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隨著全球經濟結構的轉型,如何在高度競爭的市場之中脫穎而出,成為各大企業首要的課題,除了觀察景氣變化隨時調整應對戰略,強化預算管理也是不可或缺的經營要素,不過究竟該怎麼適切的管控公司預算,並對損益狀況進行預估,勾勒出未來的財務樣貌呢?以下針對預算管理提供簡單的指引,希望能協助企業及早佈局,解決管理難題。

文章目錄

預算管理的意義

預算管理

(Photo Source:Shutterstock)

在企業運營中,預算管理指的是公司將風險、營收、獲利、願景等條件納入預測與籌劃,並最遲在年度結束前提出的綜合性計畫,一般是由經營者與各部門管理者合作討論,共同將預算計畫量化、數字化表達,最後再以書面的方式呈現,目的是希望藉由財務性或非財務性的資源分配,管控企業目標的實踐進度,同時亦能與實際結果進行對照比較和分析,從而即時調整後續的營運方針。

通常預算管理的相關規劃是由財務部門所主導,不過年度預算的商榷與佈達不能單靠財務來推廣,而是必須透過每個部門以策略目標為基準,向下達成共識,並編製部門預算,再讓財務單位妥善規劃預算,進而提供完整的財務展望,才能夠有效降低成本、增加企業盈餘。

管理預算時常見的阻力

預算管理

(Photo Source:Shutterstock)

建立完善的預算管理制度,能使管理者清楚地掌握企業運營方向,並從中找到競爭優勢與目前面臨的困境,進一步優化企業資源配置與策略,讓公司前景更明確,未來在決策時也能更有指標及依據。另外,預算計畫具有前瞻性,可作為特定期間內公司的經營績效基礎,也能夠完整體現組織內部的效率和積極度,這有助於管理者評價各部門的真正的營運成果。

然而,根據財務轉型服務商 Workday研究指出,竟然有 47% 的財務長表示,公司的財務政策無法滿足未來的戰略需求,顯示出編製預算對於企業其實是非常艱鉅的任務;接著再讓我們把目光投射到台灣的中小企業,年度預算的編製通常不會額外安排相關人才負責,也沒有建立管理委員會統一管理,而且太強硬的預算制度容易缺乏彈性與靈活性,往往會過於束縛員工發展,使得預算制度推動的成效不彰,進而導致營運效率大幅下降。

財團法人台灣金融研訓院的黃美玲講師也有提到,大部分的公司未能有效落實預算管理,其實可以大致歸納為以下三個原因,建議讀者們在預算編製時,提早將下述情況列入考量,避免未來在與團隊溝通協調的期間出現摩擦:

1、不曉得預算的重要性

綜觀台灣許多中小企業,雖然成立多年,但始終無法獲得穩定的營收,原因在於公司針對財務面向的管理,沒有詳細訂定準則與辦法,也忽略了預先規劃預算的重要性,致使帳目繁亂,無法突破現有格局。

有些企業甚至是依照老闆的經驗法則,來制定年度的營收與獲利目標,整體業務藍圖相當模糊且不明確,也礙於人力資源的限制,管理者經常認為事先進行預算管理不是必然,反而覺得想辦法增加盈利管道其實較為實際。

2、不了解如何編製預算

第二種情況是企業的經營者深知編列預算的意義與其重要性,不過因為無法精確預測將來的經營狀況,同時也缺乏有經驗的同仁來推動預算編製作業,這種現象多數出現在經常受市場環境變化左右的營建業,以及在供應鏈裡自主性不高的電子代工業和汽車零件製造業等。

黃美玲講師也有分享,假如公司連年虧損,在推動預算制度後,必須先讓主管有費用控管的概念,雖然營收與毛利可能還是不如預期,但是能夠更有效地帶動團隊執行預算計畫,並提高轉虧為盈的機率。

3、有編製預算但無確實控管

除了上述兩個常見的因素之外,有些中小企業即使編製預算多年,卻因為預算編列的結果未能契合公司的策略目標,也沒有定期將每月的經營成果與預算計畫進行比較分析,導致團隊難以從中找出落差,時間久了亦會造成人力資源的浪費,預算制度形同虛設,當然也無法改善經營困境。

因應這種情形的管理解方,其實第一步可以先讓預算制度獲得經營者的認同,設定好年度運營目標後,再交由財務主管推動各部門預算的編製作業,以利於建立內部共識,讓預算成為企業管控風險的重要工具及手段。

預算管理的方法有哪些?

