財務轉型也可以降低企業稅務風險？憑證無紙化與稅務查核重點整理

財務轉型現今已不再是選擇，而是企業提升競爭力的關鍵之一。過去，企業在請款與報銷流程上仰賴大量的紙本作業，不僅效率低落，也容易產生錯誤與風險。隨著數位轉型浪潮的推進，加上政府對企業財務合規的要求日益嚴格，企業勢必得尋求更精確、高效且符合法規的財務管理模式，以降低作業負擔、減少風險，並提高企業競爭力。
接下來將分享如何透過流程數位化與無紙化發展，優化財務資源配置，並分析營業稅與營利事業所得稅查稅重點，以及如何透過憑證電子化管理及 OCR 技術，精準提升稅務申報效率，大幅減少人工錯誤，確保企業合規經營。

一、企業請款流程的數位轉型：從傳統紙本到智能管理

企業財務管理的核心在於請款與報銷流程，而傳統的請款流程往往涉及繁瑣的紙本作業，包括申請人需填寫紙本表單、主管簽核、財會審核與人工輸入系統等步驟。這種方式除了增加企業行政成本外，也大幅降低了作業效率，更容易因手動輸入錯誤、文件遺失或流程延誤，導致財務管理上的風險。

1. 傳統請款流程的挑戰

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以傳統的報銷流程為例，員工需要將發票、憑證與請款單據手寫填單，然後交由主管審核，審核完成後再轉交財會部門進行複核與記帳，最後安排匯款與稅務申報。然而，這樣的作業方式存在諸多問題，包括請款文件時常遺漏（忘記繳交發票或憑證）、報銷資訊填寫錯誤（忘記打統編、統編打錯…等）、審核層級不清（不同金額簽核層級不同），甚至會因為缺乏即時監管而發生報銷濫用或重複請款的情況。此外，人工管理紙本發票與憑證也使財會人員負擔加重，特別是在每月稅務申報與會計對帳時，總是耗費大量時間整理資料，甚至在國稅局調閱發票時，還需額外花費時間查找、影印或補件，進一步影響財務管理的效率與準確性。

2. 數位輔助請款流程的優勢

相較於傳統作業，數位化的請款與報銷系統可大幅簡化流程，透過電子填單、OCR 影像辨識技術及智能審核機制，企業得以全面提升財務管理效能。舉例來說，員工可直接在手機或電腦上，直接透過系統提交請款單據，系統可自動辨識發票上的交易資訊，如統一編號、金額、稅額等，同步驗證數據的正確性，減少人工輸入錯誤的風險。同時，數位化系統亦能透過 AI 智能分析，自動審視並且提醒企業是否有重複報銷或異常支出，讓財會人員能夠迅速掌握整體財務狀況。

當請款流程轉為數位化後，不僅能減少行政作業時間，更可確保企業內部控管的彈性。例如：企業可透過系統自動設定不同層級的簽核權限，當請款金額超過一定門檻時，系統將自動觸發主管審核程序，避免過度報銷的風險。此外，財會部門也可透過 API 串接企業 ERP 系統，使請款資訊自動匯入財務帳冊，省去手動 key-in 作業，減少人為錯誤，加速報銷與付款流程。

二、稅務查核趨勢與憑證數位化是否可行？

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近年來，國稅局對企業財務查核的標準日趨嚴格，並透過數位技術強化監管能力，政府之間資訊相互共享，會透過不同的資料來源相互勾稽比對，來驗證企業交易是否如實。

1. 營利事業所得稅查核要點

根據營利事業所得稅結算申報書面審核案件抽查要點第四條，有下列其情形者，優先列入抽查：

• 課稅年度及課稅年度之前二年度內經查獲逃漏所得稅情節重大者
• 已連續四年書面審核核定，尚未經抽查者
• 使用虛設行號或偽造、變造之統一發票申報扣抵營業稅者
• 經書面審核發現申報異常或涉嫌違章情節重大者
• 涉有關係企業受控交易情事者
• 其他經財政部或稽徵機關首長指定應予抽查者

2. 營業稅查核要點

• 進項稅額異常：進項與銷項金額差異過大，可能觸發查核。
• 短漏開發票：國稅局會比對信用卡刷卡資料、第三方支付 (如藍新、綠界) 及銀行金流通報，若發現銷售收入與發票開立金額不符，將列入調查。
• 關係企業交易：公司間頻繁發票往來，且無實質業務交易，將受關注。
• 員工薪資比對：薪資報酬與扣繳申報是否符合，是否涉及不實申報。

這意味著企業需加強財務透明度，確保進項稅額與費用申報合理，以降低查稅風險。

3. 憑證無紙化與電子存證的法規解析

在環境永續的推行之下，企業對於發票與憑證的電子化儲存需求日益增加。根據經濟部與財政部的相關規範，發票與憑證確實可以以電子方式儲存，但仍需符合查帳與稽核的要求，以確保在稅務調查時能夠順利提供必要的憑證，避免潛在的法規風險。

