經手人證明是什麼？哪些交通費准以經手人之證明為憑？

經手人證明，是企業報銷體系中不可或缺的內在憑證。它允許企業員工在支付無法取得外部正式憑證（如發票或收據）的費用時，透過書面聲明來證明該筆支出的真實性與業務相關性。簡單來說，當您出差在外，無法取得正式收據時，經手人證明便是您合法列帳的重要依據。然而，經手人證明絕非萬用憑證。其使用必須嚴格遵循稅法規定，否則不僅費用會被剔除，經手人與核准人還可能面臨法律風險。

一、 經手人證明可以解決哪些報銷困擾？

「車票不小心弄丟，當天往返沒留下憑證，該怎麼辦？」
「搭計程車時，司機沒有提供收據或單據，費用就無法報銷了嗎？」
「高速公路的 ETC 通行費，沒有辦法下載電子收據，可以用什麼證明？」

你有遇過這些相似的困境嗎？許多人以為沒有憑證，這筆費用就只能自行吸收。但是，在稅法上只需要提供「經手人證明」，它允許員工在特定、難以取得外部憑證的情況下，以內部自證的方式，確保該筆已發生的業務費用能被合法列帳。

二、 經手人證明的法源依據與責任歸屬

經手人證明的合法性基礎，主要來自《營利事業所得稅查核準則》第 74 條（旅費）的規定。

1. 內在憑證的證明核心與責任

經手人證明屬於會計憑證中的內部憑證，其效力與證明力皆低於外來憑證（如統一發票、正式收據）。因此，它僅適用於法規特許的特定情境。

根據《查核準則》要求，所有旅費支出必須詳載逐日前往地點、訪洽對象及內容等的出差報告單及相關文件，足資證明與營業有關，憑以認定。這表明經手人證明必須輔以強大的業務佐證。一旦簽名核准，經手人與核准人（主管）便對憑證內容的真實性負有連帶責任。若憑證虛偽，除了面臨費用被剔除補稅外，情節嚴重者，可能依《稅捐稽徵法》或《會計法》面臨法律處罰。

2. 稅務查核的實質審查與風險警示

稅務稽徵機關查核經手人證明時，不只進行形式審查（檢查欄位是否填寫完整），更會進行實質審查，重點關注：

• 事由空泛性： 僅寫「拜訪客戶」或「處理雜事」的證明，極易被認定為事由籠統而剔除。
• 合理性檢視： 報銷金額是否符合業務常規？例如，業務員在同一天報銷多筆高額計程車資，但未能提供具體拜訪客戶的紀錄。
• 費用結構異常： 是否有大量的經手人證明集中在特定人員或特定月份，被懷疑有浮報費用的嫌疑。

三、 交通費：准以經手人證明為憑的細節規範與實務應用

根據《營利事業所得稅查核準則》第 74 條的規定，經手人證明主要用於以下零散交通費用的報銷。

1. 例行性交通工具的自證範圍

法規允許的經手人證明自證項目，主要集中在那些憑證不易取得、容易遺失的零散支出：

• 火車、汽車及大眾捷運系統之車資： 這些費用因金額小且憑證不易保存，法規准以經手人（即出差人）之證明為憑。企業在報銷時只需詳實註明起訖站點即可。
• 計程車資： 亦准以經手人證明為憑。不過，實務上仍強烈建議員工附上叫車 APP 乘車紀錄截圖或地圖導航起訖點等佐證資料，以強化內控。但需注意，若費用屬於大額的「包租」計程車，則必須額外取得車行證明。
• 高速公路通行費 (ETC)： 駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付的通行費，也准以經手人證明為憑。企業可指導員工利用遠通電收 APP 截圖交易明細或下載電子收據，以自證輔助。

2. 高鐵憑證的特殊彈性：「當日往返」的認定

高鐵憑證的規定有明確的區分：一般情況下（非當日往返），乘坐高速鐵路應以車票票根或購票證明為原始憑證。
然而，為了「簡政便民」，財政部透過民國 103 年 1 月 24 日的相關函釋，修正《查核準則》並明確規範：乘坐高速鐵路若為當日往返者，准以經手人證明為憑。這項規定是對頻繁當日出差人員報銷程序的重要放寬。
但企業必須意識到其潛在的灰色地帶：若當天出差但因故隔夜，回程車票是否仍可用經手人證明？實務上，若非當日返回，原則上仍應取得票根或購票證明，並在出差報告單中詳細說明「非當日往返」的合理性，否則即違反了這項特許規定。

