根據 VISA 全球調查,92% 的地區領先企業無法取得即時相關數據,以了解現金流情形。而近年隨著數位科技的發展,企業金流支出管理已有新的突破。本文將根據現在企業所遇到的問題,與對應的相關解決方案,做一個整體的介紹,讓企業了解如何在落實費用政策上,與現金流即時數據取得上,擁有更高的掌握度,並以對員工、主管更友善的方式進行公司管理,最終為企業創造更多價值。

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一次釐清支出、費用、與成本的差別

在進入支出管理之前,我們先解釋一下支出與費用、成本的區別,若大家已有此概念,建議可以直接進入下一個標題《企業員工、主管遇到的支出管理問題》

企業的任何開支項目,根據財政部台北市國稅局的定義,可簡單以二分法區分為:『營業費用』『營業成本』,詳細的定義如下:

營業費用(Operating expenses, 一般稱 Opex):與企業營業收入(生產、銷售公司的產品和服務)無直接相關的支出,也稱為間接成本。營業費用可理解為,無論營收增加或減少,企業都會產生的費用,例如:不動產租金、員工薪資、廣告行銷、旅費 / 交通費、交際費等許多支出項目。

營業成本(Cost of Revenue):與企業營業收入有直接相關的支出,也可以稱為直接成本,例如:製造成本、原料成本、勞務成本等項目。

『支出』則是指花費出去的金額,因此接下來本文所提及的支出即是按照此一概念發展。

現今企業員工、主管、財會遇到的支出管理問題

現今企業確實在硬體科技配備上做了提升,舉凡公司每人都配有一台電腦、會議室有投影設備、視訊會議機。然而,在管理公司內部流程上,仍然以紙本、人工的方式在進行操作,而其中所帶來的不便利,可以普遍在台灣的企業內看到,而其中以員工主管財務人員這三個角色最為有感。

企業員工:不熟規定,在報銷時才發現不符公司政策,累積到月底才報帳
支出和費用的差別

(Photo source:Shutterstock)

多數員工可能久久申請一次款項,對公司的聚餐費、交通費等各項支出政策也不熟悉,因此過程中可能一再來回詢問,花費了會計不少一一解答的時間。比較麻煩的是,無論是哪家公司都會遇到沒打統編的收據、金額填錯、不符合公司報銷政策等問題。這時無論是要重新向店家取得新的收據,或是超過上限的金額要由員工自行貼補,都會增加員工在工作時的摩擦。

另一方面,公司員工拖到最後一天才報帳是常有的事,而會拖到最後一刻才做的原因,一來是與工作績效相比,報帳較為枝微末節。二來是要跑的流程非常繁雜,譬如要整理相關單據憑證、重複填寫資訊、計算金額、跑簽核、緊盯簽核進度等,導致員工常常累積到月底,才一次性的進行報帳,如此一來累積了一個月的費用款項,很可能需要花一整個下午才能完成整個流程,對員工來說,確實造成不小的心理負擔。

企業主管:費用支出是否超過部門預算?重複申報?
支出管理

(Photo source:Shutterstock)

在前年就制定好的預算規劃,卻不小心在快接近年中時超支了,除了要進行超標原因分析之外,還要花額外的時間向上進行差異說明,而超支的原因,可能是有些支出重複報銷了。另一方面,業務單位要報銷的費用項目多元,業務主管也難以一一核對每筆金額是否合規,因此主管一般基於對員工的信任,簽核時都採取『盲簽』的方式,如果沒有系統幫忙做第一步檢查,常常報支申請到了會計那端,才會被揪出錯誤來,造成要重新更正申請,並重新再跑一次上述動作。

財務人員:需重複檢查支出憑證是否合規,溝通不合理之處
支出管理稽核

(Photo source:Shutterstock)

