在居家辦公期間,該怎麼讓專案計畫按照排定的進度執行呢?這時就需要有好用的專案管理工具,幫助統整管理所有工作的任務與資料,也方便團隊成員可以時刻跟進、參與其中,管理者也可以隨時掌控團隊的合作情況。近兩年數位轉型已經成為各大企業成長趨勢,站在專案管理的角度除了方便團隊成員同步跟進專案進度,更重要的是能大幅提高工作效率、減少工作時長,馬上來看看有哪些工具可以幫助你在居家辦公時間也能做好各項專案管理。

文章目錄

Trello

專案管理工具

(Photo Source:Trello)

Trello 上的看板就像一面超大便利貼牆,可以在上面貼上所有的 to do list、資料,再將所有事項根據團隊進度分組排列好,這樣就可以清楚地看出整個專案的結構,輕鬆的將各種瑣碎變得井然有序。Trello 背景也能隨意更換,可以根據不同專案的內容在不同看板創造不同的風格。另外 Trello 可以在所有平台使用,方便邀請團隊一起協同合作。以下幫大家整理出精華版的 Trello 介紹:

・直覺性操作

在 Trello 的看板( Board )上你可以建立無數個「 List 」卡片,有多少個專案要執行、需要列多少執行期單,都可以在看板中自由建立、排列,所有內容都在你的便利貼牆上一覽無遺。Trello 排列清單的邏輯不用按照時間軸來安排,你隨時都可以自由移動任何清單中的事項,每個人可以按照自己的習慣去做調整,像是按照執行進度、不同專案企劃、或是按照負責的團隊成員去建立清單。比起一般待辦事項的分類,Trello 更容易一覽所有的專案項目,讓人更容易控管專案的執行。不知道該如何下手嗎?可以到官網裡看 Trello 範例,幫助你激發靈感!

・豐富的卡片內容

單獨點開某一張你在 Trello 上建立的卡片,就可以在卡片中新增更多細節的內容,或是增加更多的資料附件、重要的行動在 Trello 卡片上。
打開 Trello 卡片後,可以看到右方的【Add】清單有幾個經常會用到的功能:
-Members: 指定這張卡片任務的負責人
-Labels: 幫卡片加上顏色標籤
-Checklist: 在卡片內加上待辦清單
-Due Date: 設定卡片的提醒時間
-Attachment:在卡片中插入附件

・適合團隊共用

個人在使用 Trello 時,通常都是當作整理自己的靈感、待辦事項的版面,但其實 Trello 更適合共享給整個團隊成員一起使用,可以多人一起統整、控管專案進度。
只要在 Trello 右方選單裡選擇【Add Members 】,就能加入成員一起來管理你的看板,或是直接指定各項工作的執行者,卡片上會出現被指定的團隊成員的大頭像,讓團隊更清楚知道哪些任務由哪些成員所負責的。當其他人一進入你的看板,只需要透過你的便利貼牆,就能清楚了解你正在做什麼,或是接下的工作任務是什麼。這樣可以大幅的減少團隊之間花在溝通、找資料、確認彼此工作內容的時間。

Trello 官網

跟 Trello 性質差不多的工具還有「Asana」、「Basecamp」、「Google Kanbanchi」也提供給大家參考。

延伸閱讀:【遠端工作、數位轉型小幫手】5 大協作工具介紹

Jira

專案管理工具

(Photo Source:Jira)

Jira 可以協助團隊專案進度追蹤、問題回報、訊息溝通,加速團隊成員之間的溝通與專案進行的速度(延伸閱讀:如何建立訊息溝通分級策略?),無論開發產品的工程端,行銷、人力資源、營運管理、客服支援皆可使用。Jira 中的工作流程可以視每個類型的任務,來客製工作流程以優化這些任務狀態的轉換。另外 Jira 有一個很貼心的功能,在每次登入時都會提醒你被分配到的待辦事項,不用擔心會因公事太多有所疏忽。下面也幫大家整理出 3 大項最常被運用的 Jira 功能:

・議題追蹤

Jira 可以為專案中不同的工作類型設定專屬的議題,不同類型的議題可以設定不同工作流程、資料欄位和負責的團隊成員,依自定義的工作類型快速的建立出相應的雲端協作流程與資訊輸入欄位。
以議題為單位進行追蹤的話,可以依團隊成員在專案中的角色,根據不同議題進行不同操作以及成員會擁有不一樣的資料檢視權限。而議題的數據,像是狀態、 負責人、截止日等,都是即時的進度,因此團隊可在相同的數據基礎上進行討論,各種因專案所需要的資訊或是欄位都可以快速的建立。

・多元專案管理模式

Jira 支持敏捷專案開發中主流的 Scrum 與 Kanban 方法論,可以建立待開發的 Backlog。Jira 提供十多種視覺化報表,板使各專案配置與狀況一目瞭然,讓回報與分析更迅速且直接,團隊能專注地完成任務。

・管理工具

Jira 本身還有另外一個強大的文件編輯功能「confluence」,可以作為團隊協作與知識管理工具,像是一些SPEC文件或是測試計劃、流程等等的,都可以在這上面作編輯,並且透過連結的方式和 Jira 作連接。

