業優化過去繁瑣的財務流程,透過事前的政策設定,系統可以自動排解掉人為的錯誤,釋放不必要的人力浪費;電子發票整合,節省紙張環保的同時,員工報帳從此不再手忙腳亂;同步交易資訊,落實預算控制也能完成管理目標。(延伸閱讀:費用管理指南 1|突破後疫情時代的經營僵局,重新定義管理流程


一轉眼就來到 2022 年,企業在完成預算編制時,也可以思考該怎麼讓公司財務流程更加順暢、有效率,將人力投注在更能創造商業價值的業務上,幫助所有人都能發揮自己最大的潛力,讓企業獲取更多的成就機會!
文/Iris Hsu|COMMEET編輯群


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數位轉型案例第二彈!|Dell 戴爾科技、Atlassian 艾特萊森軟體顛覆產業腳步,實現轉型變革! · 2022.01.07 at 17:16

[…] 數位轉型已成為時代的趨勢,大家除了培養數位思維之外,也必須學習靈活擁抱轉型價值,並擬定精準的行銷策略。希望今天透過分享技術面的數位轉型案例,能讓大家了解科技產業為轉型所做的努力,一起共同迎戰數位時代!(財務面轉型看這邊:新創如何編制最佳年度預算?善用財務數位工具幫企業事半功倍) […]

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