對於電子發票，現行法規已明確允許企業直接將其存儲於系統中，並在傳票上載明發票的字軌號碼，即可免除紙本保存的需求。這樣的作法不僅能減少紙張使用與倉儲成本，也讓企業在財務管理上更具效率與透明度。至於傳統的紙本發票，企業則可透過掃描存檔的方式進行電子化管理，確保所有交易記錄均能以數位形式留存。在這個轉換過程中，企業可視自身需求，選擇是否留存紙本作為過渡期內的備用資料，確保能夠應對各種審計與查帳需求。

若稅局於調查過程中要求企業提供紙本發票，則企業仍應具備對應的補救措施，例如向供應商索取蓋章影本，以確保合規。

三、企業如何落實財務數位轉型？

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現今財務管理的數位化已不再是選擇，而是企業提升競爭力的關鍵之一。隨著科技發展與數位工具的普及，企業財務部門不僅需要管理報銷、請款、稅務申報與財務分析，還需面對數據安全、內部風險管控與法規合規性的挑戰。傳統的手動處理與紙本作業已經無法滿足現代企業對即時性、準確性與效率的需求。企業落實財務數位轉型需要明確策略，可以參照以下建議：

1. 評估現有財務流程與數位化需求

先分析現有財務管理的瓶頸，如報銷流程繁瑣、手動輸入錯誤、稅務申報耗時等，確立數位轉型的優先事項。

2. 導入數位化報銷與請款管理系統

先從電子請款開始，優先導入線上報銷與 OCR 技術，減少紙本作業，提高審核效率。

3. 分階段推動憑證電子化與無紙化作業

可針對小額發票、員工報銷進行無紙化管理，再逐步擴大至所有財務單據。

4. 強化 ERP 系統整合，實現財務自動化

利用 API 或 RPA 技術，使請款、稅務申報、付款流程自動化，減少重工與人為錯誤。

5. 建立內控機制，確保稅務合規與風險管理

利用 AI 分析與數位憑證比對機制，確保申報數據準確，降低被稅局查核的風險。

6. 與會計師合作，確保法規合規性

在導入數位化過程中，企業應與會計師或財務顧問密切合作，確保所有財務作業符合法規要求。

四、憑證電子化儲存風險評估：企業如何平衡效率與合規性

在推動財務管理數位化與無紙化的過程中，憑證電子化儲存已成為企業提升作業效率的選擇之一。然而，企業在採用電子化儲存時，仍需考量其合規性與潛在風險，確保在提升效率的同時，降低可能的稅務風險。以下針對憑證電子化儲存的關鍵風險評估進行探討，協助企業建立適合自身需求的憑證管理策略。

1. 會計師的專業判斷：電子化查帳的接受程度

企業的發票、憑證、帳冊、營所稅結算申報與記帳作業，最終仍需由會計師審查並確認其合法性。因此，電子化查帳接受程度，應以企業委任的會計師意見為準。目前，台灣四大會計師事務所（如：勤業眾信聯合會計師事務所）已普遍接受電子化查帳，並接受透過數位工具來進行審查。

2. 稅局調卷實務：一般企業是否容易被抽查？

稅局在進行調卷查核時，多數企業僅需提供電子憑證，且抽查對象通常以逃漏稅、偽造、違章、不合常規交易等情事較多的企業為主。對於帳務正常、無重大異常交易的企業來說，被稅局抽查的機率相對較低。換言之，憑證電子化儲存對一般企業而言，並不會顯著增加被查核的風險，反而能夠提升財務管理的效率與透明度。

3. 被稅局調卷時，如何應對原始紙本發票的要求？

即使企業已經採用電子化憑證儲存，在特定情況下，如電子檔不清楚或因人為因素導致電子檔毀損，稅局仍可能要求提供原始紙本發票。根據《營利事業所得稅查核準則》第 14 條，企業若未依法保存發票，仍可透過以下挽救措施免於處罰：

• 取得原發票出具公司簽章證明，並確認其存根聯影本相符。
• 保留自行蓋章證明之扣抵聯影本。

電子化儲存與刻意不留原始紙本發票的情況有所不同，若企業能夠提供上述佐證資料，即可避免遭受處罰。

4. 若無法提供紙本發票，企業將面臨哪些風險？

若企業在調卷過程中無法取得廠商簽章的紙本發票影本，稅局可能依《稅捐稽徵法》第 44 條，認定企業未依法保存發票，並處以罰款：

• 處罰發票金額的 5% 作為罰金（最高不超過 100 萬元）。
• 該發票金額無法作為費用認列，影響企業的稅務申報。

電子化憑證是趨勢，但須妥善管理風險

財務數位轉型不僅是提升效率的工具，更是企業永續發展的重要過程。透過請款流程電子化、憑證無紙化管理，並搭配合規的數位查稅策略，企業不僅能降低財務風險，還能提升營運效率，進一步推動數位轉型，邁向更具競爭力的未來。

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文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群