數位轉型的概念正快速滲透各大產業,身處高度競爭的全球化環境中,身為經營者的你,準備好了嗎?除了順應市場趨勢,培養數位人才,過去費用管理的低可視度令許多企業相當頭痛,COMMEET 便從細節開始耕耘,期望能為客戶打造無痛的報銷流程,內文中提供費用管理流程改革的切入點,希望能有效幫助企業化解目前的經營僵局。

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中小企業滯後的轉型步伐

費用管理

(Photo Source:Shutterstock)

2019 年底爆發的疫情,雖然推動了數位轉型的進程,不過根據 SAP Concur 委託亞洲透視 2020 年 5 月發布的《新時代下的財務轉型》研究報告,該研究針對亞太地區各產業從事費用管理的員工進行調查,並指出在台灣有 34% 的企業,仍透過全人工的方式來完成財務與行政流程,使得財會人員每個月至少需要半天到一個工作日處理費用報銷,管理階層人員每月則須花費約 2.8 小時提交報銷申請,以及耗費高達 4.1 小時審批下屬的費用報銷單,這嚴重影響了企業運營的效率,也可能導致台灣的 GDP 損失 6 億美元。

星展集團在最近也公布了《企業數位化準備程度調查》,結果顯示台灣僅 38% 的中小企業,有針對數位轉型議題制定相關策略,這主要的原因在於導入數位技術的成本相當高昂,規模不大的企業即使認同數位轉型是管理流程變革的關鍵,但迫於資金問題,也只能是力不從心。

現階段處於經營僵局的企業,在數位化支援方面,除了可以尋求行政院智慧國家推動小組協助,面對滯後的轉型步伐,其實也能透過以下幾點檢視管理痛點,並導入合適的數位技術輔助,進而有效彌平數位落差。

費用管理流程革新

費用管理

(Photo Source:Shutterstock)

大家可能會有疑問,企業管理面向廣闊,該從哪個階段開始著手革新,才能推動轉型藍圖?COMMEET 團隊其實也為此苦惱許久,從市場定位、剖析客戶需求再到分析國內外競品,我們做了無數次的情境推演,終於將企業數位轉型的初步架構聚焦在費用管理,從此領域進行流程改革是相對輕鬆的,而且員工的工作效率能有效提升,技術成本對於中小企業又不會難以負擔,經營者何樂而不為呢?以下是團隊認為可行的革新切角,分享我們的經驗給大家。

• 預算編製控管

以企業費用管理的角度而言,預算是一種將年度目標數據化後的計劃,而這份計劃乘載著公司願景,若僅存於老闆或員工的想像便會落於空談,所以必須以書面化、量化的方式來表達,且通常會以部門或專案為單位,詳細分配企業資源的運用。

不過預算管理既然重要,為何多數企業未能落實?根據經濟部中小企業財務金融顧問黃美玲的經驗,一是老闆不清楚怎麼編列預算,二是沒有固定週期進行差異分析,這樣就算有編製預算也形同虛設。

編列合理的預算其實不容易,交叉比對費用的來源更是耗時耗力,COMMEET 團隊建議適度導入相關費用軟體輔助,或是選擇符合需求的預算表範本,將公司整體目標進行量化,這些都是費用管理流程改革的起步式,也有助於後續預算或費用政策的佈達。

• 費用政策設定

過去企業對於費用政策的制定,往往架構散亂或定義模糊,「先支出再管理」的模式看似直覺合理,但不同的情境、不同的項目,都有著不一樣的金額限制,因為費用問題而導致員工一次次的與財會人員來回周旋,無形之中造成很大的困擾。

為了在業務目標與員工體驗取得平衡,良好的費用政策應消除所有可能的灰色地帶。以差旅費用而言,選擇串接許多供應商的差旅平台,絕對是更好的管理辦法,除了員工預定體驗流暢度提升,企業也能在系統後台進行費用政策設定,長期下來,將費用進行數位化管理,有助於省下高達 30% 的成本。

• 報銷簽核流程

每逢月底會計催促夥伴們趕快將手邊累積的發票或收據進行報銷,這時想必一定會發生某位同仁遺失相關憑證,搞得大家一個頭兩個大的窘境吧!?其實這是許多中小企業的通病,使用 Excel 檔案、Google 表單處理費用申請,在操作層面雖然簡單易用,但是簽核流程卻常因突發狀況變得鬆散無章,最後導致憑證無法確實歸檔整理,報稅季來臨時,帳目無法即時送交,諸如此類的問題,該怎麼避免呢?

國內外許多知名企業早已建置相關費用管理系統,將所有報銷作業雲端化,揮別傳統紙本作業,讓員工專注於本業。至於規模有限的中小企業別擔心!目前市面上有許多 SaaS 供應商針對這類管理需求提供雲端服務,軟體定價相對平易近人,不必害怕有龐大的資本輸出。

現階段,許多廠商已經達成透過掃描單據,就能自動化開啟報銷流程,讓費用管理流程不再是企業轉型的痛點,COMMEET 也有提供此服務,想知道更多細節功能,歡迎聯絡我們


即使全球產業都在瘋轉型,台灣的中小企業亦能從費用管理的流程之中,尋找革新的出發點,這次 COMMEET 從自身的轉型經驗汲取精華,期望透過不一樣的分享,持續陪伴客戶成長茁壯。

【下集預告】虛擬信用卡也可以是企業費用管理的一環!?COMMEET 迎來全新功能更新,擴大支付應用場景,員工不再需要代墊款!(延伸閱讀:費用管理指南 2|以虛擬信用卡擴大支付場景,強化企業金流管理

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


2 Comments

【企業數位轉型指南】8 個關鍵策略,帶領企業迎接下一個營收成長曲線 · 2021.11.22 at 22:04

[…] 即便有些企業轉型遇到阻礙,疫情趨緩之後,大多數的經營者都希望企業營收可以恢復或是超過 2019 年的水準,同時還希望健全企業財務體質。然而,其中不可不忽視的是,S&P 500 企業的平均壽命從過去 1950 年代的約 60 年,到近期已降至 20 年。企業面對新產品、新技術、新市場變化越來越快的趨勢,為了避免不被淘汰,除了在經營模式上創新之外,長壽、成功的企業更需仰賴營運流程上的數位化與優化(延伸閱讀:費用管理指南 1|突破後疫情時代的經營僵局,重新定義管理流程),才能打造出高效的運營模式、克服現金流不足的挑戰、提升財務的穩定性,並成為企業向外發展創新時的後盾。這些重責大任,包括營收成長、健全財務體質、內部運營流程優化 / 數位化,都將落在財務長身上 —— 因此,企業的財務長將扮演起比以往更關鍵的角色。 […]

費用管理指南 2|以虛擬信用卡擴大支付場景,強化企業金流管理 · 2021.11.02 at 17:52

[…] 團隊建議企業先針對費用架構進行審視,並重新定義管理流程,COMMEET […]

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