預算管理

(Photo Source:Shutterstock)

• 增量預算法

增量預算是種普遍且傳統的預算編制方法,通常是採用當期公司實際的成本及支出作為基礎,再透過調整數額等其他變動項目,進而編列出下個年度的預算計畫。若企業主要的銷貨、營業成本不受外在環境或市場干擾,則適合採取增量預算法進行管理,但這種方法常忽略了像是惡性通貨膨脹的外部因素,使得預算被低估,也會增加未來業務目標實踐上的困難度。

• 零基預算法

零基預算指的是不考慮過去的計畫及企業的平均收支,均以零為基點,從零開始嚴謹地考慮各個費用項目的必要性,同時決策單位也務必依據效益原則,將有限的資源妥善配置,並確定最後的預算支出項目和資金的分配。當企業身處市場低迷的情況下,迫切需要進行成本控制時,便能夠利用零基預算法來審慎分析與決定哪些預算需要削減,雖然可以提升預算的透明度及彈性,不過相對也非常耗時。(延伸閱讀:提高利潤的秘訣!企業管理者必看的成本控制方法

• 搭配數位軟體輔助

對於多數企業而言,結合前述兩種預算管理方法才能確實抵禦風險,但為了切合近幾年各界倡導的數位轉型概念,企業可以導入雲端軟體輔助,並以數位化的方式驅動預算管理的進行。

2022 年,COMMEET 雲端費用管理系統以虛擬信用卡為主軸,建構了 All-in-One 的自動化費用管理流程,除了打破傳統費用管理的框架,解決公司最在乎的付款、報銷問題,團隊也持續發想,在功能面上還可以如何延伸,希望能深化產品與服務,讓使用者體驗更加順暢。

鑑此,我們匯集了市場需求,發現諸多企業對於浩大的預算編製作業,仍採純人工的方式推行,為了突破企業在編列預算時面臨的阻礙,COMMEET 增設預算管理者(Budget Owner)的角色,擁有該權限者可靈活地根據成本屬性,將年度費用計畫量化成預算,還能以部門或專案的視角,查詢預算的使用情況。

在系統中,我們提供客戶下方兩種不同的使用邏輯:

① 預算管理

組織規模龐大且複雜的企業,可以使用「預算管理」的功能,檢視各部門的預算使用情形,大家可以想成它是一個龐大的自動篩選器,只要事先選擇費用歸屬部門,系統便會彙整該部門所有的報銷單,以利管理者及主管即時管控預算,並對照預算實際的使用狀況。

② 支出項目

公司若有臨時性的活動預算,則可以利用「支出項目」的功能,並搭配虛擬信用卡進行上對下的預算管理。舉個實例幫助理解,假如某企業的福委會為同仁們爭取到年度的旅遊補助,過往通常是由員工個別向公司報銷,導致財務及福委部門無法立即掌握旅遊預算,但是透過這項功能,福委會成員就能成為預算管理者,向下核發一定額度的虛擬信用卡給員工,也能夠另外設定交易次數和使用期間,公司同仁在旅遊時,只要刷卡消費,系統後台將立即顯示交易資訊,如此便能全面落實預算管理。


許多因素皆會影響企業的發展和走向,預算計畫作為實踐業務目標的重要手段,能夠協助企業審視執行過程中的效益與價值,若你的企業仍處於徬徨的狀態,不曉得該如何推行預算編製作業,不妨申請試用 COMMEET 雲端費用管理系統,我們將指派專業的產品顧問,協助你以輕鬆無負擔的方式,實現精確的預算管理。預約體驗

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


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