差旅管理
“企業在商務差旅上往往因為疏於管理或缺乏管理工具,造成直接成本與間接成本的各種損耗,市面上因此陸續出現數位化整合完整的一站式差旅管理系統,若能妥善選擇、運用合適的企業差旅解決方案,便能夠優化企業出差流程、節省開銷、增加效率、提升員工滿意度,出差旅行再也不必煩惱。”

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一、企業出差旅遊現況

面對現今經濟高度全球化的社會,多數企業不滿足於只經營在地或國內市場,往往為了獲取資源、開發新客戶、維繫客戶關係、擴大業務範圍、佈局全球市場等因素,跨境拓展業務,衍生出出差旅行的需求。然而出差與進辦公室工作不盡相同,除了工作以外,還增加了移動、住宿、消費等多項變因,當旅行成為工作的一部分,管理的難題也接踵而來。

在出差旅行當中,企業最在意也最容易量化的是成本與預算管理,根據 Ctrip ( Trip.com 的母公司 ) 和 American Express ( 美國運通 ) 在 2020 年的資料統計,企業差旅的成本平均佔每年企業總支出的 1~5%,是僅次於人事成本的第二大支出,舉例來說:一間每年年度支出達 100 億的公司,平均就有 1~5 億要花在員工的出差旅行上,若能有效管理,將為企業節省寶貴的資源。

出差的直接成本

(Photo Source:Shutterstock)

二、出差的直接成本與間接成本

商務出差旅行當中的種種花費大抵上可分為兩類,一是直接成本:直接成本指的是出差時訂購的旅遊產品,好比說是機票、住宿、交通、計程車、高鐵等,無論是員工自行訂購或是企業委託旅行社代訂,能實際兌換成商品的便是直接成本,這也是我們一般所理解的差旅花費;第二類則是間接成本:不同於直接成本,間接成本是差旅過程中所衍生出來的額外成本,包含了金錢與時間成本等額外的花費,而 American Express ( 美國運通 ) 在 2012 年的統計結果也指出,間接成本往往可以佔差旅總成本高達 15% 的比例。

而間接成本又有哪些呢?舉例來說:太晚訂購造成的價格上漲、行程規劃不周造成的額外退改費用、企業差旅政策不明確造成的預算超支、非英語系國家收據造成的費用與憑證查核不精確、大量人工流程造成的生產力下降…等都是間接成本所流失之處,全球機票分銷平台 Amadeus 2020 的調研也發現,企業處理出差旅行的流程當中,從申請、預訂、報支到審查的平均時間花費約為 13.6 小時,而這還僅僅只是一張差旅單、一趟行程的費時而已。

直接成本與間接成本

出差旅行的間接成本使得企業與員工流失了大量的時間金錢,問題其實出自於差旅流程冗長繁瑣、人工操作容易出錯以及大量數據資料的遺失,若能有效地系統化、數據化差旅流程,整合出差申請、預定、報支、審查,詳實地將機票、住宿、接送機、交通、餐食等等的費用支出記錄下來,甚至包含下單時間、下單時的所有報價、員工選擇的供應商等,掌握這些數據便有機會找到時間與金錢流失的原因,藉此優化差旅、節省支出、提升效率。

而坊間也出現不少現代化、數位化的差旅管理解決方案,以 SaaS 服務滿足企業在差旅管理上各種艱澀的需求,舉例來說:擅長開發 ERP 系統的 SAP 公司推出以支出管理為主軸的 Concur ;專注於費用管理的 emburse 開發出著重差旅費用報銷的 certify ;還有以差旅行程訂購與管理為重的 Tripactions 、 Travelperk 、 Travelbank 等。以下介紹的是由旅遊電商平台 Tripresso 旅遊咖與旅行社開店平台 TripSaaS 擁樂數據共同開發的 COMMEET 出差旅費管理系統,其利用平台本身豐富的數據資料庫,透過資料串接整合,幫助企業優化效率、管理、安全三大挑戰。

