收據無紙化後，企業報銷真的變簡單了嗎？

2026 年剛開始，政府便大力推動「收據無紙化」政策。從政府機關、醫療機構到大型服務業，紙本收據正快速被電子收據、雲端發票與數位憑證取代。對多數企業而言，這樣的轉變看似理所當然，也被視為數位轉型與 ESG 發展的重要一步。然而，許多財務與管理者在實務中卻發現一個現象：當收據不再是紙本，企業內部的報銷與核銷流程，會因此變得更輕鬆簡單嗎？還是會在某些情況下變得更加複雜？

一、收據無紙化，解決的是「發放端」，不是「管理端」

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收據無紙化的推動，在台灣已經從過去的紙本憑證逐步演進成完整的電子制度。政府從政策規範、環保意識與數位效率三個方向合力推動，以期全面淘汰紙本憑證、降低資源消耗並提升行政效率，電子發票制度自 2021 年起對所有納稅義務人強制實施電子開立與申報，使得企業在發票開立與傳輸上全面採用數位格式，電子發票（eGUI）已成為新的標準作業，並強制要求以機器可讀的 XML 格式執行，實現真正的無紙化交易紀錄。

隨著電子發票制度的推進，政府也進一步推出了電子發票資料交換標準訊息建置指引 MIG 4 系列的新版規範。其中，MIG 4.0 已於 2024 年起成為主流格式，而最新的 MIG 4.1 規範也於近期完成修訂並開始導入，要求包括折讓證明單上傳方式等細節調整，並在不同階段逐步強制企業與開發系統完成格式升級。

新版 MIG 規範的變動主要在於統一資料結構、強化效能與改善上傳與驗證邏輯，以符合政府對資料安全性、完整性與互通性的更高要求，同時降低錯誤上傳與格式不一致的風險。這些調整不只是規格升級，更強化了電子收據與發票在後端系統間的交換與處理一致性，使得企業在接收與整理電子憑證時，能夠更加標準化與可預期。

然而，即便無紙化憑證在發放與交換端已完成制度化與標準化，對企業而言，收據本身並不是終點，而只是流程的起點。企業真正需要處理的，並不僅僅是衡量「有沒有收到收據」，而是更進一步判斷：

• 這張收據是否符合公司政策？
• 是否與實際消費情境一致？
• 能否被快速、正確地納入帳務與內控流程中？

換言之，政府和供應商處理的是「收據如何被開立與傳輸」，企業面對的則是「收據進來之後要如何被管理」。即便收據從紙本轉為電子檔，這個結構性的問題並不會自動消失，只是形式上由紙本轉變為檔案，對企業內部流程而言仍然是必須面對的挑戰。

二、電子收據進來後，企業報銷實務發生了什麼事？

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當收據無紙化後，員工不再需要整理那堆發皺的感熱紙，但取而代之的卻是更碎片化的作業。他們必須在手機相簿裡尋找醫院的電子收據截圖、從 Email 附件下載電信費帳單，或是在通訊軟體裡翻找供應商傳來的 PDF 檔案。這些檔案散落在 LINE、雲端硬碟與信箱中，員工得手動將它們一一轉寄、重命名，再上傳到公司簡陋的申報系統中。
而流程中，壓力最沉重的往往是財務部門。

員工可能會：

• 以手機拍照存證
• 下載 PDF 檔案
• 截圖後透過 LINE 或 Email 傳送
• 上傳到雲端硬碟的不同資料夾

當以上紙本一一變成檔案，財務人員不再需要翻閱紙本，卻陷入了「手動整理檔案」的另一個麻煩，他們必須逐一打開各種格式的附件，人工 Key 入金額、日期與用途。且這些檔案缺乏統一格式，對帳、補件、退件的行政循環不減反增。
這也告訴我們：無紙化並沒有讓流程變短，只是把「紙」換成了「檔案」。

三、為什麼「沒有紙」反而讓報銷更複雜？

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電子化本身並不等於自動化，當企業缺乏配套系統，仍以傳統思維處理數位資料，問題往往會被放大。

