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根據環球旅訊指出,普遍企業依然使用過於「基本」的方式來管理出差成本,22 % 的企業使用雲端表單或是 excel 紀錄出差費用,而每一個出差的人從預訂差旅行程到回國報銷的整趟差旅處理流程平均需要花費 13.6 個小時來完成,且每一個環節都是由人工來操作。一層又一層的關卡讓差旅變得相當複雜,不僅讓員工工作效率下降超過 40 %,也讓企業增加許多直接和間接成本,COMMEET 差旅及費用管理平台結合管理與效率,一站式的服務不僅讓員工一次性的完成差旅相關程序,讓企業更有效的控管差旅費用。

文章目錄

一站式差旅平台,幫您達到省時 X 方便 X 效率 X 管理

差旅平台

(Photo Source:COMMEET)

根據 Ctrip & 美國運通 資料統計,差旅是企業第二大可控管之成本,在疫情衝擊之下差旅的成本更應嚴格控管,超出公司預算、人工管理出錯、報銷耗時久是企業出差常見的問題,COMMEET 差旅及費用管理平台看準企業的痛點,將出差時的必要流程,從訂購機票飯店、即時比價、差旅單簽核、財務對帳、員工報銷、請款、報表管理…等程序,無論是國內外的行程都能在一站式的 COMMEET 差旅與費用管理系統上完成。

COMMEET 有什麼特色?

差旅計程車

(Photo Source:COMMEET)

提到出差,大家最先想到的一定是出國或是外派,但平常拜訪客戶、參加研討會、到訪分公司等等,也算是國內出差的一種,COMMEET 差旅及費用管理系統整合了國內出差最主要交通花費:計程車、高鐵及油資補貼我們結合台灣大車隊企業簽單系統,讓員工搭乘計程車時不需再向司機索取收據回公司報帳,只需要在台灣大車隊 APP 上選擇企業簽單的方式付款,使用掃描 QR code 後即付款成功,「免代墊」、「支付快」、「免報銷」員工使用起來更便利,抗疫期間也能輕鬆追蹤足跡,了解是否有到過疫情熱區,企業端能選擇月結或儲值來支付員工的出差交通費用。

而當企業員工使用 COMMEET 訂購高鐵票時,可以申請企業虛擬信用卡,並使用此組信用卡卡號進行刷卡付款,卡片的卡號、到期日卡片驗證碼( CVC )及額度都為一次性使用,費用由企業直接付款,員工可以省去代墊的麻煩。

停車費、過路費、汽油補助費或因應工作性質而需私車公用..等出差行程中產生的額外費用,根據不同產業和公司的規定,都會設有油資補貼給出差同仁,分為實報實銷和定期定額給付兩種補貼方式,前者為同仁收集相關單據後回公司​,依據台灣中油公告的平均油價去計算補助油資(油價*拜訪里程數)​,此時同仁能使用 COMMEET 系統統整單據,管理部門也能一次性的計算總額和支出,後者則為簡單化的公司政策,將補貼納入薪水一同匯款給同仁。(延伸閱讀:公司管理、人資、財務必看!一次搞定「出差管理辦法」同場加映:下載【出差辦法及表單】範本

省時 X 方便 X 效率 X 管理

主管一次收到好幾張出差申請單,一張又一張的審核,您的企業還在這樣做嗎?COMMEET 只需要一位人員就可以幫所有同行出差同仁代訂行程,將全體員工的效率大大提升,而當企業導入 COMMEET 後,員工出差時只需要打開網頁就能完成所有程序,不用去多個平台比價、行程都在平台內輕鬆找到登機證和飯店入住憑證、資料全面數據化,只需要用肉眼即能對帳,更能依照出差同仁的喜好快速選擇航空公司

COMMEET 協助企業,落實預算管理 

差旅預算管理

(Photo Source:COMMEET)

COMMEET  提供多家知名旅遊集團供應商機票開票資源,如:雄獅旅遊、東南旅遊、山富旅遊等開票中心,查詢機票票價時可即時比較,並即時下單,避免時間差造成價格上漲,出差同仁在預定飯店時也能看到公司差旅政策設定,確認符合預算後可即時下訂。

過去企業在差旅上採誠信制,員工自行訂購機票和飯店,自行提交收據後報帳核銷,企業不易控管成本也容易產生超支的狀況,為解決差旅的核心問題,企業可以在 COMMEET 差旅及費用管理平台上的「差旅政策設定」設定好公司對於各項目的預算上限,包含:預定前置日(讓員工提早申請、預定)、不同職等人員可訂購的機票艙等、針對不同國家不同預算設定每房每晚的金額上限 、常用的出差地點(國外總公司、分公司、合作夥伴之公司….等等)

一鍵完成所有報帳,提升員工工作效率

差旅報銷

(Photo Source:COMMEET)

根據 Lola 差旅調查 指出 44 %的受訪者表示在整理收據和完成費用報告上需要花費大量的時間,由此可見,「報帳」對於出差人員來說是件相當麻煩的事情。出差人員在 COMMEET 站上完成訂購後,所有相關行程將同步歸納至相對應的差旅單中,差旅歸來後不需黏貼單據,便可以一鍵送出報銷申請,大幅降低耗費工時與出錯率。

出差時不單單是機票和飯店訂購的費用,拜訪客戶時需要送禮、非母語國家而產生的翻譯人員費用、根據不同機場需要繳交的離境費及機場服務費、護照費、簽證費、交際費….等等無法預先知道的費用皆有可能會在差旅中產生,此時需要員工先行代墊,回來後進行報銷,一趟出差所產生的單據可能數十張之多,若是沒留存好,回國後也很難認定是否有此筆費用的支出,導入 COMMEET 差旅及費用管理平台後,出差人員只要有網路,隨時隨地都能上傳單據,企業也能知道出差所花費的開支


「 Your Success, Our Commitment.」— COMMEET 差旅與費用管理系統 ,秉持著這個核心宗旨,為企業控管預算,為員工節省時間提升效率,為企業落實管理,幫助企業員工帶來更好的工作體驗以及發揮威最大價值Help you make the most of your business!

文/keren|COMMEET編輯群


1 Comment

大陸商務旅行支出將在 2016 年超越美國!而商務旅行市場有什麼可以玩? · 2021.08.16 at 16:02

[…] 差旅市場份額未來將持續擴大,COMMEET 差旅及費用管理系統誕生的目的,其實就是為了解決商務旅行者在差旅上會面臨的困擾,而良好的系統管理,可以為企業降低 10 – 20% 的差旅成本,COMMEET 輕鬆整合差旅申請、預定、費用報支與預算管理,透過數據整合提高效率,讓出差輕鬆簡單,不再成為負擔。(延伸閱讀:每次出差總要先墊錢,再貼票報帳好麻煩?一站式差旅平台正是你的救星!) […]

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