本土疫情持續延燒,面臨如此嚴峻的狀況,許多企業體早已採取居家辦公的政策,因為這是最能守護同仁們健康與安全的方式,不過身處數位時代的我們,同時也能夠驗收公司的轉型進程是否到位、能否有效因應疫情翻轉工作模式。以往同事之間能當面溝通交流彼此的想法,現在則必須挑選對的管理軟體來實現團隊遠端協作的可能;而其實每個效率翻倍的瞬間,都可以讓員工在領域內獲得偌大的成就感。透過這篇文章,久違地想與讀者們分享最新的管理軟體推薦懶人包,願各位不論是工作還是生活都能圓滿健康!

文章目錄

人資管理|Apollo

管理軟體

(Photo Source:MAYO)

對於任何組織而言,完善的人事管理制度絕對是不可或缺的!選擇人力資源管理系統時,除了業界評價、功能亮點等關鍵指標需要優先考量之外,建議各位還是先以自身產業性質作為先決條件。

以傳統工業、製造業為例,員工規模結構龐大,相對其他產業,差勤管理便是首要評估的功能,由於紙本化的班表管理已不敷使用,挑選的雲端管理軟體則必須要能夠支援複雜變形工時的排班需求,而且假如未來勞動法規年年更新優化,以純人工的方式維護與管理不是有效的辦法。

鑑於以上諸多痛點,MAYO 鼎恒數位科技推出 Apollo 人資系統,而創辦人簡士平希望能引導所有客戶體驗資訊科技的成長和蛻變,讓數位轉型的價值完整滲透人力資源領域,協助不同企業迎向「以人為本、重視人才」的全新生態圈。

• 線上排班

無論是朝九晚五、四二輪班,還是餐飲服務業雙頭班等各種班別型態,Apollo 人資系統在手機版或電腦版都可以做好精確的排班管理,而且內建工時檢查機制,提供排班即時異常提醒,有效解決重複排班、人力不當配置等問題,大幅降低勞檢挨罰風險。

• 行動出勤管理

新冠疫情不僅改變了過往的工作樣貌,甚至「半強迫」全球企業審視自家公司的永續及轉型表現,面臨這些不得不的問題時,其實管理者可以先從告別冗長的打卡隊伍開始,讓員工能夠擁有截然不同的打卡體驗!

MAYO 的 Apollo 人資系統支援臉部辨識、手機 GPS 定位及 QR Code 等眾多新穎的打卡方式,還允許同仁自助線上請假,既能兼顧合規性,又能減少人力資源的耗費。

• 報到作業拋轉

新人報到手續通常可多不可少,想避免流程中出現紕漏,則可參考 MAYO 獨家設計的「報到作業」功能,除了一鍵開啟 Apollo 新人帳號之外,員工的基本資料、內部調轉離職等人事資訊,全部都能完整記錄,雲端化的報到流程,讓記載查閱更輕鬆有效率。

業務管理|Pipedrive

管理軟體

(Photo Source:Pipedrive)

COMMEET 團隊最近也面臨業務管理軟體的抉擇問題,陸續試用多家廠商,再經過內部反覆討論後,大家一致認為 Pipedrive 絕對可以被譽為近期最好用的數位顧客關係管理(CRM)工具!

2020 年 9 月繁體中文版一推出,Pipedrive 迅速在台灣擴張,成功打響名號的原因是介面設計與銷售人員的需求緊密貼合,使用上簡單直覺,甚至可以被高度客製化,並能夠與上百種應用程式或工具結合,進而創造出符合全球使用者期待的管理模式,而現今強調的資料視覺化,Pipedrive 也完美地做到了!

• 洞察分析 Insights

雜亂無章的 Excel 試算表和統計圖表都是過去式了,Pipedrive 的洞察分析功能,能以互動式儀表板幫助業務人員找出成功的銷售模式,便於後續優化業務管理流程與行銷宣傳。

不過通常系統預設的報告不太堪用,但請不要就此否定它!請有在試用的各位,可以點進去自由編輯,並新增銷售目標等客製化條件,建立只屬於你公司的洞察報告,最後再將數據結果篩選分類,就能清楚查看銷售表現或是銷售瓶頸,有效的數據及準確的資料分析會讓銷售團隊的工作更無往不利。

