系統公告

  • 發票重複提醒
    – 系統將偵測人員報銷是否有使用重複的發票,將費用科目更新後將以紅字顯示並提醒
  • 付款報表
    – 當同一張費用報銷單裡有關於「匯款給廠商」及「卡片交易」的資料時,在「財務管理 > 付款報表」中將會分別列示
        • 油資政策
          – [Admin/Finance] 允許管理者或財務針對不同交通工具(費用政策)設定多條油資補助政策
          有此需求者,可先於「進階管理 > 費用科目」中,新增費用科目並勾選「適用油資類別政策設定」,再到「費用政策」中,選擇適用的費用科目,設定每公里補助金額
        • app 卡片及交易管理
          – 不同權限角色的使用者在 app 只能看到自己所擁有的卡片與交易紀錄
        • 新增簽核階段欄位
          – 列表裡簽核階段會顯示待簽核人員/部門;若已簽核完成,則會顯示簽核完成日期
          – 新增位置:我的表單-卡片申請單/費用申請單/費用報銷單、表單簽核-支出項目簽核/卡片簽核/費用申請簽核/費用報銷簽核
          • 支出項目
            – 額度顯示 UI 優化
            – 專案的支出項目之發卡對象,可選擇整個部門
            – 部門/專案的支出項目若有大量發卡對象需求,則可透過檔案上傳發卡名單(僅限 .xlsx 檔)
          • 匯出附件
            – 匯出附件調整為瀏覽器將以另開分頁的方式引導用戶另存為 PDF 檔 ,可解決過往附件檔案過大無法下載的問題
              • 費用政策
                – 單一費用科目可新增至多三條費用政策(觸發條件)
                – 每條費用政策可新增至多五個簽核關卡
                – 符合公司費用政策可執行加簽/通知/略過某人員或單位
                – 超出公司費用政策可選擇執行 (1) 提醒
                                                                              (2) 提醒並加簽/通知/略過某人員或單位
                                                                              (3) 提醒並不予申請/報銷
              • 批次提醒處理表單、財務註記
                – [Admin/Finance] 可於「財務管理 > 報表管理」,搜尋相關表單後,允許批次提醒同仁儘速處理待簽核的表單
                – [Admin/Finance] 可於「財務管理 > 報表管理 或 下載會計傳票」,搜尋相關表單後,可以批次針對表單進行財務註記
                • 表單事由欄位
                  – 字數上限增加為 500 字
                  – 調整表單:費用申請單、費用報銷單、支出項目申請單
                • 支出項目信件通知
                  – 申請人:送出表單、表單簽核完成時,都會收到信件及推播通知
                  – 簽核人:須簽核支出項目時會收到信件及推播通知
                • 欄位文字搜尋
                  – 預算管理 > 新增部門或預算 > 費用科目欄位,可用文字搜尋或下拉選單
                  – 進階管理 > 用戶管理 > 編輯用戶資料 > 部門欄位,可用文字搜尋或下拉選單
                • 金額格式
                  – 系統中,所有金額欄位可輸入小數點後兩位
                  – 除了卡片申請單之外,所有表單的金額欄位皆可輸入負數與零
                    • 多筆交易產生報銷單
                      – 當使用者選擇虛擬信用卡消費,並收到交易成功的通知信件後,即可在「我的表單 > 費用報銷單」新增「卡片交易項目」進行卡片交易之報銷流程
                      – 同一張費用報銷單可新增多筆卡片交易費用及代墊費用
                      – ✶ 系統移除卡片報銷單:系統將不再自動產生卡片報銷單,請使用者收到交易成功通知信後,自行至系統手動勾選該筆交易進行報銷
                      – [Admin/Finance] 可至「卡片交易管理 > 交易管理」勾選公司同仁尚未報銷的交易明細,並批次提醒報銷人進行報銷
                    • PDF 檔案下載
                      – 費用類別新增顯示科目代碼
                      – 費用申請單/費用報銷單新增顯示油資起訖地點
                          • 支出項目
                            – [Controller] 可於「發卡設定 > 使用頻率 > 選擇每月重複」,新增每月自動加值卡片
                            – [Admin/Finance] 可於「卡片管理」查看每月自動加值卡片的剩餘數量
                            – 當已開卡的自動加值卡片達每月上限時,系統將彈窗示警,並不予以發卡
                          • 卡片管理
                            – [Admin/Finance] 可於「卡片管理」查看指定期間內所有已開卡之卡片額度的總額
                          • 抽單
                            – 當表單申請人為簽核流程中的第一層簽核者時,在下一層簽核者未簽核前,申請人可抽單將表單進行重新編輯
                              • 交易管理
                                – 新增交易結果篩選器
                                – 允許使用者下載交易管理報表
                              • 安全性與維護
                                – 網頁閒置過久將強制登出帳號並返回登入頁
                              • 附件上傳
                                – web|同時上傳多種附件時可另外勾選作為發票之單據,並能夠直接輸入發票號碼便於財務人員查看
                                – web|使用者、財務人員可檢視發票附件的發票號碼
                                – app|允許上傳多種附件
                              • 使用者可透過文字搜尋或使用下拉選單來新增費用類別
                              • [Admin/Finance/Controller] 可於「預算管理 > 查看明細」,下載部門費用報表
                              • 支出項目
                                – [Admin/Finance/Controller] 可以為部門或專案新增支出項目
                                – [Controller] 該部門的支出管理者能夠以發卡的形式分配預算給部門成員
                                – 發卡金額若超過當初申請的支出總額度,系統將阻擋發卡,進而落實預算控管及支出控制
                                – 支出概覽以動態圖表呈現,幫助使用者快速掌握已發卡及已刷卡額度
                                – 若支出項目申請單的內容有更動,申請單則須重新進行簽核
                              • 表單內容與附件可匯出 PDF 檔
                              • [Finance] 可於「財務管理 > 付款報表」檢視付款給廠商的所有費用報銷單,並下載匯款資訊
                              • 費用報銷單增設付款給廠商之選項
                              • 游標懸停在表單附檔的檔名上即可直接預覽圖片內容
                              • 下載會計傳票格式
                                – [Finance] 傳票格式客製化
                                – [Finance] 可於「財務管理 > 下載會計傳票」,下載對應會計系統的傳票格式
                                – [Admin] 可於「進階管理 > 公司基本資料」,設定企業使用的會計系統(鼎新 / SAP / 標準)
                              • 表單圖片附檔允許檢視與裁切
                                – 使用者可於預覽畫面中裁切及旋轉圖片
                              • 表單刪除
                                – 可刪除已送出、抽單、駁回的表單
                                – 企業用車報銷單、卡片報銷單不可刪除
                                – [Finance] 刪除後的表單可於「財務管理 > 報表管理」中搜尋
                              • [Finance] 可針對已完成的表單修改費用類別與編輯附檔(ex:協助發票補件)
                              • [Finance] 可新增欄位填寫費用科目的編號