從電子發票到費用憑證無紙化，台灣企業如何實現高效稽核與 ESG 永續

電子發票與 ESG 永續的關聯是什麼？台灣企業透過將「電子發票」與「費用憑證無紙化」結合，是達成 ESG 綠色轉型最直接的路徑。透過數位化報支流程，企業不僅能每年減少數萬張紙本單據（環境 E），更能透過 AI 自動化稽核降低人為錯誤並提升財報透明度（公司治理 G）。在台灣現行稅務法規下，實現無紙化稽核不僅能優化企業營運效率，更是落實 ESG 永續發展的核心指標。

一、台灣無紙化合規的雙軌制：法規與現況總覽

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台灣無紙化合規的核心機制，是同時管理兩種不同型態的數位憑證，確保它們足以具備與紙本相同的法律效力。

1. 數位憑證的合規機制：

• 電子發票（結構化數據）
  由財政部電子發票整合服務平台主導。無論是 B2C 或 B2B 交易，電子發票都是具備高一致性的結構化數據。這意味著數據在源頭即被集中管理和標準化，企業在報銷時必須直接處理數據流，而非傳統的紙本列印或影像。
• 費用憑證電子化（影像合法存檔）
  對於差旅費、交通費、國外憑證等非發票類的費用憑證，依據《稅捐稽徵法》的精神，透過遵循《會計帳簿憑證辦法》的嚴格規範（特別是關於影像的不可竄改性），並經稅捐機關核准後，企業才能合法銷毀紙本憑證，實現無紙化。

2. 關鍵優勢：系統先行與不可竄改

台灣政府對於無紙化的態度是嚴格授權。企業若欲採用憑證電子化模式，必須先向所在地稅務機關提出申請，並建立符合標準的內部控制制度。法規要求此制度必須確保電子影像的清晰度、完整性、真實性及不可竄改性，這體現了合規的重心已從紙本備查轉向系統信任。

二、從紙本掃描到系統合規：企業實務導入的四大挑戰與內控要件

對於費用管理系統的導入者而言，最大的挑戰是如何跨越掃描的低門檻，真正實現系統合規的高標準。

1. 數位存檔的系統標準：不可竄改性的技術實踐

法規要求數位影像必須達到「清晰、完整、真實、不可竄改」的標準，這對系統提出了嚴苛的技術要求：

• 清晰與真實： 憑證影像需在擷取瞬間即被優化，確保所有細節（如印章、日期）都可讀。
• 不可竄改性： 系統必須在影像生成時，立即附帶時間戳記、數位簽章或加密技術，創建一條無法被後續修改的稽核軌跡，這是獲得稅務機關核准的核心要件。

2. 內部控制制度的建立與核准關鍵

內部控制制度是企業獲得銷毀紙本權的通行證，涵蓋了流程、權限與技術：

• 系統備份與災難復原機制： 確保數位影像數據的長期安全與可回復性。
• 權限管理與分級授權： 嚴格規範憑證的擷取、審核、存檔和調閱權限。

3. 報銷流程的痛點解方：前端合規與稽核風險

合規的核心在於前端管理。報銷系統必須確保電子影像在擷取瞬間就符合財政部規範的「數位存檔標準」。若系統僅是簡單的圖片存檔，一旦在稽核時因系統或影像不符規定，企業仍可能面臨被要求補提紙本的風險。

4. B2B 發票數位化瓶頸的應對

即使電子發票高度普及，企業仍可能面對少數堅持傳統紙本或 PDF 格式的供應商。費用系統應具備高度彈性，能夠透過 OCR 技術，將這些「非結構化影像」轉換為可核對的數據，並以內控機制確保其影像存檔合規。

三、數位轉型效益極大化：提升營運效率與強化公司治理

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合規帶來的強制系統升級，為企業創造了超越稅務範圍的巨大價值。

1. 報銷效率的質變：加速資金流轉

結構化數據與數位憑證的運用，將報銷流程從數週縮短至數天：

• 縮短報銷時間： 員工透過 App 即時拍照上傳，減少等待紙本單據、人工貼附的時間。
• 減少人工錯誤： 數據自動拋轉至會計系統，減少重複輸入錯誤與人工核對工作。
• 加速資金流轉： 根據財會研究報告，企業導入全流程數位化報銷後，費用平均審核週期可縮短約 70%（從平均 14 天減少至 3-5 天），有利於現金流管理和供應商關係維護。