• 市場 App Catalog

Pipedrive 的市場其實可以想像成應用程式商店一樣,點進去後介面會呈現所有可串接的 Apps,並依照功能特色分類,讓使用者能連動所有習慣的數位軟體,輕鬆地無縫同步所有業務數據。

• 郵件 Mail

只要提及電子郵件,應該很多業務人員會非常有共鳴,大量的數位書信往來大概是銷售流程必備的環節,使用 Pipedrive 後, 一鍵就能連動自己的慣用信箱,還能透過客製化的信件範本節省撰寫相同內容的時間。

郵件寄出後,業務人員可以藉由 Pipedrive 得知對方有無開信或點擊信中的任何連結,以利業務後續的策略判斷、跟進與否,同時也支援密件副本,再也不用害怕個資或企業特定資訊外流,真的銷售人員的一大福音!

費用管理|COMMEET

管理軟體

(Photo Source:COMMEET)

管理軟體

(Photo Source:COMMEET)

過去企業在管理費用時,通常是以紙本的形式,頒布與宣達公司費用政策,報帳的方式,也幾乎是採取純紙本的模式進行費用審批,整體而言,請款流程過於繁瑣,容易使得報銷體驗不佳,而且也常出現員工墊款金額難以界定的問題,進而引發勞資爭議。

假使你的企業仍採用上述的管理策略,如圖,費用管理金字塔中的 Level 1,正是你目前置身的狀態。單純的政策管理,其實無法針對各個職務角色在費用管理流程面臨的需求點進行改善或強化,也未能最大化相關數據的價值,將造成公司金流難以全面掌握,轉型目標也不能精準落實。

COMMEET 雲端費用管理系統導入智能基礎,將系統全面整合,打造了 All-in-One 的自動化費用管理流程,從預算管理、費用政策制定、企業支付,再到費用申請、費用報銷,甚至是最後的對帳、財務報表的產出,只要交給我們,便能游刃有餘地辦到。

欲達成費用控管的即時性與精確性,COMMEET 也有提供 iOS/Android APP 版給用戶下載喔!手機 APP 採用了獨家識別技術,讓使用者無須自填金額與單據編號,電子發票隨掃隨傳,將報銷作業有效縮短至五分鐘。另外,後台完整記錄了費用歷程,除了提高資料價值,也協助你的企業精準管理年度預算。

• 數位簽核與費用報銷

不同的職務角色,對於費用管理系統的需求其實大相徑庭,而我們系統的使用架構,就是以角色為出發點,並分別建立了不同的權限差異。系統導入初期,可以由擁有最高權限的超級管理者 Admin,設定公司的費用政策及人事組織架構,並建置各部門的簽核流程;普通職員屬於使用者 Employee 的角色,能夠利用系統線上填寫費用申請單,並且開啟自動化的報銷流程;而特定的使用者也可以被賦予簽核人員的角色,可簽核其他使用者或其他專案的費用申請或報銷單。

企業財務、金流管理的部分,公司的財務團隊可以被授予財務 Finance 的角色,可以看到全公司的卡片申請明細、費用申請單等等,並且有權註記所有帳目是否入帳。此外,完善的預算編製絕對是企業運營成功的關鍵,COMMEET 增設支出管理者 Controller 的角色,擁有該權限者可靈活地根據成本屬性,將年度費用計畫量化成預算,系統頁面還會即時顯示各部門或專案的預算使用情況,有效預防超支的情況發生。 免費試用

• 企業虛擬信用卡

2022 年,COMMEET 正式推出全新的企業虛擬信用卡功能,根據企業支付難題, 無論是在費用管理還是資安保護領域,我們都採用最高規格的服務,以下是選擇 COMMEET 企業虛擬信用卡能實現的支付場景:

1、SaaS 服務訂閱

現今大環境的辦公需求已趨向雲端化及數位化,SaaS 軟體服務的需求大幅攀升,使用企業虛擬信用卡線上刷卡購買,除了能週期性地管理訂閱方案內容,在支付流程方面也能實踐數位轉型。

2、費用政策設定

傳統企業對於費用相關政策的頒布都採實體公告制,使用 COMMEET 後,可以將公司費用政策設定在企業虛擬信用卡裡,馬上解決了員工墊款在過去面臨的所有不便,還能有效提升員工滿意度。