身為企業報銷的最後一個階段,財會人員不可避免的成為核實的把關者,無論是要鑑別支出憑證是否合法、有沒有少填統一編號,或是金額有沒有超過公司政策範圍,企業財會都要花費大量時間進行人工檢查。然而,近幾年企業在新產品、新技術、新市場變化越來越快的趨勢之下,為了避免不被淘汰,需要打造高效的運營模式,而這個重責大任,包括營收成長、健全財務體質、內部運營流程優化 / 數位化,都將落在財務部門身上 —— 因此,企業更需迫切的思考,該如何將財務人員從大量人工檢查的作業時間中解放出來,以協助企業進行財務轉型。

企業支出有效被管理的秘訣

虛擬信用卡

企業使用 COMMEET 系統的虛擬信用卡消費後,在支出前可做到費用管控、支出後自動產生報銷單,讓報帳流程更簡單快速。

歸納以上,現今企業在進行支出管理時,有機會透過數位化工具減少人力耗費、專注價值創造,並保有數據資料。另一方面,也需要透過工具,提供企業管理者即時、可視化的數據,以做出快速的決策。

那麼,數位工具是如何具體實踐這些管理目標的呢?

秘訣一|以企業虛擬信用卡,在支出前做好費用管控

當員工對於政策不熟悉時,一旦不小心報帳超過公司政策上限,虛擬卡也可以透過預先設置消費業種、時間、金額,將不合規的費用款項排除,讓以往需要靠人工交叉比對帳簿和餘款的工作,交由數位工具來執行。

秘訣二|自動化報帳流程,提升現金流掌握度

由於虛擬信用卡可與數位工具系統串接,讓每筆刷卡消費資訊可以被即時、有效的轉換成企業的報帳單,不但省掉許多填寫重複資料的程序,也提升員工提早報帳的意願,而即時報帳也讓現金流可以更透明的被掌握。

秘訣三| 整合破碎開支,作為預算編列、優化基礎

不只免去人工一筆一筆手填報帳申請的麻煩,透過虛擬信用卡和數位工具的管理,這些資料可在後台即時被檢視,並作為後續編列、優化預算的應用。數位系統可以產出清晰、可視化的圖表,協助企業提升預算管理效率、成功優化預算,並有效節省成本。

秘訣四| 讓系統來做好異常費用示警、簽核提醒等流程管理

透過系統政策、虛擬信用卡設定,協助企業即時偵測異常花費,並發出通知。任何的流程簽核,不再需要人工提醒,財務也不需一再叮嚀員工報帳,讓系統做好流程管理的工作,為企業增加整體工作效率。

開支管理系統的 5 個優點

支出管理

購買辦公室文具,或是訂高鐵,都可刷企業虛擬信用卡,員工不需再代墊款項,並可隨時隨地透過手機簽核報帳。(Photo source:Shutterstock)

在了解數位支出管理工具的運作方式之後,我們確實可以看到許多細節經由系統的幫忙,人力的耗費能夠達到解放,那麼對於企業管理來看,還有哪些在應用上的好處呢?

1.隨時隨地都可簽核,方便遠距管理

無論是透過網頁、手機 App,企業登入雲端化的系統,隨時隨地可以開啟報銷流程。即使人不在辦公室,簽核不必再受空間限制,點開 App 即可享受數位化快速簽核的便捷性與效率。

2.員工免代墊,費用不怕拖欠

無論是員工聚餐、購買辦公室文具,或是訂高鐵,都可以刷企業虛擬信用卡。透過線上發送虛擬卡號,破除實體信用卡的限制,可同時發卡給不同員工。員工不需再代墊款項,企業也無需建立一套請領員工代墊款的流程,更讓費用拖欠變成不可能,大大提升員工工作滿意度。

3.減少人工的非預期風險

透過虛擬信用卡的支出政策設定,讓預期外的花費不再發生。同時,系統還可自動化做到費用核對並示警,讓以往需要人工一個一個檢查的繁瑣細節,交給數位工具來防呆。

4.有效減少 60% 紙張浪費

透過線上系統管理採購、報銷流程,讓愛地球不再是口號,工作日常即可實現節能降碳排。

5.可靈活調整開支政策

虛擬信用卡可適情況調整企業專屬的開支政策,透過預先設置消費業種、時間、金額,將不合規的費用款項通通排除。

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文/Phoebe Wang|COMMEET 編輯群


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