系統公告
- 自訂欄位 (Advance plan)
– 企業能新增額外資料於 COMMEET 目前提供的任何表單,且能設定欄位為於單一個「費用項目」內,抑或是適用於「整張單」。
– 使用者可設定欄位名稱、欄位的啟用與停用,以及其適用的表單與費用科目。
- 抽單
– 在簽核流程最後一關(非最後審查單位)核准前,申請人都可以執行抽單。
- 資訊洞察
– 提供綁定VCC的客戶圖表辨識支出軌跡,可視化輕鬆掌握虛擬卡消費管理。
- QRcode 辨識
– 在上傳附件中,若使用者上傳電子發票,COMMEET 系統會自動辨識QRcode 資訊,並可以選擇將檔案、金額帶入表單、設為發票。
- 預先付款單
– 使用場景:尚未有發票,需先付款的交易。
– 可勾稽費用申請單,進入報銷時會強制勾稽該張預先付款單,可進行費用分攤但不得再更改費用歸屬。
- 搜尋與篩選
– 新增篩選條件:未付款、已付款
– 更新付款報表搜尋條件:報銷狀態、付款狀態、付款對象(可搜尋員工/廠商)、傳票入帳狀態、傳票編號
- 費用歸屬分攤
– 可在費用報銷單進行費用歸屬分攤,一筆費用項目最多可分攤至 30 個部門/專案
- 費用報銷單
– 碳排計算類別設定為台鐵 or 高鐵的費用科目,可新增多段次
– 付款對象廠商:新增銀行代碼欄位
- 發票重複提醒
– 系統將偵測人員報銷是否有使用重複的發票,將費用科目更新後將以紅字顯示並提醒
- 付款報表
– 當同一張費用報銷單裡有關於「匯款給廠商」及「卡片交易」的資料時,在「財務管理 > 付款報表」中將會分別列示
- 油資政策
– [Admin/Finance] 允許管理者或財務針對不同交通工具(費用政策)設定多條油資補助政策
有此需求者,可先於「進階管理 > 費用科目」中,新增費用科目並勾選「適用油資類別政策設定」,再到「費用政策」中,選擇適用的費用科目,設定每公里補助金額
- app 卡片及交易管理
– 不同權限角色的使用者在 app 只能看到自己所擁有的卡片與交易紀錄
- 新增簽核階段欄位
– 列表裡簽核階段會顯示待簽核人員/部門;若已簽核完成,則會顯示簽核完成日期
– 新增位置:我的表單-卡片申請單/費用申請單/費用報銷單、表單簽核-支出項目簽核/卡片簽核/費用申請簽核/費用報銷簽核
- 支出項目
– 額度顯示 UI 優化
– 專案的支出項目之發卡對象,可選擇整個部門
– 部門/專案的支出項目若有大量發卡對象需求,則可透過檔案上傳發卡名單(僅限 .xlsx 檔)
- 匯出附件
– 匯出附件調整為瀏覽器將以另開分頁的方式引導用戶另存為 PDF 檔 ,可解決過往附件檔案過大無法下載的問題
- 費用政策
– 單一費用科目可新增至多三條費用政策(觸發條件)
– 每條費用政策可新增至多五個簽核關卡
– 符合公司費用政策可執行加簽/通知/略過某人員或單位
– 超出公司費用政策可選擇執行:
(1) 提醒
(2) 提醒並加簽/通知/略過某人員或單位
(3) 提醒並不予申請/報銷
- 批次提醒處理表單、財務註記
– [Admin/Finance] 可於「財務管理 > 報表管理」,搜尋相關表單後,允許批次提醒同仁儘速處理待簽核的表單
– [Admin/Finance] 可於「財務管理 > 報表管理 或 下載會計傳票」,搜尋相關表單後,可以批次針對表單進行財務註記
- 表單事由欄位
– 字數上限增加為 500 字
– 調整表單:費用申請單、費用報銷單、支出項目申請單
- 支出項目信件通知
– 申請人:送出表單、表單簽核完成時,都會收到信件及推播通知
– 簽核人:須簽核支出項目時會收到信件及推播通知
- 欄位文字搜尋
– 預算管理 > 新增部門或預算 > 費用科目欄位,可用文字搜尋或下拉選單
