你的發票也曾經迷走,在月底報銷時總是找不到嗎?你的公司目前也缺乏全方位的內部系統整合,員工墊款及企業性支出仍是透過手動管理嗎?2022 年,COMMEET 雲端費用管理系統顛覆了你對費用管理的傳統印象,實現了從費用申請及報銷到票據與預算管理的全面系統整合,並提供企業虛擬信用卡相關服務,協助企業精準管理,落實數位轉型價值。

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企業費用管理與轉型概況

系統整合

(Photo Source:COMMEET)

新冠疫情改變了過去的生活常態,同時也加速了全球企業的數位轉型進程,不過以費用管理領域作為切入點,我們可以發現數位化的概念,其實並沒有完整滲入台灣的中小企業。

根據 Global Business Travel Association(GBTA)的一項研究指出,企業每年必須處理 51,000 份費用報告,這也意味著公司平均每年須花費近 3,000 小時來糾正費用報告中的錯誤。2020 年 5 月亞洲透視也發佈了《新時代下的財務轉型》研究報告,內容明確指出,高達 34% 的台灣企業,仍是透過人工的管理方式完成財務與行政流程,使得公司的財務團隊每個月至少需要半天到一個工作日處理報銷款項,而管理職每個月則必須耗費高達 4.1 小時審批下屬的費用報銷單,這嚴重影響了企業運營的效率,在費用管理的層面上也付出過多的單位人力成本。

由於意識到轉型步伐明顯滯後,2019 年,COMMEET 團隊先以企業差旅為起點,著手打造費用管理藍圖,期望以 SaaS 服務的形式,有效解決企業在費用管理領域所面臨的痛點。為了貼近客戶需求及優化使用者體驗,我們透過線上問卷調查,量化了大家對費用管理的看法,聚焦市場需求後,行銷部門邀約了不同職位、不同階級的夥伴進行訪談,深入研究不一樣的職務角色對於費用管理系統的見解,並探討哪些動機會提升該職位角色的使用意願。

經過長時間的跨部門溝通與需求討論,我們確立了產品定位,全方位的雲端費用管理系統終於在 2022 年初誕生,與傳統地端會計系統有別,我們渴望打破地域限制,並實現隨時隨地報銷的可能,同時,我們的產品兼顧了 SaaS 軟體的優勢,不僅能有效減少企業成本,也支援系統模組客製服務。個資的部分,COMMEET 開發團隊持續強化網路環境,並定期測試系統與作業流程安全,高規格的資安部署,只想在企業費用管理的範疇之中,成為你最信賴的夥伴。

全方位系統整合落實轉型目標

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過去企業在管理費用時,通常是以紙本的形式,頒布與宣達公司費用政策,報帳的方式,也幾乎是採取純紙本的模式進行費用審批,整體而言,請款流程過於繁瑣,容易使得報銷體驗不佳,而且也常出現員工墊款金額難以界定的問題,進而引發勞資爭議。

假使你的企業仍採用上述的管理策略,如圖,費用管理金字塔中的 Level 1,正是你目前置身的狀態。單純的政策管理,其實無法針對各個職務角色在費用管理流程面臨的需求點進行改善或強化,也未能最大化相關數據的價值,將造成公司金流難以全面掌握,轉型目標也不能精準落實。

鑑於諸多痛點,COMMEET 雲端費用管理系統導入智能基礎,將系統全面整合,打造 All-in-One 的自動化費用管理流程,從預算管理、費用政策制定、企業支付,再到費用申請、費用報銷,甚至是最後的對帳、財務報表的產出,只要交給我們,便能游刃有餘地辦到。

欲達成費用控管的即時性與精確性,COMMEET 也有提供 iOS/Android APP 版給用戶下載喔!手機 APP 採用了獨家識別技術,讓使用者無須自填金額與單據編號,電子發票隨掃隨傳,將報銷作業有效縮短至五分鐘。另外,後台完整記錄了費用歷程,除了提高資料價值,也協助你的企業精準管理年度預算。

費用管理流程中的角色與權限

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前文有提到,不同的職務角色,對於費用管理系統的需求其實大相徑庭,而我們系統的使用架構,就是以角色為出發點,並分別建立了不同的權限差異。系統導入初期,可以由擁有最高權限的超級管理者(Admin),設定公司的費用政策及人事組織架構,並建置各部門的簽核流程;普通職員屬於使用者(Employee)的角色,能夠利用系統線上填寫費用申請單,並且開啟自動化的報銷流程;而特定的使用者也可以被賦予簽核人員(Approver)的角色,可簽核其他使用者或其他專案的費用申請或報銷單。

