面對全球變種病毒的持續發威,台灣於 5/11 新增兩例不明感染源的病例之後,社區感染鏈儼然形成,疫情指揮中心在當天將疫情警戒等級升至第二級,也宣布台灣恐隨時進入第三級警戒。面對前所未有的疫情高度,企業該如何應對危機?

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一、召開業務連續性計劃(BCP)會議

居家辦公在 2020 年疫情爆發後,企業應已針對疫情擬定過業務連續性計劃,來維持公司營運的正常運作。這次面對疫情緊急的暴衝,可就 2 個重點進行 BCP 會議快速應對,分為:首要、次要, 2 個層次。

首要,對付最緊急的部分

【內部防疫管理】由於疫情的擴大,企業應確實掌握員工的健康狀態、並落實防疫管理。8 個防疫重點如下:

  1. 在公司全程配戴口罩
  2. 落實個人健康管理,上班前在家裡或抵達公司門口時請測量體溫,勤洗手、酒精消毒
  3. 盡量減少出入人潮聚集場所,外出盡可能正確配戴口罩,若無配戴口罩請保持適當之社交距離
  4. 盡量避免參加集會或社交活動(尤其是展覽會、體育競賽、演唱會等會近距離接觸之活動),若有參加之必要,對於活動內容請審慎評估,並對與會者資訊、活動場所條件等可能風險程度有充分了解,並進行適當之保護措施
  5. 盡量避免接觸近日自國外返國之親友,尤其在居家檢疫、居家隔離、自主健康管理期間之親友
  6. 衛福部有出【社交距離App】 (無須註冊、透過藍芽識別碼追蹤足跡),可前往 App StoreGoogle Play 免費下載確認足跡風險
  7. 外部廠商、客戶之約訪、會議請盡量以遠距視訊或電話會議為主,若有必要實地出差,請落實配戴口罩、量測體溫、手部酒精消毒等,做好員工出差數位化管理
  8. 若有身體不適或疑似或確診情形,請儘速通報直屬主管或公司,以及疫情通報專線(1922)

    【外部運營應對】企業除了迅速回應防疫管理之外,仍可藉著環境的變化,統整出疫情帶給企業什麼影響,公司在供應端、同業競爭、產品利基、稅務策略等等,各有有什麼樣的轉機和危機?舉例來說,當你的同業因著疫情開始祭出大折扣,企業該如何應對?又或者供應鏈可能因此有短缺,企業該如合確保用料無虞?

    次要,顧及重要關係人的需要

    在安頓好內部之後必須擴及更廣的面向,思考企業的現有訂單、客戶、投資人、社會、環境的需要,舉凡從如何順利將產品運往疫區?如何向投資人溝通?企業如何掌握這波翻轉契機?為重要關係人帶來和疫情前一致的信任感和安定感,不僅可以穩固對方對企業的信心,也是企業在彎道中,能夠拉開與同業之間差異的重要一環。

    二、建立遠端工作機制

    遠端工作一旦疫情進入第三級警戒,企業應把任何可能的接觸降到最低。除了落實上述的公司防疫健康管理之外,根據指揮中心公布的「企業因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情持續營運指引」,企業應開始演練「分流上班」的機制,讓部分員工居家辦公、部分員工仍留在辦公室。在這裡特別提醒,第三級警戒雖然提到室內不可有 5 人以上聚集,但疫情總指揮陳時中解釋,在這指的是聚會,而非上班工作,故分流辦公是不受影響的。

    因此,企業開始分流辦公,應確保以下 5 點可以順利執行:

    1. 確保人力分流、相互支援

    由於無法得知未來的疫情走向,故每個部門內的員工可能會需要分流進公司上班,以確保企業運作的效率;或是進行必要職能的交叉培訓,以便關鍵成員請假時得以維持運作。

    2. 企業資料數位、雲端化

    因應居家辦公的需求,企業在 2020 年都面臨了數位轉型的十字路口。值得注意的是,除了企業資料雲端化之外,高層賴以做決策的數據系統是不是已經數位化?公司資料資安的保護是否完善?

    3. 在家工作也要有出勤紀錄

    根據勞基法第四章,雇主應保存勞工的出勤紀錄五年。因此,即使是居家辦公,人資也需確保員工都有紀錄工作時間。遠端上班的期間,人資可以跟員工約定使用電子郵件、遠端打卡、表單填寫、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄工具。

    4. 主管和員工保持暢通的聯繫

    無論是透過線上溝通、協作軟體,例如:Slack、Trello 等,或是視訊會議軟體 Zoom、Teams,由於遠端工作不如在辦公室,效率在上路的初期往往會大打折扣,因此為了有順暢的工作節奏,公司需先約定好內部使用的線上會議軟體,並確保會議進行前軟硬體都可以順利使用。另外,如果一切線上的工具都停擺時,員工的手機也要保持隨時開機,避免找不到人。(延伸閱讀:居家辦公期間如何建立訊息溝通分級策略?

    5. 工作進度的回報

    公司應與員工約定工作進度回報方式,例如:記載居家辦公工作日誌,並透過勞雇雙方約定方式回報。(延伸閱讀:【居家辦公管理指南】做對這4件事,員工遠端辦公也能高效率

    同場加映:居家辦公期間【勞資 Q&A】一次看

    居家辦公Q1. 居家辦公期間加班、休息、給薪怎麼算?

    無論是加班、休息時數、給薪,遠端工作都應該與在公司辦公相同。值得注意的是,企業也不能因為遠端工作而任意減少員工的薪資,即使是包含在工資內的交通津貼,也不能因在家辦公而減免。但另一種補貼性質的車馬費,則是透過收據報銷。

    Q2. 員工在家中或遠距辦公下班後,經雇主交辦工作,可否申請加班?

    員工正常工作時間結束後,因工作需要接獲雇主要求延長工作時間時,於完成工作後,應將結束時間回報雇主,雇主應記載交付工作之起迄時間並給付加班費。

    Q3. 遠端工作也屬於勞保保障的範圍嗎?

    是的,如果員工在遠端工作期間,因為工作而受傷,依然受勞保保障。只是,根據《職業安全衛生法》條文中並沒有詳細說明在家工作期間受傷的情境,為避免中間的模糊爭議,企業應讓員工了解此一情形,且為員工做好必要的保護措施。

    Q4. 居家辦公期間,請「防疫隔離假」,有薪水嗎?

    若因公司指派員工前往特定疫區工作,而請防疫隔離假,由於公司已可預見員工返臺後將被實施「居家檢疫」或「居家隔離」,無法出勤,其不能提供勞務,已屬於可歸責公司方之事由,因此,公司仍應照給員工接受檢疫或隔離期間之工資。

    但若是非公務因素,需要請防疫隔離假,不強制雇主給薪。不過,如果未違反隔離檢疫相關規定,可申請防疫補償金,每日補助1,000 元。

    對於給予員工「防疫隔離假」的企業,給付員工請假期間的薪資,可以乘以兩倍,自申報當年度所得稅的所得額中扣除,換句話說是可以加倍抵稅。

    Q5. 員工前往接種COVID-19疫苗後,可否請「疫苗接種假」?

    中央流行疫情指揮中心110年5月5日宣布,自該日起實施疫苗接種假。勞工前往接種疫苗,以及為避免接種發生不良反應,自接種之日起至接種次日24時止,得申請疫苗接種假,請假時檢附疫苗接種紀錄卡即可,無需就診或其他證明。

     

    資料來源:勞動局

    文/Phoebe Wang|COMMEET編輯群


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