– 進階管理 > 用戶管理 > 編輯用戶資料 > 部門欄位,可用文字搜尋或下拉選單
- 金額格式
– 系統中,所有金額欄位可輸入小數點後兩位
– 除了卡片申請單之外,所有表單的金額欄位皆可輸入負數與零
- 多筆交易產生報銷單
– 當使用者選擇虛擬信用卡消費,並收到交易成功的通知信件後,即可在「我的表單 > 費用報銷單」新增「卡片交易項目」進行卡片交易之報銷流程
– 同一張費用報銷單可新增多筆卡片交易費用及代墊費用
– ✶ 系統移除卡片報銷單:系統將不再自動產生卡片報銷單,請使用者收到交易成功通知信後,自行至系統手動勾選該筆交易進行報銷
– [Admin/Finance] 可至「卡片交易管理 > 交易管理」勾選公司同仁尚未報銷的交易明細,並批次提醒報銷人進行報銷
- PDF 檔案下載
– 費用類別新增顯示科目代碼
– 費用申請單/費用報銷單新增顯示油資起訖地點
- 支出項目
– [Controller] 可於「發卡設定 > 使用頻率 > 選擇每月重複」,新增每月自動加值卡片
– [Admin/Finance] 可於「卡片管理」查看每月自動加值卡片的剩餘數量
– 當已開卡的自動加值卡片達每月上限時,系統將彈窗示警,並不予以發卡
- 卡片管理
– [Admin/Finance] 可於「卡片管理」查看指定期間內所有已開卡之卡片額度的總額
- 抽單
– 當表單申請人為簽核流程中的第一層簽核者時,在下一層簽核者未簽核前,申請人可抽單將表單進行重新編輯
- 交易管理
– 新增交易結果篩選器
– 允許使用者下載交易管理報表
- 安全性與維護
– 網頁閒置過久將強制登出帳號並返回登入頁
- 附件上傳
– web|同時上傳多種附件時可另外勾選作為發票之單據,並能夠直接輸入發票號碼便於財務人員查看
– web|使用者、財務人員可檢視發票附件的發票號碼
– app|允許上傳多種附件
- 使用者可透過文字搜尋或使用下拉選單來新增費用類別
- [Admin/Finance/Controller] 可於「預算管理 > 查看明細」,下載部門費用報表
- 支出項目
– [Admin/Finance/Controller] 可以為部門或專案新增支出項目
– [Controller] 該部門的支出管理者能夠以發卡的形式分配預算給部門成員
– 發卡金額若超過當初申請的支出總額度,系統將阻擋發卡,進而落實預算控管及支出控制
– 支出概覽以動態圖表呈現,幫助使用者快速掌握已發卡及已刷卡額度
– 若支出項目申請單的內容有更動,申請單則須重新進行簽核
- 表單內容與附件可匯出 PDF 檔
- [Finance] 可於「財務管理 > 付款報表」檢視付款給廠商的所有費用報銷單,並下載匯款資訊
- 費用報銷單增設付款給廠商之選項
- 游標懸停在表單附檔的檔名上即可直接預覽圖片內容
- 下載會計傳票格式
– [Finance] 傳票格式客製化
– [Finance] 可於「財務管理 > 下載會計傳票」,下載對應會計系統的傳票格式
– [Admin] 可於「進階管理 > 公司基本資料」,設定企業使用的會計系統(鼎新 / SAP / 標準)
- 表單圖片附檔允許檢視與裁切
– 使用者可於預覽畫面中裁切及旋轉圖片
- 表單刪除
– 可刪除已送出、抽單、駁回的表單
– 企業用車報銷單、卡片報銷單不可刪除
– [Finance] 刪除後的表單可於「財務管理 > 報表管理」中搜尋
- [Finance] 可針對已完成的表單修改費用類別與編輯附檔(ex:協助發票補件)
- [Finance] 可新增欄位填寫費用科目的編號
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