隨著公司經營發展,免不了有越來越多的費用需要請款,無論是員工代墊的小額零用金、出差旅費、再到設備的採買,公司會計除了要火眼金睛的檢查、確認每筆申請有符合公司費用請款流程之外,還要一一紀錄是否已經給過員工錢,以避免重複付款。面對重複的對帳流程,不但麻煩還不能出錯,月底時爆量的請款單更是考驗會計人員的視力和抗壓力。

公司內部在費用請款時,還會遇見哪些挑戰?有沒有更好的做法呢?

 

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挑戰一:尚未建立清楚費用請款流程,導致付款混亂

公司內部請款流程

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通常公司在初創時會把會計作業外包,或是公司只會有一位財會。然而,在營運的初期,公司往往將找到 product-market fit 和業績的成長視為首要,在財會的細節上可能沒那麼多著墨,常常是每遇到一筆帳,就去拿銀行的提款單,一筆一筆領出來支付。

初期的帳雖然筆數不多,但是仍需要花時間釐清,而且需要清楚的記錄,不然就會發生帳對不起來,或是不確定是否付款給員工等問題。如果欠缺一套好的流程,公司內部的款項處理、發票留存與管理就難以做好。而當股東們開始盯公司的財務報表,需要經營者拿出對帳紀錄、發票備份、支出明細時,卻發現七零八落,真的是會帶給經營者更大的困擾。

挑戰二:員工對費用請款流程不熟悉,財會須一再額外協助糾錯

公司內部請款流程

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無論是哪家公司,會計們都會遇到沒打統編的收據、金額填錯、不符合公司請款政策等申請問題。再加上,多數員工可能久久申請一次款項,對公司的費用請款流程、政策也不熟悉,因此過程中可能一再來回詢問,花費了會計不少時間。但這也不是員工有意的,畢竟員工的主要精力是為了幫公司在產品、業務上創造價值。

挑戰三:員工總是拖到月底才報帳,造成財會負擔

公司內部請款流程

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公司員工拖到最後一天才報帳是常有的事,而會拖到最後一刻才做的原因,一方面是與工作績效相比,報帳較為枝微末節;另一方面,要整理相關單據憑證、重複填寫資訊、計算金額、跑簽核、緊盯簽核進度等。這些瑣碎又繁雜的流程,再加上累積了一個月的費用款項,很可能需要花一整個下午才能完成整個報帳流程,對員工來說,確實造成不小的心理負擔,更不用說月底面對成堆帳款的會計們。

面對這些每個月持續輪迴的困擾,有以下兩個建議的解法:

解法(1):建立一套費用請款管理辦法與流程(免費範本下載

上述的重複付款的情況,以及發票留存與管理的問題,其實可以靠著建立一套簡易的公司內部請款流程解決。透過使用 Excel 或是 Google 試算表(具線上多人共同協作功能),設定憑證日期、號碼、金額、明細內容與受款人,讓員工自行在線上輸入請款資料,並列印「請款明細單」,將憑證整理貼上。之後,將申請單資料拿給財務請款,審核完就可以直接撥款,並將資料歸檔。這樣的好處是,會計不需額外花時間整理憑證,也能避免漏付款、重複付款的問題。

而需要制定完整請款管理辦法的企業,可以參考【費用請款管理辦法範本】,裡面有針對費用的定義請款的原則等,做更詳細的說明。下面列出【報支管理辦法範本】裡常見的 4 個大項供大家參考:

  • 費用請款管理辦法一般涵蓋什麼?
    1. 費用內容定義
      包含差旅費(延伸閱讀:人資必看!一次搞定出差管理辦法範本)、通訊費、交通費、辦公用品費、招聘費等費用所涉及的項目

      *出差費用請款單、交通費、活動費用申請單等【各式費用請款表範本】請點此下載

    2. 費用請款的原則與要求
      公司內部請款時,各項申請規定與撥款時間
    3. 內部請款流程
    4. 合法憑證示意圖
      示意圖包含:三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明等

      *詳情可參考【費用請款管理辦法範本】請點此下載

  • 一般公司內部請款流程 (如下圖)
    公司內部請款流程

解法(2):把繁瑣、需重複檢查的工作,交給線上工具

以公司經營的經驗,把公司內帳透過數位化系統管理絕對比 Excel 來得有效率多了。當員工對於政策不熟悉時,一旦哪邊金額寫錯、超過公司政策金額上限,系統可以做到檢查、示警的功能,讓以往需要人工一個一個大量核對的細節,交給數位工具來防呆。以 COMMEET 系統為例,公司可以從政策的設定來預防費用的超支,透過開始時一次性的費用上限設置,員工在訂購商品一旦超出金額就會看見示警的通知,避免操作上的疏失。

公司內部核銷請款流程

透過設定費用政策,一旦超支了系統可以自動示警,有效避免人為的疏失,從源頭做好管理。

 

由於內帳的重點是讓公司快速掌握花費和收入,並且能夠快速產生報表來了解自己公司的財務狀況。因此,員工有沒有即時報帳也是一個關鍵,如果員工都積到月底才報帳,公司就無法即時檢視公司的現金流。而現行市面上,許多雲端費用管理系統包括 Divvy、Ramp、Brex、COMMEET 等,都有一鍵 (one click) 自動生成報帳單的功能。另一方面,COMMEET 提供的虛擬信用卡功能,讓公司每筆消費資訊被有效轉換成報帳單,不但省掉許多填寫重複資料的程序,提升員工提早報帳的意願,更可以大幅改善報帳拖延的情形。COMMEET 透過提供台灣在地的專業服務,竭誠希望幫助台灣企業贏回更多對現金流的掌握。

公司內部核銷請款流程

企業使用COMMEET 系統的虛擬信用卡消費後,費用資料可自動產生報銷單,不用重複填寫資訊讓報帳流程更簡單快速。

 

結語

對於公司經營者、會計而言,透過制定費用請款管理辦法,有效管理公司帳目、處理好內部款項、保存好發票憑證,即是成功做好財務管理的公司,因為會計和財務,兩者本是一體。過去人工管理的方式,不免讓公司會計人員花很多力氣在為費用申請糾錯,也無法讓公司檢視即時的財務狀況。現在,透過市面上的數位工具,可以將重複性高的檢查交給系統來做,也讓所有費用的可視度提升,無論在現金流的掌握上,或是費用報表的分析上,都可以為公司經營帶來更大的效率。

公司內部請款流程

彙整了每筆費用資料,系統自動生成視覺化報表,讓管理者一目瞭然預估花費 vs 實際花費,清楚掌握公司財務狀況。

本文實用範本免費下載:


同場加映:公司請款常見的 Q & A

  1. 電子發票是否需要列印成紙本報帳?公司是否需要留存紙本發票?
    「“紙本”電子發票」僅為收據證明聯並非正本,因此不需要以紙本形式保留。但此為新制法規規定,會計師與國稅局仍有權要求出示原紙本憑證,具體執行方式建議依照查帳會計師作業方式為主,可參考商業會計法 第40條、稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第21條、稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第24條

文/Phoebe Wang|COMMEET編輯群


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