由由於台灣疫情日漸嚴峻,使得遠距辦公的情況必須延長,因此許多企業也逐漸了解到數位轉型的重要性。想要提早進入數位轉型,除了選擇合適的視訊軟體(延伸閱讀:免費、好用視訊會議工具推薦)維持溝通效率之外,挑選正確的遠端協作軟體在公事處理方面也顯得格外重要。運用合適的協作軟體能夠方便同步專案進行,工作效率也能夠有所提升。除了利用 Google Workspace、Dropbox 等知名的協作軟體之外,以下就為各位介紹另外五款非常實用的協作軟體,讓居家辦公也能有效提升工作效率。

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Slack

Slack

(Photo source:Slack 官網)

結合視訊以及協作功能,對於企業來說 Slack 絕對是協作軟體的首選之一。提供可以跨組織對話的共享頻道功能,企業成員不再侷限只能與同公司的人對話,不同企業也能創立一個共同的頻道來去做溝通、資料檔案也能去做共享,更有效地減少資訊落差。但是以上功能必須要付費才能使用!

針對團隊或專案建立頻道

Slack

(Photo source:Slack 官網)

Slack能夠為特定專案或是團隊建立頻道,可以讓團隊共同檢視正在進行的工作,透過存取相同資訊內容,頻道裡的人都可以同步進行工作。如果有任何新加入的成員,只需要 @團隊成員 就能夠直接讓本人看到他需要完成的工作或是參與的討論事項,能夠更有效地掌握工作進度。

何時何地都可以共享文件

Slack

(Photo source:Slack 官網)

直接從自己的電腦、裝置或是雲端服務分享檔案、文件等等,不需要去切換標籤或是視窗。如果是在私人的頻道或是對話分享檔案時,只有其中的人員才能看到這些檔案或是能夠搜尋的到 ; 如果是在公共頻道的話,則是企業成員都可以查看到的喔!

協作處理檔案

Slack

(Photo source:Slack 官網)

有時某些大型檔案裡有包含不同跨部門或是軟體的地方,而 Slack 能夠讓不同的部門的人參與討論,將所需要的內嵌檔案和文件分享,讓專案更加完整。

Evernote

說到記事軟體大家第一個一定會想到 Evernote ,建立新的筆記就可以直接輸入文字、圖片等,只要有使用過 Words 軟體絕對可以輕鬆上手, Evernote 也出了企業版本,有完整的共享系統以及整合服務來支援企業使用。

管理、整合專案

Evernote

(Photo source:Evernote 官網)

不需要再去等待軟體版本更新、切換各種應用程式,Evernote 從會議記錄到檔案整合的一條龍服務。在同一個工作空間整理歸納新的專案,管理者能夠隨時掌握員工進度、設立提醒事項,在專案進行時也能隨時收集並且反饋意見,增加內容的豐富性。(延伸閱讀:免費、好用專案管理軟體推薦

使用 Space 串連部門共享計畫

Evernote

(Photo source:Evernote 官網)

企業版本有提供 Space 共享平台,讓兩個不同部門的團隊之間能夠互相溝通、追蹤動態、查看成效。例如:將行銷與業務部門做串連之後, Evernote 能夠針對特定業務季度、活動、垂直市場、或任何適合團隊們的分類 ; 也能使用其內建的 行銷計畫範本,讓業務代表能夠建立

整合不同工具、應用程式

Evernote

(Photo source:Evernote 官網)

Evernote 企業版本能將平時常使用各種工具整合,包括電子郵件和 Slack 對話都可以儲存歸類,達到最佳檔案管理,也可以直接將 Gmail 或是 Outlook 整理成為新的記是儲存。可以將 Google 雲端硬碟裡的檔案直接拉進 Evernote ,就可以在共用的 Space 禮讓成員都能取用這些檔案 ; 如果你習慣使用 Salesforce 或 Microsoft Teams 的團隊也可以直接針對需要的地方去做存取、編輯記事內容。

Notion

從筆記工具到專案管理,Notion 全部都一手包辦,它能夠做到 Evernote 的筆記效果,以及 Trello 的看板管理流程。將零散的文件與檔案都能夠有效整合,讓專案能夠更有邏輯、組織性的呈現,這就是 Notion 企業版本能夠做到的事情。

代辦清單

Notion

(Photo source:Notion 官網)

