“為了公司業務需求,被指派到外地開會、參展或是參加教育訓練等等,相信不少人應該都有過這樣的出差經驗,雖然說差旅也可算是旅行的一種型態,但到頭來仍舊是件公差事,而非一般的出遊旅程,因此需要顧慮的其實比想像來的多,像是出差費用的預算限制、出差回來的報支流程等,都必須事先搞清楚,以避免出差回公司後遇上超支自付,或是單據不足而無法報支的悲慘情況。”

差旅費,指的是出差期間因辦理公務而產生的住宿費、膳雜費和交通費等各項費用,而根據財政部指出,營利事業員工出差旅費報支時,應提示詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件,足資證明與營業有關者,憑以認定;其未能提出者,應不予認定。因此,以下將分別針對國內外出差旅費報支的要點及注意事項做整理說明。

國內出差旅費報支要點

出差旅費報支

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1. 住宿費憑證核實認定

應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,准予核實認定。

2. 膳雜費若無超過標準,無須提供外來憑證即准予認定

依據《營利事業所得稅查核準則》第 74 條規定,每人每日享有一定額度的膳雜費(不含住宿)津貼,是不需要提供外來憑證就准予認定的。

‧營利事業之董事長、總經理、經理、廠長每人每日新臺幣 700 元。
‧其他職員,每人每日新臺幣 600 元。

若公司補助員工的總額,超出上列法定的認定標準的部分,將屬於員工的薪資所得,應依《所得稅法》第 89 條第 3 項規定,列單申報該管稽徵機關。

3. 交通費憑證核實認定

‧搭乘國內航線飛機之旅費,應以飛機票票根(或電子機票)及登機證為原始憑證;若不慎遺失以上證明,應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點及票價之證明代之。
‧搭乘輪船旅費,應以船票或輪船公司出具之證明為原始憑證。
‧搭乘火車、計程車及大眾捷運系統之車資,准以出差人之證明為憑證;乘坐高鐵應以車票票根或購票證明為原始憑證。
‧包租計程車應取具車行證明及出差人證明;租賃之包車費則應取得車行之統一發票或收據為憑。
‧駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費,准以出差人之證明為憑。

※若出差期間跨越新、舊標準規定者,依出差日期分別按新、舊標準計算之。

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國外出差旅費報支要點

出差旅費報支

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1. 膳宿雜費依「國外出差旅費報支要點」所定,憑證核實認定

應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,准予核實認定。

營利事業員工國外出差膳宿雜費之日支金額,應比照公務人員國外出差旅費規則所定日支生活費標準(中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表);若營利事業自行訂有宿費檢據核實報銷辦法者,宿費部分准予核實認定外,其膳雜費按上述標準之五成列支。

而營利事業派員赴中國大陸地區出差之膳宿雜費,亦比照公務人員赴中國大陸地區出差旅費規則所定日支生活費標準(中央政府各機關派赴大陸地區、香港及澳門出差人員生活費日支數額表)。

另外,法定生活費日支數額表報支,住宿費占 60% ,膳食費占 30% ,零用費則占10%(包含市區交通車票費、洗衣費、小費及其他與生活有關之各項費用)。若出差第一天在飛機上過夜,以及返國當日,各以生活費日支數額 40% 報支。

2. 交通費憑證核實認定

‧搭乘國際航線飛機之旅費,應以飛機票票根(或電子機票)及登機證與機票購買證明(或旅行業開立代收轉付收據)為原始憑證;若不慎遺失機票票根(或電子機票),應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明代之;遺失登機證者,則得提示足資證明出國事實之護照影本或其他證明文件代之。而報支時,機票費須將其它費用(簽證、手續、團費等)扣除。
‧搭乘輪船旅費,應以船票或輪船公司出具之證明為原始憑證。
‧搭乘火車、計程車及大眾捷運系統之車資,准以出差人之證明為憑證;乘坐高鐵應以車票票根或購票證明為原始憑證。
‧包租計程車應取具車行證明及出差人證明;租賃之包車費則應取得車行之統一發票或收據為憑。
‧駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費,准以出差人之證明為憑。

3. 辦公費憑證核實認定

出差人員出國所產生之手續費(包含護照費、簽證費、結匯手續費及機場服務費等)、保險費、行政費(包含在國外執行公務必要之資料、報名、郵電、翻譯及運費等)、禮品交際及雜費(包含禮品費、交際費、計程車費、租車費)。

※若出差期間跨越新、舊標準規定者,依出差日期分別按新、舊標準計算之。

延伸閱讀:一次搞定「出差管理辦法」同場加映:下載【出差辦法及表單】範本


申請出差旅費報支三大注意事項

出差旅費報支

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1. 差旅應以洽公或拜訪相關業務之客戶為由才可申請報支。

2. 在填寫出差報告書時,須以敘述式詳列每日前往地點、訪洽對象等人、事、時、地、物細項。

3. 出差報告單須詳附一切明細,例如住宿旅館單據、機票存根聯、登機證、交通車資收據或當地發票等相關證明文件;若向旅行社購買機票或代訂飯店行程等,應請旅行社開立代收轉付單據以資證明。


申請國外出差旅費報支注意事項

出差旅費報支

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1. 國外出差天數之計算,以「算頭不算尾」標準法列之,例如 1 月 20 日出差,1 月 27 日返國,出差天數為 7 天。

2. 國外出差報告單上須一併檢附護照影本。

3. 國外出差生活費須註明換算成台幣的方式並附上匯率證明文件,匯率請以出國前兌換匯水單,或以搭飛機出國前一天台灣銀行美元賣出即期匯率為主,同時註明出差城市地點及附上行政院發布之生活費日支數額表


由上述可見,外出一趟差旅並無想像中輕鬆,除了要辦理主要公務,同時還要將途中所有花費單據收好以利後續報支,但報支也不是件簡單的事,不僅要先將單據收齊,再自行一一貼票至報支單上,若發生單據遺失的狀況還可能需要自付其金額,最後呈交上負責的主管單位,前前後後要花上大把的時間,以及繁瑣的過程才能批審報銷好一筆差旅支出費用。因此,建議企業可以選擇使用一站式差旅平台,在平台上無論是住宿、機票還是當地交通等都能一鍵比價和預訂,同時還能在線上將員工每一趟出差的收據留存好,這對於企業和員工往後的差旅費用報銷過程,都更加省時又省力!

文/WeiTing|COMMEET編輯群


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【出差篇】如何有效管理和核銷出差單據?公司人資、財務必看! - NexTrek部落格 專題企劃 · 2021.06.10 at 11:01

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