企業財務、金流管理的部分,公司的財務團隊可以被授予財務(Finance)的角色,可以看到全公司的卡片申請明細、費用申請單等等,並且有權註記所有帳目是否入帳。此外,完善的預算編製絕對是企業運營成功的關鍵,COMMEET 增設預算管理者(Budget Owner)的角色,擁有該權限者可靈活地根據成本屬性,將年度費用計畫量化成預算,系統頁面還會即時顯示各部門或專案的預算使用情況,有效預防超支的情況發生。

協助企業精簡費用管理流程

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過去企業對於費用政策的制定,往往架構散亂或定義模糊,「先支出再管理」的模式看似直覺合理,但不同的情境、不同的項目,都有著不一樣的金額限制,因為費用問題而導致員工一次次的與財會人員來回周旋,無形之中造成很大的困擾。

為了在業務目標與員工體驗取得平衡,良好的費用政策應消除所有可能的灰色地帶。以差旅費用而言,選擇串接許多供應商的差旅平台,絕對是更好的管理辦法,除了員工預定體驗流暢度提升,企業也能在系統後台進行費用政策設定,長期下來,將費用進行數位化管理,有助於省下高達 30% 的成本。

然而,每逢月底會計催促夥伴們趕快將手邊累積的發票或收據進行報銷,這時想必一定會發生某位同仁遺失相關憑證,搞得大家一個頭兩個大的窘境吧!?其實這是許多中小企業的通病,使用 Excel 檔案、Google 表單處理費用申請,在操作層面雖然簡單易用,但是簽核流程卻常因突發狀況變得混亂,最後導致憑證無法確實歸檔整理,報稅季來臨時,帳目無法即時送交,諸如此類的問題,該怎麼避免呢?

國內外許多知名企業早已建置相關費用管理系統,將所有報銷作業雲端化,揮別傳統紙本作業,讓員工專注於本業。至於規模有限的中小企業別擔心!目前市面上有許多 SaaS 供應商針對這類管理需求提供雲端服務,軟體定價相對平易近人,不必害怕有龐大的資本輸出。

現階段,許多廠商已經達成透過掃描單據,就能自動化開啟報銷流程,讓費用管理流程不再是企業轉型的痛點,不過 COMMEET 確實做到了系統整合,協助企業精簡及優化費用管理流程,實現了更多企業支付的可能性,想知道更多細節功能,歡迎聯絡我們

虛擬卡實現多樣化支付場景

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(Photo Source:COMMEET)

2022 年,COMMEET 正式推出全新的企業虛擬信用卡功能,根據企業支付難題, 無論是在費用管理還是資安保護領域,我們都採用最高規格的服務,以下是選擇 COMMEET 企業虛擬信用卡能實現的支付場景:

1、SaaS 服務訂閱

現今大環境的辦公需求已趨向雲端化及數位化,SaaS 軟體服務的需求大幅攀升,使用企業虛擬信用卡線上刷卡購買,除了能週期性地管理訂閱方案內容,在支付流程方面也能實踐數位轉型。

2、費用政策設定

傳統企業對於費用相關政策的頒布都採實體公告制,使用 COMMEET 後,可以將公司費用政策設定在企業虛擬信用卡裡,馬上解決了員工墊款在過去面臨的所有不便,還能有效提升員工滿意度。

3、行動支付

由於新冠疫情的無情衝擊,行動支付強勢崛起,COMMEET 的企業虛擬信用卡可支援行動支付 APP!如同一般消費,客戶能夠透過行動支付綁訂虛擬卡,有效減少現金付款的不便性,也能因應目前的防疫需求。

4、累積信用額度

信用乃是企業成長的基石,選擇我們的虛擬信用卡功能作為管銷費用與營業費用的支付方式,不僅能協助企業簡化支出管理流程,同時還能培養企業的信用評等,只希望能夠與你,共同展望下個成長高峰。(延伸閱讀:如何選擇企業虛擬信用卡?挑選企業信用卡前,先從 5 件事開始思考


我們明白轉型成本一直是中小企業無法跨越的門檻,COMMEET 雲端費用管理系統近期的早鳥活動方案,除了免系統導入費,還額外贈送兩個月的免費試用,採年繳的客戶再享 95 折優惠。是時候重新擬訂轉型策略了!跟著 COMMEET,一起探索費用管理的無限可能。免費試用

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


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