OCR 革新財務管理更高效！3 種費用及財務系統比較

處理發票可能是財務人員的日常，但卻是一個煩瑣、耗時又耗力的例行性工作，尤其現代的發票收據五花八門，一個閃失就容易出錯，OCR 的辨識技術給財務會計人員帶來新的體驗，簡單的拍照、上傳，就能自動辨識發票上的文字、金額及統編，並轉換成可編輯的電子數據，從而減輕財務人員的工作量，提高工作效率。

文章目錄

• OCR 發票辨識重要性，數位轉型帶來的變革管理
• 員工、財務都受惠，OCR 加速全公司管理流程
• 文中資訊｜財務會計的工作救星
• Expensify｜國際性費用管理系統
• COMMEET｜台灣首間智能費用管理系統

OCR 發票辨識重要性，數位轉型帶來的變革管理

（Photo Source：Shutterstock）

OCR 是一種光學字符識別技術，可以將辨析「圖像」上的文字，並轉為可編輯的文檔，以處理發票的過程為例：原本需要人眼看著發票，接著手動輸入發票號碼、日期、金額等資訊到會計系統上，有了 OCR 技術後，這個過程可以簡化成「拍照、上傳、確認」，節省了手動輸入的時間和精力，也降低了錯誤率。

而利用 OCR 技術開發的系統，除了節省人力「輸入」的動作，還有這幾項優勢：

1. 快速篩選、檢索資料：將紙本資料數位化，就可以利用篩選器或搜尋工具迅速找到想要的資料，並可隨時下載、列印，不怕文件損毀。
2. 智能警示與風險管：檢測和識別可能存在的錯誤、重複或風險情況，並即時發出警示，使財務人員能夠快速做出處理和調整，降低風險和損失的發生。
3. 憑證永久保存：紙本容易遺失或損壞，電子發票的文字還可能因溫度而消失，使用 OCR 技術，發票可以以電子形式保存在系統中，並隨時進行存取、下載或印出。

人力成本不斷上漲的情勢下，幫員工節省時間、提升效率，就是幫企業節省成本的最佳策略，一個好用的工具不只提升效率，還幫助優化企業的管理流程。

員工、財務都受惠，OCR 加速全公司管理流程

其實 OCR 發票辨識 節省的不僅是財務人員的時間，而是全公司員工的時間，以財務管理的流程來說，可以分為員工報銷、審核申請、紀錄入帳、財報製作這 4 個步驟，後者 2 個步驟大部分的企業會採購會計軟體或 ERP 系統，加快企業的管理流程，再加上 OCR 辨識的功能更是錦上添花！（延伸閱讀：OCR 自動辨識憑證，財務數位轉型降低 40% 錯誤率）

員工報銷、審核申請則是全公司員工都參與的關鍵環節。有了 OCR 辨識技術，員工只需使用手機拍照或上傳單據，就能自動辨識發票信息，省去了手動輸入的繁瑣步驟。財務部門可以迅速審核申請，並進行財務核算和紀錄入帳。這樣一來，報銷流程更加簡單高效，減少了人為錯誤和延誤。

	員工報銷 員工在進行報銷時，除了填寫請購單，還要附上打統編的發票、收據。	審核批准 財會人員審查請款單及消費資訊，確認是否符合的公司政策並准予報銷。
傳統紙本報銷流程	報一次帳就要跑一次簽核流程，為了節省麻煩員工常常會拖到月底一次報銷。 過程中可能有弄丟發票、遺漏資料、填寫錯誤導致重跑流程等風險。	收到員工的請款單後，財會人員需要仰賴肉眼辨別員工謄寫的請購單與發票收據資訊是否一致，確認後再手動輸入資料。 人工辨識、謄寫、輸入資料的都有錯誤率較高的問題。
OCR 智能報銷流程	手機拍照隨時報帳，存在雲端不怕發票收據不見，一鍵完成並自動進入簽核流程。 可根據公司規定設置費用政策，超出規範智能提醒，員工遵守規範、財務輕鬆審查。	OCR 辨識統編、金額、日期與進項稅額等資訊，省去謄打、輸入資料的步驟，並智能警示統編錯誤、發票號碼重複等憑證風險。 線上簽核流程輕鬆審核，也可以駁回給予修正意見。

OCR發票辨識技術不僅對財務人員有益，也為全公司員工提供了便利和效率。下面就來介紹 3 個具備 OCR 功能的財務管理系統，讓企業能夠加速管理流程、降低成本、提高工作效率。

文中資訊｜財務會計的工作救星

文中資訊是一間專注開發財務會計管理系統的公司，在此領域上已經有了 38 年的經驗，提供了許多企業電子發票開立、ERP 資訊整合、會計師財稅申報管理等功能，幫助公司營運導入資訊化管理系統。

（Photo Source：文中資訊）

文中資訊的 OCR 辨識功能則專注於財務作帳使用，需要使用掃描機進行 OCR 掃描辨識，無法在任意地點使用。它支援數位貼憑功能，節省了人工黏貼憑證的時間。此外，該系統還可以自動帶入電子發票的進項稅額，進一步提升了財務處理的效率。

Expensify｜國際性費用管理系統

若提到國際性的雲端費用管理系統，必定要介紹到 Expensify，它提供免費的功能並幫助中小企業管理公司消費，包含公司卡、支付帳單、收款、產生發票等，在全球有超過 1220 萬人的使用者。

（Photo Source：Expensify）

Exepnsify 除了記帳功能，最方便的是可以透過手機掃瞄或拍攝單據紀錄，系統就會自動辨識消費資訊並支援 169 種貨幣，非常適合有許多國外差旅需求的企業，但可惜的是 Expensify 目前網站、APP 和客服都僅支援英文，也比較不適用台灣企業的財務條件。（延伸閱讀：報銷差旅費不再麻煩！COMMEET 4 功能輕鬆簡化報銷流程）

COMMEET｜台灣首間費用管理系統

COMMEET 是台灣首間專注於費用管理的 SaaS 系統，專為台灣企業需求開發功能，協助企業實現費用控制和流程自動化。提供給企業全面的費用管理解決方案，一站管理報銷、專案預算控制、線上簽核、費用分攤。

（Photo source: COMMEET）

COMMEET 的 OCR 辨識功能支援員工報銷和審核申請功能。它不僅支援六種貨幣，還能與 ERP 或其他會計系統進行串接，更加靈活方便。使用者可以手機拍照進行 OCR 掃描辨識，不受地域限制，能自動帶入電子發票的進項稅額，進一步提升了財務處理的效率。

OCR 技術讓報銷流程更加簡單高效，減少了人為錯誤和延誤，同時提升了審核和紀錄入帳的速度，除此之外數位化還帶來了智能篩選、警示與風險管控以及憑證永久保存等優勢，結合OCR 功能的 COMMEET，成為現代企業加速管理流程、降低成本、提高工作效率的利器。現在就想體驗高效的管理流程，歡迎立即 聯絡我們。

文／Ingrid Tang｜COMMEET編輯群