搭乘計程車外出洽公,收據要注意什麼才准以報帳?

員工搭乘計程車外出洽公時,常因不知如何索取收據、需要哪些資訊,導致無法報帳,只能自行吸收交通費。然而,索取乘車收據除了能讓員工向公司報帳之外,企業也能以此針對所得稅進行差旅費報支。隨著計程車叫車平台的選擇越來越多元,各大車行的計程車收據要如何索取?除了收據之外,還需要哪些資訊才能報銷?
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計程車收據報帳,四大車行索取方式一次看!

(Photo Source:Shutterstock)
根據《營利事業所得稅查核準則》第 74 條旅費規定,出差人在進行計程車費用報銷時,不僅需要提供乘車相關證明,出差報告單也須詳實記載洽公事由、時間、地點等資訊。此外,若是包租計程車,除了出差人的證明之外,也需具備車行證明,得以核實認定。
搭乘計程車出公差時,這些相關證明除了能讓員工向公司報帳之外,公司也能針對所得稅進行差旅費報支。由於現在叫車的方式很多元,索取收據的方式皆不同,為此,小編為大家整理出四大車行索取收據的方式:(延伸閱讀:新一代的差旅管理公司應符合企業哪些需求與趨勢?)
55688 台灣大車隊收據索取方式
使用台灣大車隊 App 叫車並使用現金支付的乘客,可直接向司機索取空白收據,App 內的乘車紀錄中均有司機姓名、車牌及乘車時間等資訊;綁定信用卡服務的乘客,收據與搭乘紀錄將一併寄到指定信箱;而路邊招車的乘客,則可直接向司機索取紙本收據,如果忘記索取或遇到收據不夠時,能向客服反映,協助補發。(55688 台灣大車隊官網)
Uber 收據索取方式
行程結束後,系統會自動寄送乘車明細至 Uber 帳戶的電子信箱。若沒收到,可查看帳戶連結電子信箱的垃圾郵件匣,也可點選 App 中「您的行程」,檢視過往行程的相關資訊,如需檢視完整的車資明細,則可點選「帳單和乘車明細」。
搭乘 Uber Taxi 優步小黃的乘客需要索取收據,可於下車前向司機索取紙本實體收據,行程後將無法補發收據。(Uber 官網)
LINE TAXI 收據索取方式
無論是搭乘 LINE TAXI 的小黃計程車或是多元計程車,只要有在平台上綁定電子信箱,並使用線上付款方式支付車資,系統將會於行程結束後,自動寄發電子收據;使用現金支付的乘客,則可直接向司機索取。
路邊招車並使用現金支付的乘客,搭乘小黃計程車,下車後可直接跟司機索取實體收據。由於多元計程車為固定車資,車上無需使用跳表裝置,部分司機車上備有紙本收據,如果沒有,將以電子收據的方式提供,假設當初沒有綁定信箱,則可聯絡客服中心進行補發。(LINE TAXI 官網)
yoxi 收據索取方式
無論是 App 叫車或是路邊招車的乘客,若需要實體收據,都可於行程結束時向司機索取。假如是需要行程紀錄,可於 App 的選單中點選「匯出行程」,勾選相關行程後匯出,輸入電子信箱並點選「寄出行程」,即可獲得上下車地點、時間、金額等資訊。(yoxi 官網)
收據索取方式懶人包,原來這點要特別注意!
儘管每間企業報銷交通費的流程皆不盡相同,但企業計程車費用報銷的大致流程為:索取收據、詳實紀錄洽公資訊以及保存好收據,以便財務對帳。當中特別要注意的是,因為有些車行於行程結束後,不得補發收據,再加上現在叫車、支付方式多元,因此建議乘車前應了解各家車行索取收據的方式,以免缺少重要的證明文件,只能自行吸收交通費。(延伸閱讀:公司費用報銷(Reimbursement)常見問題彙整:報公帳有哪些規範以及注意事項?5 大費用報銷稽核重點)
這邊為大家用表格整理出各大車行索取收據的方式:

(Photo Source:COMMEET)
COMMEET 的企業簽單服務,整合了台灣大車隊、LINE TAXI、yoxi 等多家計程車隊的企業簽單,當員工使用企業簽單付款後,系統即會自動產生「企業用車報銷單」,不再像過往需要列印出來和黏貼單據,系統會自動匯入使用者乘車紀錄,有效簡化員工報銷流程,免去財務核實單據的麻煩,提升作業效率。想一對一了解企業簽單服務,歡迎填寫表單,將有專人為您說明。
員工搭乘計程車外出洽公,對於普遍企業而言,乃是習以為常的事情,特別是業務部門,若能透過數位工具協助整合費用與數據、縮短報銷流程,這將大幅降低人力管理成本,把時間用在更有意義的業務上。
文/Vicky Yu|COMMEET編輯群
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