3、行動支付

由於新冠疫情的無情衝擊,行動支付強勢崛起,COMMEET 的企業虛擬信用卡可支援行動支付 APP!如同一般消費,客戶能夠透過行動支付綁訂虛擬卡,有效減少現金付款的不便性,也能因應目前的防疫需求。 更多支付應用場景

專案管理|ClickUp

管理軟體

(Photo Source:ClickUp)

在激烈的市場環境競爭下,產品的好壞是企業存亡的決定性因素,而其中產品的開發進程,則必須仰賴專案團隊的管理及規劃。在過去,比較常見的專案管理形式,是利用甘特圖(Gantt Chart)來協助專案的時程控管,藉由甘特圖的輔助,專案總負責人可以清楚知道所有任務的優先順序與進度,並能提前判斷任務有無提前或延後的可能性,使每項任務得以最有效率的方式進行,並降低專案執行的變動性。(延伸閱讀:Excel 公式、功能基礎教學#2|三分鐘學會製作專案管理甘特圖

由於甘特圖製作方法簡單,至今仍有許多愛好者,不過,將專案進度資訊紙本化已不符合目前的永續潮流,甚至也無法負荷現在對於遠端協作的高度需求,許多軟體供應商因應這樣的趨勢,推出眾多簡單、易用、好上手的線上甘特圖工具,並成功擴充出更多實用功能,但 COMMEET 小編這邊特別提醒大家,軟體系統類型的產品採購還是先完整試用為佳,畢竟每個公司的產業或是管理流程都會影響到軟體的選擇喔!

今天想特別介紹的專案管理軟體,功能相當完整且強大,有別於其它,ClickUp 整合了多種視圖 Views,包含常見的甘特圖 Gantt、列表 List、看板 Board、表格 Table,甚至是心智圖 Mind Map、時間軸 Timeline、日曆 Calendar 等豐富的視圖功能,ClickUp 是完全免費提供給個人做使用的!以下額外嚴選幾款錯過會後悔的必用視圖,推薦給一直在尋找多合一工作管理軟體的大家。

在介紹視圖前,先簡短帶到層級 Hierarchy 的概念,ClickUp 的使用邏輯是以層級為結構,並以任務 Task 為基礎,而待會將介紹的列表 List 視圖,是系統唯一不允許取消不顯示的視圖,所以全部使用者最初使用 ClickUp 的層級架構都會是:工作空間 Workspace > 空間 Space > 資料夾 Folder > 列表 List > 任務 Task,而任務 Task 又可以向下再建立兩個子階層:子任務 Subtask、清單 Checklist。

• 列表 List

上述有提到,列表 List 是唯一必要的視圖,在大部分的情況下,多數的使用者可以只依賴 List,就能應付工作上的各種需求,由於欄位全部能夠自定義,再加上裡面的任務 Task 可自由指派負責人員,並設定到期日(DUE DATE)及優先級(PRIORITY),除了讓使用者能夠隨心所欲的佈置自己的視圖樣貌,也完全實現了高度協作的可能,對於數位轉型有著急迫需求的公司,ClickUp 絕對是你可以考慮的專案管理軟體。

• 甘特圖 Gantt

甘特圖 Gantt 可以說是專案管理最必備的視圖,而在 ClickUp 裡,使用者不僅能任意調整時間表、優先級和任務,以配合專案的進度變化,且能夠依照任務排序預測哪個專案的進程遇到瓶頸,並找出問題癥結點。發現問題後,還能在針對該專案項目進行分析,而這些只要使用 ClickUp 一個軟體就能辦到。

• 工作量 Workload

工作量 Workload 視圖大概是 ClickUp 勝過其他專案管理軟體的關鍵,它能夠將團隊的工作量量化顯示,以便管理者輕鬆掌握成員的工作狀況,大大提高了專案的透明度,而類似的視圖 Box 則是要付費的功能,大家可以至 ClickUp 官網試用看看,找出最適合自己或企業的方案喔!


希望以上四款不同類型的數位工具推薦,可以幫助還在躊躇挑選雲端管理軟體的你。另外,想告訴各位,SaaS 軟體通常會依照功能數或使用者數收費,也經常都會提供月、年方案的優惠,所以中小企業不必擔憂,其實不用花費太多的成本就能夠轉型成功的!是時候重新擬訂轉型策略了!快跟著 COMMEET,一起探索管理的無限可能。(延伸閱讀:費用管理首選|雲端會計系統推薦,讓你記帳事半功倍!

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


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