代墊 、報帳、找收據是所有員工都無法避免的日常,如果有一套應用系統可以解決這些麻煩,企業高層有決心導入,讓人才把時間花在有意義的事情上嗎?

原文出自 數位時代【 代墊 、報帳不再惱人!COMMEET如何用「 虛擬信用卡 」技術解決員工麻煩?】,未經同意者請勿任意轉載!

數位轉型喊得再響亮,每到月底開始找紙本發票、收據報帳的流程,似乎從未「數位化」過。更別說如果少找到幾張收據,代墊 的款項就再也找不回來,是許多員工最討厭卻難以閃避的日常。

如果這整個流程,有機會被翻轉呢?

新創公司COMMEET不只是企業費用管理系統,更要用「 虛擬信用卡 」技術讓員工不用再墊款、報帳,目前客戶已有中強光電、數據公司Vpon等。COMMEET試圖解決報帳痛點的起源,必須從創辦人洪明楓另外一家公司「旅遊咖」開始說起。

一度營收衰退9成,找尋新痛點再次創業

數位時代報導 COMMEET如何用「虛擬信用卡」技術解決員工麻煩?

旅遊咖是專注在「海外團體旅遊」的電商平台,整合雄獅、東南、鳳凰、五福等各家旅行社超過萬筆的旅遊行程,讓消費者能依特定的需求,如乘車、轉機時間、喜好景點、餐點類別,甚至是免稅商店,在網站上一站式地找尋適合的旅行團,年交易額逼近新台幣10億元。

後來衍伸出企業差旅服務,過往企業差旅往往是由員工自行訂交通、住宿,或交由旅行社代辦。企業不容易掌控成本與管理,旅遊咖串接了機票、旅館與交通,一站式搞定比價、訂購、付款、報銷等流程,2020年第1季國內有超過30家電子業是其客戶。

不過,新冠狀病毒(COVID-19,俗稱武漢肺炎)撞碎旅遊產業,旅遊咖自然也不能倖免,營收一度掉了9成之多。雖然企業仍有出差需求,仍難以填補疫情造成的營收缺口,洪明楓開始找尋新的成長動能。憑藉著服務企業差旅的經驗,他發現國外出差與國內出差遇到的問題天差地遠。

「我們發現一個核心問題是,國外出差人生地不熟,有很多趕不上飛機、Check-in失敗的狀況;這些問題在國內都不會有,國內出差最難搞的事情是報帳。」洪明楓說。

此時碰上了國際信用卡組織在布局「虛擬信用卡」業務,成為洪明楓成立COMMEET、解決報帳問題的關鍵。

什麼是虛擬信用卡?

虛擬信用卡 如其名,指的是發卡銀行提供卡號與末3碼等信用卡資訊,綁定行動支付,不再提供實體的卡片,其他使用方法與實體信用卡無異。

根據研調機構Research and Markets於2021年9月推出的報告,虛擬信用卡在2019年超越一般企業實體卡片支出。但不論企業用或一般消費者用的 虛擬信用卡,在台灣討論都不多。直到晶片荒竟也燒到了信用卡,雖然還不到發不出卡的地步,如國泰世華銀行就向《數位時代》表示,大部分卡片皆備足能因應至今年底。雖然如此,卻也讓 虛擬信用卡 一詞獲得更多的關注。

虛擬信用卡在台灣不夠普及的主要原因,是因為線下的使用情景必須綁定手機,商家必須開放行動支付。台新銀行表示:「隨著疫情催化行動支付愈來愈普及,虛擬卡的線下使用情境已經愈來愈貼近實體卡片。」

數位時代報導 COMMEET如何用「虛擬信用卡」技術解決員工麻煩?

除了免發實體卡帶來的節能減碳,虛擬信用卡還可以做到「隨需求發卡」,也是COMMEET與信用卡組織、發卡銀行合作的重點。

舉例來說,計程車車資是許多企業的報帳項目,對員工來說,要搜集收據、墊款與統整;對企業來說,無法事前追蹤員工搭乘計程車的狀況,洪明楓舉一個相當易懂的案例:「公司如果支援員工加班後可以搭計程車,我們的作法就是發給員工一張虛擬信用卡,並在一開始就限制單趟上線、每月總額,並綁到計程車車行。」

所以,也可以用於出差,事前限制總額與消費情境(交通、餐費),並設立時段,時間一到這張卡就消失了。同樣的也可用於支出款項龐大的數位行銷產業,企業可以設定每月付款上限,並將項目限定於Facebook、Google等廣告支出;或是許多企業提供員工學習預算,也可以把項目限定於線上學型平台Hahow,並設立支出上限。

另外一個好處,是企業高層可以從COMMEET後台清楚看到每一項支出,每月也能透過報表分析緊抓預算支出,避免了企業實體卡最大的隱憂:員工亂刷或是被盜用,「簡單來說,虛擬信用卡最大的好處,就是可以做到『不該花的錢不要花』。」洪明楓說。

打進企業的策略:用情境說服高層、優化人才環境

企業用的虛擬信用卡聽起來很美好,但洪明楓也透露,在推廣時最大的挑戰是企業高層的心態。

「企業高層知道報帳很麻煩,但他們不用親自處理,自然就不把它當做一回事。」洪明楓說,「不過,未來所有企業的下一步,都是人才戰爭。」特別是科技產業,根據1111人力銀行的數據指出,光科技業前10大缺工職務缺口就高達2.6萬筆,「應該讓人才把時間花在有意義的事情上,而不是處理沒效率的報帳流程。」

不過,洪明楓也知道短時間內難以扭轉企業高層的心態,「我們跟很多會計師事務所談過,他們都說了同樣一件事:企業費用管理是一件吃力不討好的事情。」所以COMMEET在推動時,花了很多時間設計情境,讓主事者一看就懂,像是上述的計程車、廣告費用的情境等。透過實際的情境溝通,讓企業有明確的使用目標,才有機會脫離「我現在這樣也很好」的迷思,

COMMEET的商業模式則為收取系統的訂閱費用,虛擬信用卡的服務將於今年2月正式上線。洪明楓先瞄準採用旅遊咖差旅服務的企業推廣,因許多都是大型電子業,如內部已有採購與報帳系統,COMMEET也提供API串接,直接將報帳功能整合進企業ERP(企業資源規劃系統,Enterprise Resource Planning)。

在旅遊業被重創後,旅遊咖也無可避免地經歷小幅度地裁員,COMMEET是洪明楓的再次創業,「最重要的就是錢跟人才2件事情。」去年他們也獲得台杉投資的A+輪募資支持,「現在我們要把人慢慢找回來。」


文/採訪編輯:陳君毅  責任編輯:錢玉紘|數位時代


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