3. 無法以經手人證明取代的憑證優先級

企業應指導員工優先取得電子憑證或外部正式憑證，以減少經手人證明的需求。以下大額或具備正式憑證開立能力的支出，一律不允許以經手人證明取代：

• 飛機、輪船旅費： 必須提供機票票根、登機證、船票等外部證明文件。
• 租賃之包車費： 應取得車公司（行）之統一發票或收據為憑。
• 具備開立能力的一般採購/餐費： 這些費用應依法取得統一發票或收據，例如超商代收的停車費等已電子化的憑證，應透過載具歸戶或取得證明聯。

四、 撰寫合格經手人證明的嚴謹標準與範例解析

一份具備足夠證明力的經手人證明，必須符合法規對費用真實性與業務相關性的要求。企業應制定標準化範本，確保文件具體且完整。

1. 關鍵要素：確保憑證的合法性

在撰寫經手人證明時，必須確保具備以下要素，以符合內控和稅法要求：

• 經手人資訊與簽名：包含姓名、職稱，並由經手人親筆簽名或蓋章，確認經辦人對憑證真實性負責。
• 支出事由與業務關聯性：這是最重要的環節，必須具體說明費用的發生目的，包含出差時間、起訖地點及訪洽對象等細節，符合《查核準則》詳載逐日前往地點的要求。
• 金額與核決權限：清楚標註金額大小寫，並經過部門主管或更高權限人簽核，完成內部審批程序。

2. 正確與錯誤範例的實務對比

僅寫「業務交通費 $500」這種籠統的證明，極易在稅務查核時被剔除。正確的寫法應包含具體的人、事、時、地：

五、 企業內控與風險管理：會計師的查核視角

（Photo Source：Depositphotos）

有效管理經手人證明，企業必須從內控流程著手，防堵潛在的稅務漏洞。

1. 建立標準化的 SOP 細節

內控制度應涵蓋以下細節，以提升經手人證明的可信度：

• 報銷時限與核決： 必須明確規定費用發生後（例如）10 個工作日內須完成報銷程序。同時設立單筆金額上限（例如 $1,500 元），超過該金額應要求員工盡力補件。
• 遺失憑證報告書： 若外部憑證遺失，應要求員工填寫「遺失報告書」並詳述遺失原因、尋找過程，其嚴謹度高於一般經手人證明。
• 佐證資料原則： 即使法規准許自證，會計師仍會建議要求員工盡可能附上輔助資料，例如 ETC 交易明細截圖、地圖導航路徑等，以強化憑證的實質證明力。

2. 稅務查核的風險預警

企業應警惕以下現象，並將其視為內控的警訊：

• 「湊數」嫌疑： 經手人證明金額經常剛好落在 $500 或 $1,000 等整數，這在查核時會被高度質疑金額的真實性。
• 非交通費的誤用： 經手人證明不適用於交際費或其他應取得憑證的雜項採購。若報銷「小額餐費」，可能被視為變相的交際費或膳雜費，需符合更嚴格的列報標準。

六、 延伸法規：經手人證明與營業稅的差異

企業需特別注意，在處理經手人證明時，所得稅與營業稅的規定完全不同，這是實務上的常見錯誤。

憑證性質決定是否可扣抵

• 所得稅（費用認列）： 依《查核準則》規定，經手人證明可用於認列費用。
• 營業稅（進項扣抵）： 依《加值型及非加值型營業稅法施行細則》規定，申報營業稅進項稅額必須取得運輸事業開立的收據或票根之影本。

單純的經手人證明，因缺乏外部憑證的正式性，不可作為申報營業稅進項稅額扣抵的憑證。因此，該筆經手人證明上的金額必須全數視為費用（含稅處理），不得進行進項稅額扣抵。企業在會計帳上必須區分這兩類費用的處理方式。

透過嚴格遵循法規並建立清晰的內部流程，才能將經手人證明這個「自證」工具，轉化為合規且有效的財務管理助力。

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文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群