供應商多元化之下，原來數位管理有這些好處！
隨著供應商多樣化和全球化的趨勢，企業面臨著更廣泛的供應商選擇，不僅限於國內市場，還包括了國際市場，並且供應類別也愈加多元。在這種多元化的供應環境中，越來越多的企業開始將供應商管理流程數位化，以達到降低成本和人力資源的目標，同時更好地評估廠商、有效地監控產品品質。那麼將流程數位化還有哪些好處呢？
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供應商是什麼？只需要注重品質而已嗎？
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供應商是指為其他組織、企業或個人提供商品和服務的廠商，提供的內容可能包括原物料、零件或是各種企業運營所需的服務。
供應商管理則是企業內部的戰略性流程，一般來說這會是一個長期的合作，除了雙方保持良好的溝通之外，也要確保品質、服務、價位都能維持同樣的標準。企業每年應定期評估過去的合作狀況，並同時收集市場上新的、更優質的廠商，擴增潛在合作夥伴的名單，以保障企業的競爭力。（延伸閱讀：採購單請購單有什麼不同？如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率（免費下載範本））
供應商管理有哪些步驟？ 4 大 SOP 一次看！
供應商管理的流程步驟可能會根據企業的需求和情況而有所不同。在建立這一流程時，了解自身業務目標、產品特性以及供應鏈結構對於企業而言至關重要。以下步驟為管理過程中的基本流程：
Step 1：確認業務目標
在開始管理供應商流程之前，必須先與企業內部人員進行充分的溝通和分析過往的數據，以確保業務目標的一致性。這些目標包括產品需求、時程安排和預算分配等方面，因為這些需求將會影響到後續尋找廠商的方向。
Step 2：評估和挑選供應商
確認後目標後就能根據需求挑選供應商，通常企業在評估時，多以「QCDS」原則作為評估依據，也就是從質量、成本、交付和服務這 4 個要點挑選合作廠商，以下為各項分別考量的要素：
- 質量（Quality）：意指廠商所提供的產品或服務的品質水準。因為高品質的產品能夠滿足客戶的期望，並降低退貨和售後問題，從而加強客戶滿意度。
- 成本（Cost）：成本是挑選過程中其中一個關鍵的因素。若能有效控管成本將有助於維持競爭力，提供客戶更具有競爭力的價格。
- 交付（Delivery）：指供應商是否能按照承諾的時程交付產品或完成服務。準時交貨對於企業的產品時程規劃至關重要。
- 服務（Service）：為供應方在客戶關係方面的表現。良好的客戶服務包括良好的售前、售後服務等，有助於建立穩固的合作關係。
通過市場調查和供應商評估，針對潛在廠商進行排名並製作評估報告書，以確定其適合度，最後再從中選擇符合業務需求的合作夥伴。不過因為逐一調查和評估 QCDS 要素需要大量的人力時間資源，特別是當有多個潛在供應商時，因此這個步驟既是最重要也是最耗時的流程。
Step 3：協商和簽約
選擇合適的廠商後，下一步就是針對合約內容進行協商，確保價格符合成本、交貨條件、交貨時間表等條件能順利完成，協商完成後即能簽約。要注意的是，建議將所有的協商記錄和合約內容確實記錄起來，避免未來有法律糾紛。
Step 4：評估績效
供應商的績效評估是一個持續的過程，目的是確保廠商在合約期間達到預期的水平，這需要定期監測供應方的交貨表現、產品品質和提供的服務水平。此外，還需透過設立績效指標，以便量化供應表現進行後續評估。
總結來說，供應商管理在現代企業營運中扮演著極為關鍵的角色，做好妥善的管理不僅有助於確保產品的品質，同時還能夠節省時間和資源。儘管過程可能較為繁複，但透過適當的規劃、有效的溝通和合作，以及善用數位工具的優勢，相信能提升整體的作業效率。
供應商管理數位化的 4 個優勢：效率、即時、低錯誤及高靈活
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伴隨供應商的多元化，愈來愈多企業開始將管理流程數位化。透過科技的資料蒐集和分析資料，企業能夠更精準地找到適合的廠商並進行後續績效評估。以下為大家整理出數位化管理的 4 個主要優點：
1. 加快決策效率
從前期計畫、採購、製造以及後續配送等流程，供應商管理涵蓋著多個關鍵步驟。將管理流程數位化後，企業便能事先洞悉市場的即時動態，同時進一步蒐集大量的廠商數據、資料和風險評估等，以快速且準確地找出合適的貨源提供者。
2.資訊即時存取和分享
在供應商管理過程中涉及到大量的資料，包含廠商資訊、合約及交易記錄等文件。將管理流程數位化後，這些資料可被儲存於雲端中，供員工隨時隨地存取與分享，大幅提升資料取得的即時性與溝通效率。此外，這項措施還能提升交易的透明度，確保合作夥伴的行為合乎法規，從而降低法律糾紛的風險。
3.降低錯誤風險
隨著經濟全球化的發展，企業不僅與當地供應商合作，也可能需要與國外廠商合作，特別是當企業營運規模愈大，管理的複雜性也隨之增加。因此，將這些管理流程數位化可以將某些繁瑣且重複性高的工作自動化，例如訂單處理、發票核對等，這有助於企業節省時間成本並降低錯誤風險。
4.帶來更多靈活性
透過將供應商管理數位化，企業能夠事先預測市場需求和趨勢，並提前應對市場風險，從而提升企業在供應鏈中的靈活性。這也使得企業更容易因應多變的市場需求，並促進新的創新和合作方式，進一步增強競爭力。
綜合上述，數位化管理不僅能夠提升決策的效率，更有助提高供應鏈的透明度、可靠性，提供了更靈活的運作方式，使企業能夠更迅速地調整策略、應對變化。COMMEET 了解到企業對供應商管理的重視與需求，因此新增供應商管理功能免除員工重複填寫付款資料的麻煩，而對於管理者而言，這也有助達到內部控管的目標，有效地提升工作效率。（延伸閱讀：智能費用管理 3.0 | COMMEET 幫助企業數位轉型、變革管理）
隨著新興科技和技術的發展，數位轉型已成為企業因應未來趨勢的重點策略之一。數位科技確實能夠有效為企業節省人力時間成本，同時也賦予了企業靈活應對市場變化的能力。以目前的趨勢來說，數位轉型不僅是勢在必行，更是企業成功的基石，有助企業實現長遠發展的目標。
文／Vicky Yu｜COMMEET 編輯群
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