年末時大家費心編列的年度預算,如何讓預想 100% 實現呢?年度計畫幫助團隊取得共識,朝同樣的企業願景努力,所以在規劃的過程中,應該讓內部有充分的溝通,才能獲得一份大家都認同的年度計畫。下面會介紹 3 個擬定策略及編列預算的方法,再搭配數位工具的應用,讓年度計畫表從策劃到執行輕鬆上手。

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年度計畫使用 5 步驟:財務預測、執行預算與 ROI 分析

COMMEET 幫助企業把年度計畫轉為行動,全面管控預算

(Photo Source:Shutterstock)

每個企業都有自己的夢想藍圖,而年度計畫表的功能,就是確保公司的營運是朝著正確的方向前進,所以這邊介紹年度計畫的使用方式,從規劃到成果分析 5 步驟,讓年度計畫表不再只是一張紙,而是指引方向的地圖。

1. 訂定企業願景

確定公司願景並設定營收目標,讓同仁有共同的努力方向。

2. 擬定年度計畫與目標

基於企業願景並考慮到可能發生的內外部因素,制定出企業長期及短期的目標,用OKR、KPI等方式將發展願景具體化。(下載OKR範例表格

3. 提出策略及年度預算編列

由各部門提出達成目標的策略與方法,列出執行的預算明細,最終與財務協作彙整資料,製作公司資產負債表、綜合損益表等財務報表,讓公司內部充分地溝通,有一致的年度預算及計畫表。

4. 調整與執行預算

各部門實施策略並管控預算使用量,同時根據實際情況調整計畫,避免資源配置浪費或策略失衡。

5. 成果分析 ROI

計算成果的 ROI 並分析預想與實際執行之間的落差,以作為下次計畫的分析參考資訊。

 

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市場的變化瞬息萬千,計劃常常趕不上變化,所以在規劃時也要留有調整的空間,要根據實際執行狀況隨時調整。下面就提供 3 種方法,幫助企業規劃出保有彈性空間又策略精確的年度計畫表。(延伸閱讀:新創必備|利用年度預算表盤點瑣碎的費用(免費下載範本)

3 種方法訂定營收目標&編列預算

用 COMMEET 規劃年度預算,高效又方便數據分析

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常見的編列預算模式有 2 種:由上而下 (Top-Down) 或由下而上 (Bottom-Up) 的企劃,而第 3 種方式則結合兩者的優點,雖規劃程序較長,但更能凝聚團隊,籌劃出既緊抓公司藍圖又符合實際市場狀況的年度計畫。

  • 上對下:依循歷史數據策略有根據

若有足夠的歷史資料,可將公司近三年的年複合成長率 (CAGR) 作為成長倍數,並根據公司願景、策略目標、挑戰任務、優先順序調整每月或每季的營收目標。

由公司高層策劃,更能與公司核心的目標相呼應,但缺點就是沒有基層執行人員的參與,團體內可能沒有充分的溝通以達成共識。

  • 下對上:策略更精準且貼近市場狀況

請營運部門進行策劃,結合各種市場情境,給予樂觀版、一般版及悲觀版3種版本的營收目標及策略。

營運部門最瞭解市場與產品,會考慮到更多市場因素,但同時也會顧慮執行的可能性,設定的目標較精準也較保守,可能無法達到企業期望的營運目標。

  • 上下有共識:凝聚團隊執行更順利

由管理高層先提出公司大方向,定調年度的營運目標,再交由營運部門擬定策略細節,最後再檢視並核准最終版本。這個方法既能緊抓企業的目標走,還能考慮到執行層面及市場狀況,讓公司上下都認同計畫,讓團隊朝相同的目標努力。

 

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訂定年度計畫後,應時時拿出計畫表檢核成果,可固定每月或每季檢討一次,確認沒有偏離公司策略,若有數位工具的幫助,能更快速地陳列各個預算的使用狀況,能讓檢核的流程更快速且清楚。(延伸閱讀:如何預算編列?新創必備的7個觀念,善用數位工具高效管理財務

COMMEET 落實預算執行,計算結案 ROI

費用整合解決方案_Excel 紙本報銷輕鬆升級 提升67%報銷效率

COMMEET 雲端費用管理系統掌握企業全面的金流狀況,能以部門、專案或費用科目為單位進行管理,掌控預算使用狀況、分析 ROI 與績效。

跨部門預算管理,專案及全公司的費用掌控

當有跨部門的專案或是全公司的福利項目,如策展活動、員工健檢經費、旅遊補助等等。COMMEET 的系統可建立獨立於部門之外的預算,讓跨部門方便管控專案經費,報銷時也能自動分攤金額。

以策展活動為例,行銷、業務等不同部門可以隨時查看專案的經費使用量,結案後可以快速計算出 ROI,以做後續的檢討與改善。

自訂報銷流程及追蹤金流

建立費用科目的報銷流程後,系統就會幫助員工按規定走,自動通知及走簽核流程。

舉例來說:與員工福利相關的報銷需特別通知人資,但員工常常忘記導致簽核流程錯誤,但有了費用報銷系統,省去員工拿著紙本到處找人簽名的時間,自動化的流程也減少報銷的錯誤率。

定期定額數位企業卡,預算不超支

系統化的費用管理,可以隨時查看預算的報銷量,以員工健檢福利為例,人資可查看年底時的福利報銷狀況,提醒同仁善用這項福利。

若使用 COMMEET 的數位企業卡功能,還可以限定額度、期效與使用次數,例如購買的每月收費雲端工具時,只要設定一張定期定額的虛擬卡就讓預算絕對不超支,財務也能輕鬆掌握企業有多少定期支出。(延伸閱讀:提高利潤的秘訣!企業管理者必看的成本控制方法


計畫常伴隨著變化,當面臨調整的需求時,有個方便檢視各部門、各專案的費用管理系統會讓企業事半功倍,在大數據的時代,如何儲存與分析數據是所有企業的課題,一個好上手的雲端管理工具,讓執行更高效,未來規劃時更便於查找歷史數據。

免費懶人包 👉年度預算表範本下載

文/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

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