出差在外,令人最頭痛的不僅是幫助公司處理業務或參加員工訓練之外,出差的費用報支也有許多要點需要注意。事先了解公司報支流程並且在行程中妥善將紙本收據整理收集好,以便後續向公司申報相關費用才能順利成功。今天就來帶大家複習國內外差旅費報支要點有哪些?如果差旅途中拿到很多紙本收據要如何收納?以及提供一個更高效率的方法,讓差旅報支不再是問題!

文章目錄

一、國內差旅費報支要點

出差旅費

出差因為辦理公務而產生出的交通、住宿、膳食雜支等費用都算是差旅費用的一部分。然而國內與國外的差旅報支費用需注意的地方不盡相同,因此出差前,務必要先仔細研究公司相關規定,才不會到時候發生無法報支的慘況發生。

交通費用經核實得報支:

  • 交通費包括出差行程中必須搭乘之飛機、高鐵、船舶、汽車、火車、捷運等費用,均覈實報支。
  • 搭乘飛機、高鐵、座(艙)位有分等之船舶者,應檢附 票根或購票證明文件,但當日往返或使用經費結報系統報支者則無須檢附。 
  • 乘坐計程車車資,准以出差人之證明為憑。包租計程車應取具車行證明及經手人或出差人證明。
  • 租賃之包車費應取得車公司(行)之統一發票或收據為憑。

住宿費用經核實得報支:

  • 住宿費得就所宿旅館之統一發票或收據,覈實報支。
  • 在同一地點出差超過一個月之住宿費,超過一個月未滿二個月部分,按規定數額八折報支;二個月以上部分,按規定數額七折報支。

膳食費用:

營利事業員工國內出差膳宿雜費認定標準,除了宿費部分應取得旅館業書有抬頭之統一發票,普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,予以核實認定即可報支。但是國內出差膳雜費仍然有設立最高限制,以下為設定範圍。

  • 營利事業之董事長、總經理、經理、廠長每人每日新臺幣 700 元。
  • 其他職員,每人每日新臺幣 600 元。

二、國外差旅費報支要點

出差旅費

交通費:

  • 搭乘飛機需以機票票根或電子機票為證明。國際線航空機票購票證明單(旅行業代收轉付收據)或其他足資證明。登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明。如果不姓遺失機票憑證的話,應出示下列足資證明出國事實之文件擇一,以證明。

1.航空公司之搭機證旅客聯

2.航空公司所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明。

3.足資證明出國事實之護照影本。

4.其他足資證明出國事實之文件。

  • 搭乘火車、計程車及大眾捷運之車資,准以出差人之證明為憑證。乘坐高鐵須出示車票票根或購票證明為原始憑證以茲證明。
  • 租賃之包車費應取得車公司(行)之統一發票或收據為憑。
  • 出差員工駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費,得以該員工之證明為憑證。

膳宿雜費憑證核實認定:

住宿則須取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,准予核實認定。

外出差膳宿雜費之日支金額,應比照公務人員國外出差旅費規則所定日支生活費標準(中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表),若營利事業自行訂有宿費檢據核實報銷辦法者,宿費部分准予核實認定外,其膳雜費按上述標準之五成列支。

若被派至中國大陸、香港地區則比照公務人員赴中國大陸地區出差旅費規則所定日支生活費標準(中央政府各機關派赴大陸地區、香港及澳門出差人員生活費日支數額表)。

出差期間跨越新、舊標準規定者,依出差日期分別按新、舊標準計算之

辦公費:

出差人員出國之手續費、保險費(包括市區火車票費、市區公共汽車票費、市區捷運車 票費、個人信用卡手續費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用)、行政費、禮品交際費及雜費(禮品費、交際費、計程車費、租車費等費用)。

三、紙本收據如何收納?

出差旅費

出差時不管是計程車費用或是膳食雜支收據等,可能收據是以紙本的方式開立。為了避免收據遺失或是破損等情況發生,因此學習如何收納這些收據也是非常必要的一件事情,現在就提供兩個紙本收據的撇步,出差不再害怕遺失收據、造成損失的問題了!

風琴夾:

風琴夾可說是辦公室的必備用品,體積小巧又有許多分層,實在是是非常實用。平時出差在外,如果有紙本收據的話,可以在風琴夾的分隔頁中貼上日期標籤,並且再將相對應的收據放置好。如此一來,不但之後能夠快速查找相關收據,遺失的風險也會下降許多。

筆記本:

如果來不及買資料夾或是風琴夾的也沒關係,平時必帶的筆記本也可以派上用場! 依將每一頁標上日期,將當天的收據夾在同一頁就可以了; 如果害怕發生收據散落出來的情況的話,建議也可以使用迴紋針來輔助。如此一來,就不會傷到紙張造成破損,發生可能無法申報的情況發生。

四、獨家高效率方法報你知!

 

展開差旅之前,訂機票、住宿等,為了能夠減少開銷不但需要耗費許多時間比價並且收集各個收據憑證真的也是一件非常麻煩的事情。開始出差之後,不管是膳食或是過程中交通移動費用,也都需要索取收據,儘管有上述的方法可以整理收據明細,但是如果能有更方便,並且能夠一次性處理以上問題的話,實在是再好不過。因此現在就要來簡單介紹由TripSaaS 擁樂數據共同開發的 Commeet 出差旅費管理系統,讓你一站式解決以上問題。

1.機票、住宿一次搞定!

Commeet 平台除了串聯全台的旅行社、機票開票中心、全球房源等資源並加以整合,讓企業員工可以在同個平台訂購機票、住宿、交通接駁等服務,不需要再花費時間比價,省去員工與企業時間成本的問題。

2.收據成本與系統同步,不需再收集一堆紙本收據!

從一開始的預算申請到後期單據報支以及審查都能夠一站式整合,簡化出差旅行繁瑣的步驟,降低員工跨系統操作的時間與出錯的機率。有了大數據的整合,員工便能隨時查詢行程情況,企業也能同步在後台比對預算,調整相關政策。

3.專屬客服團隊服務

指派企業專屬客服聯繫窗口,不再發生語言不同而雞同鴨講的窘境,提供即時協助,解決員工各種出差旅途中的困難。


除了了解上述的國內外報支要點,出差前也務必要了解公司的報帳資訊,並且妥善規劃費用支出。在差旅途中,除了處理公事之外,懂得收納並且善用空間整理支出報表,也是一份十分重要的事情。希望大家能將以上提供的高效率辦法收藏起來,以後出差在外,整理收據不再是一件苦差事!

文/Daphne Hu|COMMEET編輯群

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