OCR 自動辨識憑證，財務數位轉型降低 40% 錯誤率
在數位時代下，許多企業已邁入數位轉型之路，積極尋求創新工具來提升工作效率、降低營運成本。當中，透過光學字符識別（OCR）偵測數位憑證裡的資訊，正成為財務人員不可或缺的重要工具之一。這篇文章將為大家介紹會計憑證，以及將憑證數位化的優勢。
文章目錄
會計憑證是什麼？原來這 2 種文件缺一不可！
會計憑證是用來紀錄會計交易的證明文件，通常由會計師或會計部門根據交易證明製作。這些文件的目的在於確保交易的準確性、完整性和可信度，同時提供可靠的依據進行後續的審計和其他財務分析。
根據《商業會計法》會計憑證包括「原始憑證」和「記帳憑證」
- 原始憑證：交易發生時的原始文件，如收據、發票和付款單據，內容紀錄著交易日期、對象和金額。
- 記帳憑證：也被稱為會計傳票，是在交易發生後，以會計分錄的方式填寫相關的會計科目及金額。
-
-
在會計處理過程中，原始憑證和記帳憑證都是必要的文件。這兩種憑證能讓我們了解交易的內容，同時確保交易在會計處理中的準確性。此外，它們還有助建立交易記錄，以便後續追蹤使用。
為何要使用數位憑證？3 大優點一次看！
（Photo Source：Shutterstock）
根據一項研究顯示，超過 67％ 的員工認為他們不斷重複進行相同的任務，平均每週約浪費 4.5 小時在他們認為可以自動化的任務上。這個痛點特別是在財務作業流程中最為明顯，因為財務作業往往需要大量手動輸入資料和重複性的文書工作。在這個強調效率的時代，企業已開始導入數位工具，將部分流程自動化以提升作業的效率，同時節省人力時間成本。以下將以數位憑證為例，為大家整理出導入數位工具的好處：（延伸閱讀：2023 中小企業數位轉型：雲端工具重建財務管理流程）
1.節省人力時間成本、減少錯誤率
即使現在可以透過雲端協作軟體協助整理憑證資訊，但在處理會計憑證時，仍需手動將憑證中的資訊逐一輸入至電腦文件中，除了耗費大量的人力時間成本，重複性高的工作也容易產生登打錯誤的情況。
根據研究顯示，當手動將數據輸入至簡單的電子表格和文件時，人為錯誤率介於 18％ – 40% 之間，而在更複雜的表格中，錯誤率將會更高。透過 OCR 光學字符辨識技術，只需要上傳憑證，即可將其中的資訊轉換為可編輯的文件，方便後續編輯使用。這種人機協作的方式有助於提高作業效率，同時降低錯誤率。
2.解決憑證數量太多難以找尋的問題
根據《商業會計法》的規定，會計憑證至少需要保存五年，而各項會計帳簿及財務報表則需至少保存十年。若按照法規要求將憑證保存五年，隨著時間的累積，憑證的數量將會相當可觀，導致在需要檢索特定憑證時，會因為數量太多而難以找尋。
然而，將憑證數位化並藉由 OCR 技術進行資料辨識和提取，將內容儲存於雲端和電腦系統中，能大幅提升查找憑證的效率。數位憑證可以透過關鍵字或憑證的屬性篩選，便於快速搜尋和管理憑證。
依商業會計法第四十條規定，只要能清楚且完整地保存憑證，各種類型的憑證都能以電子方式儲存，無需提交紙本。當中的電子形式包括：手機截圖、JPG、PDF 等。這項規定的實施有助於推動數位化並減少紙本文件的使用，提供更便利和高效的憑證保存方式。
3.協助分類費用科目
每一筆費用在報銷時都有相對應的費用歸屬，然而費用科目實際上又能細分為多種類型，再加上每項科目可報銷的細項規定皆不同，這將增加財務人員處理費用的複雜度。若將憑證數位化，就能透過憑證的關鍵字和屬性分類，減少財務分類和處理資料的時間。
以下為常見的費用科目：
- 差旅費：車資、油資、住宿費用
- 廣告費：行銷費用、印製海報的費用
- 交際費：贈送給客戶的禮品、請客戶吃飯的費用
- 職工福利：部門福利金、健檢補助金
-
-
綜合上述，數位憑證的興起反映了現代企業對於效率和便利性的追求。透過數位化憑證，不僅簡化了憑證管理的流程，同時也解決因憑證太多難以查找等問題，進而提升企業營運的效率。
COMMEET 智能辨識憑證，偵測風險自動示警
（Photo Source：COMMEET）
步驟 1：上傳發票
員工完成消費後，只需上傳待報銷的發票，系統將自動辨識發票中的資訊，包括發票號碼、買賣方統編、銷售額和稅額等，並直接帶入至報銷表格中。這樣就不需要手動逐一填寫，既準確又節省時間。COMMEET 目前支援辨識多種類型的發票，包括電子發票、收銀二聯式發票、三聯式收銀機統一發票和交通憑證等。
步驟 2：審核發票
系統會自動查核憑證中的資訊，如果發票上未包括公司的統編、統編錯誤、開立日期為假日，或是存在連號等問題，將會在財務審核時發出提醒。這樣一來，財務就無需逐一檢查每個細項，同時也能確保費用的合理性。
步驟 3：憑證管理
報銷完成後，系統會將憑證以報表形式呈現，方便財務部門進行管理。此外，可根據企業的需求自行匯出進項稅額的申報文件，並在關貿系統進行營業稅額申報；或是企業有 ERP 串接的需求，也能將憑證串接至會計系統中，以便進行後續的營所稅申報工作。
總結來說，COMMEET 的費用報銷功能透過運用 OCR 技術，協助辨識發票裡的資訊並帶入至報銷表單中，同時自動偵測發票內容是否存在風險，節省財務查核費用的時間、提升報銷流程的準確性。（延伸閱讀：OCR 是什麼？將圖片轉為文字，降低人工登打錯誤率）
在現今時代，許多企業已經開始運用數位轉型工具來優化其作業流程，以解決效率低下的問題。儘管導入數位工具可能需要一些成本，但如果能善用這些資源，未來將能夠為企業節省大筆支出。COMMEET 智能費用管理系統針對不同規模的企業，提供合適的費用管理方案。若有興趣了解更多功能，歡迎聯繫我們，將有專人為您服務。
文／Vicky Yu｜COMMEET編輯群
0 Comments