2. 數據驅動的決策：成本優化與數據分析

結構化電子發票數據是企業數據分析的戰略資產：

• 精準費用分析： 數據能用於實時追蹤各部門的費用支出、預算控制和成本中心分配。
• 決策優化： 透過對差旅、交通、採購等費用的深度分析，為採購談判和政策制定提供決策依據，提升投資回報率（ROI）。

3. 強化公司治理：降低舞弊與人為風險

數位憑證的強制系統合規，是強化公司治理的基準：

• 財務透明度： 數位稽核軌跡使得每一筆費用都可追溯至時間、地點和操作者，記錄透明化。
• 風險管理： 系統自動比對、異常警示功能，有效降低舞弊和人為疏失的風險，滿足股東與監管機構對公司治理的要求。

四、台灣無紙化對永續發展的貢獻與展望

將費用數位化視為 ESG 戰略的一環，能夠為企業創造長期價值。

1. 環境效益量化：降低碳足跡

無紙化實踐直接貢獻於 ESG 的環境維度：

• 減少紙張與儲存： 企業不再需要採購、列印、存儲大量的紙本憑證。
• 降低碳足跡： 對於員工數千人的中大型企業，全面實施無紙化每年可節省數百萬張紙，等同於降低了憑證的內部運輸、郵寄、以及長期的倉儲空間所耗費的能源。

2. 全球視野與未來趨勢：數據接軌國際

台灣企業必須將本土合規基礎視為參與全球供應鏈的入場券：
全

• 球綠色供應鏈： 利用數據透明度，更容易滿足跨國客戶對永續供應商的要求。
• 接軌國際標準： 企業應開始關注 Peppol 等國際電子發票數據交換標準，確保自身系統具備國際擴展性，為未來的全球貿易數位化做好準備。

（延伸閱讀：無紙化報銷已成為全球法律義務？跨國企業如何確保憑證合規？）

3. 展望未來：AI 稽核與自動化帳務處理

台灣高度結構化的電子發票數據庫，是訓練 AI 進行自動化稽核的最佳素材。未來，AI 將能更有效地進行發票審核、預算比對、甚至預測異常交易，最終目標是實現從費用發生、審核到入帳的全流程自動化，徹底將企業財務人員從繁瑣的憑證工作中解放出來。

【實用建議】

• 內部溝通： 在推動無紙化時，因將其定位為「公司治理優化項目」，而非單純的 IT 工具導入，以獲得高層支持。
• 系統選擇： 選擇具備「數位簽章與時間戳記」能力的費用系統，確保其數位存檔功能符合《會計帳簿憑證辦法》的不可竄改性要求。

五、加碼：台灣電子發票與 ESG 議題 FAQ

Q1：電子發票如何幫助企業達成 ESG 的 E（環境保護）目標？

A： 電子發票透過全面數位化，直接減少紙本單據的印製、運輸與實體倉儲需求，能大幅降低碳足跡。結合無紙化報支系統，企業能將原本繁瑣的紙本核銷轉為數位軌跡，精確計算範疇三（Scope 3）的減碳成效。

Q2：實施費用憑證無紙化對公司治理（G）有哪些具體效益？

A： 無紙化報支能建立不可篡改的數位審核路徑，強化內部控管與審計追蹤。透過系統自動比對與 OCR 辨識技術，能有效防範重複報支與人為錯誤，提升財報透明度與企業誠信經營的指標。

Q3：台灣企業在推動無紙化稽核時，如何確保符合稅務法規？

A： 企業應遵循財政部《電子發票實施作業要點》，確保電子發票與收據的存儲格式符合法規要求。建議採用具備時戳（Time Stamp）與完整稽核路徑的雲端費用管理系統，確保數位憑證在五年以上的保存期限內具備法律效力。

Q4：為什麼 OCR 文字辨識技術是實現 ESG 永續管理的重要工具？

A： OCR 技術能自動將大量紙本或電子憑證轉化為可分析的數據，消除了傳統人工輸入的低效率。這不僅提升了員工的工作價值（社會責任 S），更讓企業能即時掌握營運支出數據，為 ESG 永續報告書提供精確的量化佐證。

將合規視為數位轉型的起點

台灣在電子發票和憑證電子化上的努力，已將合規要求提升為企業數位轉型的起點。企業不應將這些規範視為成本，而應視為建立高效營運、強化公司治理的關鍵契機。透過結構化數據與嚴謹的系統標準，台灣企業正以前所未有的姿態，為未來的 AI 時代與全球數位貿易奠定堅實的基礎。立即了解無紙化憑證管理 >

文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群