打造如同 Trello 一般地管理介面,透過內容、文件等,為不同的專案製作不同的管理介面。如果遇上多人協同合作時,可以插入「討論」或是其他需要的內容區塊,對任務進行不同人員的指派與溝通。

團隊 Wiki 資料庫

Notion

(Photo source:Notion 官網)

先為團隊創建一個主要條目,點擊進去可以再細分成獨立的頁面,為不同的專案建立不同的文件內容並且進行人員設定,為每個不同的團隊創造獨立的專案空間。而這個方式有點類似於維基百科的互連系統,讓大家能夠更好、快速找到所需的資料。

Whimsical

強調容易上手,只要打字就可以使用的 Whimsical,能夠快速的製作流程圖、便利貼等功能讓你隨時都能記下想法。雖然功能與 Adobe XD、Sketch 等相關軟體來說是比較少的,但也因為如此使用門檻也下降許多、更加容易上手。也有企業(組織)版本,能夠享有更全面的服務。

共同文件協作功能

Whimsica

(Photo source:Whimsical 官網)

大部分的人可能會覺得使用 Google Docs 就可以了,但是 Whimsical 卻比 Google Docs 更加容易上手,Docs 的工具列有 27 項 ; 而 Whimsical 只有 6 項而已!因此對於剛進入數位轉型的企業來說能更加容易入手與操作。

直覺性操作流程圖

Whimsical

(Photo source:Whimsical 官網)

Whimsical 的操作介面與方式與其他相似軟體相比專業性並沒有那麼高,強調直覺性的操作。在移動方框或是調整線條時,系統會自動幫你連接、對齊好,不需要再去手動一個一個慢慢調整,為此能夠省下不少時間。

便利貼工具

Whimsical

(Photo source:Whimsical 官網)

能夠做出與 Trello 相似的專業看板,可以將便利貼規劃成多種不同類別,並在去做規劃。適合於會議或是製作提醒事項的時候去使用。

Gather Town

疫情的影響也讓許多企業通通轉至居家辦公,在家待久了也會懷念在辦公室能夠與同事們互動的生活 ; 而 Gather Town 就是一款能夠模擬辦公室的軟體,用懷舊的像素遊戲作為整體風格,運用可愛的方式還原辦公室的場景,讓居家辦公不無聊。

創建屬於自己的角色

Gather Town

(Photo source:Gather Town 官網)

如同以往玩遊戲一樣,一開始必須要建立自己的角色與名稱,有多種衣服以及髮色等都可以去挑選,創立一個屬於你自己的角色進入虛擬辦公室。之後就可以直接開啟麥克風與以及視訊鏡頭,就可以直接開始視訊了!

共編功能不可少

Gather Town

由於每個人的上班時間可能不一樣,在 Gather Town 能夠寫便條紙給你想要傳達訊息的同事 ; 如果是要發布公開的訊息,也可以在內建的白板功能,只要靠近白板就會有黃光顯示,只要按下 X 按鈕就能夠及時地去跟同事做共編,有效討論並還原開會時的場景。

完全還原辦公室生活

Gather Town
在 Gather Town 中,只要創建私人的空間(Private space),就能夠建立屬於你們自己的群體聊天,模擬大家出門吃飯聊天的場景,其他人是完全聽不到你們的談話內容。如果你要找特定的人說話則是要走到他身邊才可以與他對話,對話完畢之後,聲音與影像都會逐漸變遠漸弱 ; 如果是在會議室裡的話,則是大家都可以聽見彼此的對話,如果在開會或是演講中想發表自己的意見,也可以按下舉手再發言,完全還原辦公室生態。


看完以上協作軟體的介紹,希望讓大家在挑選軟體以及預備踏入數位轉型的企業們能夠更加順利。如果仍然有點找不到方向的話,編輯推薦如果是剛剛接觸協作軟體的人可以先使用 Whimsical 比較容易上手,功能也十分夠用!想要視訊與協作一手包辦的話則是建議選擇 Slack,完整的協作功能適合中小型企業去做使用。如果懷念辦公室生活的人則可以使用 Gather Town, 結合小遊戲與共編功能,讓居家辦公不再枯燥!

延伸閱讀:遠端工作、數位轉型|高效工作工具箱

文/Daphne Hu|COMMEET編輯群