Jira 已經被許多企業採買作為專案管理的工具,在數位轉型的趨勢之下,該如何運用科技幫助員工在工作上達成事半功倍,趁著疫情衝擊大家不妨多方嘗試,找尋更有效率的新工作模式。

Jira 官網

draw.io

專案管理工具

(Photo Source:draw.io)

draw.io 是一個免費且使用時不需註冊、登入的圖表平台,提供各式平台服務,像是 Chrome、IE、Safari 及 FireFox 等等瀏覽器,單機版也能在 Windows、Linux、MacOS 上協作的線上工具。輸出格式也相當齊全,不論是 PNG、JPEG、SVG、PDF、XML、HTML、URL等,draw.io 通通都可以輸出,還可以任選儲存位置,包括 Google 雲端硬碟、OneDrive、Dropbox、Github、GitLab 等,當然也可以設定將檔案直接儲存至電腦硬碟。除了圖庫量相當豐富,同時還提供許多模板,不管是畫商用圖表、工程製圖、流程圖或是 UML 等等都非常適合。
draw.io 除了功能齊全之外,最重要的是非常好上手,只要短短兩個步驟,就能開始進行你想要繪製的圖表。draw.io 教學步驟:

・Step 1

專案管理工具

(Photo Source:draw.io)

由於 draw.io 沒有提供雲端服務,進入網站會跳出一個視窗詢問你要將檔案存在什麼地方,可以根據圖示選擇 Google Drive、 One Drive、Dropbox 、Github、GitLab、硬碟等地方。

・Step 2

專案管理工具

(Photo Source:draw.io)

選擇新增流程圖會出現眾多選項,可以任意選擇你想要建立的圖表的視窗,也可以在右上方的下拉選單裡選擇預設的商務流程圖、工業流程圖、心智圖、網路架構圖、軟體開發流程圖,或是網頁草圖。

相信許多人都知道,透過甘特圖做專案的管理、走期或職責劃分,能幫助我們更加容易的掌控專案,也是職場上不可或缺的工具之一,如果你還找不到好用製表工具,推薦可以從 draw.io 下手!

draw.io 官網

跟 draw.io 性質差不多的工具還有「Creately」也提供給大家參考。

Xmind

專案管理工具

(Photo Source:Xmind)

使用心智圖可以幫助我們將腦海中很發散的想法理出頭緒,如果不知道怎麼收斂創意,就可以透過心智圖幫助你歸納、釐清腦中的想法。許多在執行專案的人常常感到困擾的就是一時無法摸清專案複雜的流程或關係,如果不小心忽略了哪一部分,就會導致專案進度落後、造成一定的風險。推薦大家可以使用一項好用的工具「Xmind 心智圖」,可以幫助你大幅降低在專案思考時遇到瓶頸的時間。Xmimd 心智圖有桌機版、網頁版、手機版大家可以根據自身需求選用。以下為大家介紹三大適合使用心智圖的時機:

・簡報工具

使用心智圖做專案的報吿,可以幫助團隊成員更快理解或是更容易思考有關專案的各種問題,整體專案架構也能一目瞭然,團隊成員可以更清楚現在專案進行到哪個步驟,也是表達個人整合能力的好方法。Xmind 內含有多種模版可以挑選,除了心智圖也有其他商業圖表可以使用,善用 Xmind 圖標當做報告時的重點提醒,用不同的圖片符號來代表專案進度上的不同狀態、特定的部門、或是專案管理中不同的負責人員。

・專案流程

透過心智圖心可以輔助專案將當中所有流程變成視覺呈現,有助於團隊快速建立出目標、了解每項流程的時間順序發展、清楚各階段的里程碑,這是一個很好讓整個團隊及時了解專案的進展情況的方法。另外心智圖也可以用來呈現,各團隊成員在專案中所要負責的項目是什麼、團隊成員有問體也可以隨侍在心智圖中加註筆記。或是用心智圖來呈現組織架構也是不錯的辦法。

・腦力激盪工具

使用心智圖可以幫助團隊在專案當中跳脫原先的思維框架,善用心智圖記下每次突如其來的創意,之後一定可以在執行專案時派上用場。Xmind 跟很多商用軟體可以互相配合使用,將專案任務工作資訊、團隊成員、進展狀態、以及其他資源和規劃數據,匯入心智圖中,可以很直觀的呈現進度和生產力。團隊成員也可以根據自己的工作任務去制定個人的心智圖,以此確保專案的順利進行。

Xmind 官網

跟 Xmind 性質差不多的工具還有「Miro」也提供給大家參考。


以上就是推薦給大家在居家辦公期間,也能順利做好專案管理的好用工具,除了上述推薦的 4 項工具,其實還有像是 Quip、Microsoft Project 等專案管理工具。每個工具都有不同的屬性、使用模式,建議大家可以跟團隊成員認真研究一番,再一起討論出自己的團隊適合使用哪款工具,相信透過工具的輔助能幫助大家順利完成每次專案。大家也可以透過這次居家辦公的經驗,多搜集些實用的工具,除了幫助團隊能夠順利的進行每次專案,也讓自己減少工時、用更高的效率工作,成功地踏上數位轉型的趨勢!

延伸閱讀:【遠端工作、數位轉型小幫手】5 大協作工具介紹

文/Iris Hsu|COMMEET 編輯群