會計師查核重點！從費用管理看企業內部控制如何符合法規要求

Published by COMMEET | Wendy on 2025.08.14

當年度會計師查核來臨，費用管理不再是例行公事，而是會計師評估企業內部控制是否有效的重要切入點。一個健全的費用管理機制，不僅能幫助企業輕鬆應對查核，更是一項提升營運效率、確保財務透明的關鍵投資。本文將從會計師的專業視角出發，帶您深入了解費用管理中的查核重點，並探討如何透過標準化、系統化、分權化、資訊化等四大核心策略，將費用管理從被動的行政負擔，轉變為企業強而有力的風險管理工具，最終實現合規與效率的雙贏。

文章目錄

一、為何費用管理是會計師查核的關鍵？
二、會計師查核費用管理的五大重點
三、透過內部控制，打造高效且合規的費用管理流程
四、從被動審核到主動管理

一、為何費用管理是會計師查核的關鍵？

在許多企業的日常運作中，費用管理常被視為一項例行公事，像是處理發票、填寫報銷單據等瑣碎雜務。然而，這樣的觀念忽略了其背後潛藏的巨大風險。一個鬆散、缺乏規範的費用管理流程，不僅可能導致財務報表失真，更可能讓企業面臨法規遵循的挑戰，甚至遭受鉅額罰款或商譽受損。

這正是為何當會計師進行年度財務報表查核時，費用管理會成為其關注的核心環節。會計師的查核目的，絕非僅僅核對數字是否相符，更重要的是評估企業內部控制制度的有效性。費用管理作為日常交易中最頻繁、最貼近基層員工的業務流程，其控制的好壞直接反映了企業內部管理的成熟度。有效的內部控制，可以確保費用支出的真實性、完整性與合規性，為財務報表的可靠性提供堅實基礎。

接著將從會計師查核的專業視角出發，深入淺出地分析費用管理在查核中的關鍵地位。我們將探討如何透過建立高效且合規的內部控制制度，將企業的費用管理流程從被動的行政負擔，轉變為透明、高效的企業管理利器，最終提升企業的整體經營效率與透明度。
（延伸閱讀：內部稽核與內部控制是什麼？）

二、會計師查核費用管理的五大重點

（Photo Source：Depositphotos）

會計師在執行費用查核時，並非僅是隨機抽查幾張發票，他們會有一套系統性的思維框架，圍繞著財務報表的管理聲明進行驗證。這些管理聲明是管理階層對財務報表資訊所做的隱含或明確聲明，指出特定項目（如費用）的存在、完整性、準確性、分類、評價等。對於費用這類交易，會計師尤其關注以下五個核心重點：

真實性

【會計師關注點】費用是否真實發生？所有的支出都代表著實際的經濟活動嗎？會計師最擔心的是虛報、假造費用，例如沒有實際消費卻取得了虛假發票或收據，或是將個人開銷偽裝成公司費用。這直接影響了損益表的真實性，也可能涉及舞弊。
完整性

【會計師關注點】所有應記錄的費用是否都已入帳？與真實性相反，完整性是指沒有漏報費用。雖然漏報費用在短期內似乎能讓報表看起來更美觀，但在法規遵循上，這仍是一個重大缺陷，可能導致稅務申報不完整，或無法正確衡量企業的營運成本。
準確性

【會計師關注點】費用金額是否正確？計算是否有誤？報銷金額與發票是否一致？匯率換算是否正確？這涉及到數字的精確性。錯誤的金額會直接導致財務報表失真，影響對企業績效的評估。
授權性

【會計師關注點】費用是否經過適當層級的核准？是否存在未經授權或越權核准的費用？例如，超額費用未經高階主管簽核。這直接關係到企業內部的控制有效性，確保資金的合理使用，防止舞弊和資源浪費。
分類性

【會計師關注點】費用會計科目是否正確？例如，將個人旅遊費報成業務招待費，或將應資本化的支出誤報為費用。錯誤的會計科目分類會影響財務報表的結構，誤導財務分析，甚至可能導致稅務風險。

透過對這五大重點的深入查核，會計師能全面評估企業費用管理的內部控制有效性，並識別出潛在的財務風險與不合規行為。這也正是為什麼企業需要主動建立健全的內部控制制度，以迎接會計師的挑戰，並確保自身的財務健康與法規遵循。

三、透過內部控制，打造高效且合規的費用管理流程

（Photo Source：Depositphotos）

了解了會計師的查核重點後，企業應如何建立一套有效的內部控制制度，才能同時滿足合規性與效率性的要求呢？以下將從四個核心面向，提供具體的實施建議。

標準化：建立清晰的報銷規範與流程

過去，許多企業在費用報銷上缺乏統一規範。每位員工可能都有自己習慣的報銷方式，單據的填寫五花八門，導致審核人員在處理時花費大量時間去釐清，甚至來回溝通補件。為了解決這些問題，企業必須實施標準化：
- 制定統一的費用報銷規範：明確區分費用類別（如餐費、交通費、差旅費等），並為每類費用提供具體的定義、報銷標準與限額。同時，清楚列出每種費用報銷所需的原始憑證類型，並規定報銷的時效性。
- 設計標準化的報銷表單：無論是電子或紙本，都應使用相同的格式，確保所有員工都填寫完整的必要欄位（費用類型、發生日期、金額、用途說明等），並預留核准簽名區。
系統化：導入數位化工具，加速流程並降低風險

傳統的紙本報銷流程效率低落，且伴隨著資訊不透明、單據易遺失等問題。為了解決這些問題，企業可以導入現代化費用管理系統：
- 線上報銷與提交：員工可透過系統提交申請，拍照上傳憑證，部分系統甚至具備OCR識別功能，可自動辨識發票資訊。
- 自動化檢核：系統可設定規則，自動檢核報銷內容，例如費用超過上限、必填欄位未填寫或發票重複報銷等，並自動拒絕或提醒。
- 電子化簽核流程：系統能根據組織架構自動設定簽核流向，確保每一筆費用都流轉到正確的審核人員。
- 數據整合與歸檔：所有報銷數據都將電子化存儲，便於查詢、統計和備份，並可與ERP系統對接，實現數據自動入帳，減少人工輸入錯誤。
分權化：建立分級授權制度，提升決策效率

部分企業為了確保資金安全，所有費用不論大小，都需要高階主管逐一簽核。這種大權集中看似嚴謹，實則效率極低，造成審核流程嚴重塞車。為了解決這些問題，企業應該建立分級授權制度：
- 制定明確的核決權限表：根據費用金額、性質或專案，設定不同的簽核權限。例如，小額費用可由部門主管核准，大額費用則需更高層級核准。
- 實施職務分離原則：這是內部控制的重點之一。在費用管理中，應將「申請與經辦」、「核准與支付」、「記錄與保管」等職務分開，避免一人獨攬，以防止舞弊發生。
資訊化：善用數據分析，從被動審核轉為主動稽核

在缺乏有效資訊工具的情況下，審核人員只能被動地接收報銷申請。他們很難從海量的費用數據中，主動發現潛在的問題或異常模式。為了解決這些問題，企業應該善用數據統計與分析：
- 定期產出費用分析報表：定期匯總各部門、各專案、各類別的費用支出明細與趨勢，幫助管理層了解資源流向。
- 數據比對與異常篩選：系統可以透過設定參數，自動篩選出異常或可疑的費用，例如假日報銷發票、超出平均值的費用、多筆小額費用等，這些都是潛在的風險訊號。
- 提供內部稽核重點查核方向：系統篩選出的異常清單，能極大地縮小內部稽核的範圍，讓他們可以更精準地鎖定高風險區域進行深入查核。