三、選擇合適系統 節省時間提升效率

過去,企業往往將出差行程交由員工自行訂購,或外包給特約旅行社代訂,員工需要犧牲工作或私人時間進行比價、核對差旅政策,企業因此難以掌握報價,追蹤行程變化也變得困難。Tripresso 旅遊咖 原為全台最大的團體旅遊比較平台,其串聯全台的旅行社、機票開票中心、全球房源等資源,掌握身為 OTA 優勢,整合多樣的差旅商品,架設COMMEET 出差旅費管理系統,讓企業員工可以在同個平台訂購機票、住宿、接送機、交通接駁等服務,無需跨平台查詢、比價,為企業節省大量人力成本,也輕鬆完成核實。

該系統優化了差旅流程,設計從差旅預算申請、主管簽核、行程訂購、行程管理、單據報支、報支審查、預算稽核到政策優化,一站式整合、簡化出差旅行的種種步驟,客製化服務甚至能與企業現有的 ERP、HRM 等系統進行串接整合,無痛接軌同步,大大降低了員工跨系統操作的時間與出錯的機率,員工再也不需要親自送單簽核,或是蒐集、黏貼大量收據,有了系統將數據完整記錄下來,員工便能隨時查詢行程變化,企業也能輕鬆比對預算、政策異常。

商務旅行趨勢

(Photo Source:Shutterstock)

四、資源整合 優化預算降低差旅成本

COMMEET 出差旅費管理系統不僅僅有多元的供應商,更整合了多條旅遊供應鏈:串接全台前三大機票開票中心、全球前三大房源系統、計程車涵蓋歐美的 uber 、東南亞 Grab 、中國的滴滴出行等、國內整合台灣計程車、高鐵、台鐵、還有自建的里程計算器與停車場服務,成功透過報價優勢為企業節省直接成本高達 5% 的比例。

而系統解決方案的優勢便在於能透過數據分析找到財務漏洞,甚至優化預算,舉例來說,在差旅往返頻繁的目的地,員工可能有極高比例入住周圍的幾間旅館,若能透過系統察覺現象,便可以依據這個數據與旅館簽署特約條款要求優惠方案;另外,企業出差政策往往也成為節省開銷的絆腳石,假設每晚住宿的預算是 3000 元,員工通常傾向用盡 3000 元的預算,而不會選擇 2400 元的選項替公司省錢,一旦蒐集到這樣的數據,企業便能調整政策推出獎勵方案,將省下的 600 元其中 300 元回饋給員工,鼓勵員工節省的同時,企業也成功省下 300 元支出,達成員工與企業 win win 雙贏的結果,更能有效提升員工滿意度。

商務旅行趨勢

(Photo Source:Shutterstock)

五、專業諮詢 系統串接自動化同步

過去,若是由員工親自訂購出差旅遊商品,總需要透過各個平台才能聯繫客服,往往也會因為語言或口音的隔閡找不到相對應窗口,造成出差旅途上的麻煩與困難;若由企業專人協助向外部旅行社代訂,則需耗費大筆時間內外聯繫溝通。COMMEET 出差旅費管理系統 具備專屬客服團隊,充分了解每家企業政策,由專屬窗口協助訂單細節並即時解決旅途中需求,溝通再無障礙。

另外,為了因應與企業現有系統同步整合,COMMEET 出差旅費管理系統 提供了客製化串接的服務,開放與市面上常見的 HRM ( 人力資源管理系統 )、ERP ( 企業資源規劃系統 ) 等系統進行串接,跨系統自動化同步出勤、預算申請、報支審查、稽核管理等流程,無需人力介入,降低企業使用門檻;而對於資安控管較為嚴謹的企業,COMMEET 出差旅費管理系統 的雲端系統僅加密拋接必要資訊,維護企業員工個資安全,同時推出地端離線系統可供選擇,保護企業的商業機密。

六、善用系統工具 提升出差效率

過去企業在商務差旅上的疏於管理或缺乏管理工具,容易造成直接成本與間接成本的各種損耗,若能妥善選擇、運用合適的企業差旅管理系統,便可透過數據的蒐集與分析、旅遊產品供應商的整合、系統間的同步串接等功能,幫助企業優化出差流程、釐清預算異常超支的原因,甚至能優化預算、節省開銷、提升出差體驗,讓員工更專注在工作上,達成企業、員工雙贏的目標,出差旅行再也不煩惱。

想知道更多關於 COMMEET 出差旅費管理系統 的服務內容,請見官網完整介紹:https://go.commeet.co/

文/Jamie|COMMEET編輯群


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