1. 資料零散，內控難度提高

數位憑證的格式極度不一（照片、PDF、截圖、簡訊連結），這導致財務部難以建立標準化的審核流程。此外，數位檔案相較於實體紙本，更容易被修改或重複編輯，若缺乏防偽技術與數位簽章認證，企業將難以追蹤憑證的真實性與一致性。

2. 人工處理，錯誤與風險放大

「人」永遠是報銷流程中最不穩定的變因。當財務人員面對海量的數位檔案進行手動輸入時，金額誤植或統編填錯的機率大幅提升。更危險的是「重複報銷」的風險——同一張電子截圖，員工可能在不同月份重複請款，若無系統自動偵測，人工幾乎無法在成千上萬的檔案中抓出重疊項目。

3. 稽核與查帳成本上升

在年度稽核或國稅局查帳時，數位憑證的優勢應是易於調閱。但若企業僅是將檔案存放在資料夾，查帳員往往會面臨「找不到原始連結」或「憑證與傳票對不上」的問題。補件來回耗費的溝通時數，往往讓企業在合規成本上付出昂貴代價。

四、企業真正需要的，不只是電子收據，而是「無紙化報銷流程」

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真正的「無紙化報銷」不應只是文件的存檔方式改變，而是一場關於流程效率的轉型。一個完整的解決方案必須包含三個核心層次：

1. 收據自動結構化： 憑證進入企業時，系統應能自動提取其中的數據（金額、稅額、日期），將「圖片」轉化為「可用數據」，而非只是存成 PDF 或是圖檔。
2. 流程自動化與權限控管： 根據公司政策，系統應能自動過濾超額消費或重複請款，並根據部門級別自動跑完審核流。
3. 即時可追蹤與可稽核： 每一筆支出都應具備完整的數位足跡，從產生、審核到入帳，隨時能一鍵調閱原始電子檔案，這才具備應對財稅查核的韌性。

對企業而言，無紙化報銷的價值並不只是「少整理幾張紙」，而是流程效率與風險控管的全面提升。

• 財務部門的解放： 透過系統自動化，財務能減少超過 80% 的人工 Key-in 作業，將報銷週期從原本的 7-14 天縮短至 3 天內，讓會計團隊能將精力放在更具價值的財務分析與預算控管上。
• 管理層的全局視野： 數位化報銷帶來的是實時的「支出透明度」。管理者能隨時掌握公司目前的現金流去向，政策落實度也能透過系統設定直接強化，不再仰賴人工防弊。這對於處於成長期、準備 IPO 或有跨國擴張計畫的企業來說，是數位治理最穩固的底盤。

五、COMMEET 如何協助企業完成無紙化報銷的最後一哩路

在實務上，許多企業並不是不願意改變，而是不確定「該從哪裡開始」。

COMMEET 的設計核心，並不是單純省去紙張，而是重新設計整個企業報銷流程，使其真正適合數位環境運作。並且針對痛點，提供了對應的數位解方：

• 收據拍照與自動辨識： 無論是紙本、PDF 或是手機截圖，透過 COMMEET 的 AI OCR 辨識技術，所有支出資訊會在瞬間轉化為結構化資料，免去員工手動填單的痛苦，並自動串接報銷、審核與核帳流程。收據不再只是附件，而是流程的一部分。
• 流程自動化： 結合企業的內控政策與權限設定，系統會自動比對發票統編、日期與重複性，協助企業在報銷發生的當下就完成檢核，而不是事後補救。所有紀錄皆可追溯，讓內控與稽核不再成為負擔。
• 完整數位足跡： COMMEET 建立了一個透明的稽核環境，所有憑證與簽核紀錄永久保存在雲端，確保企業在面對稅務查核或內部稽核時，擁有最強大的「證據資產」。

六、當收據無紙化成為常態，企業該如何開始？

對已經開始大量接收電子收據的企業來說，現在正是一個重新檢視報銷流程的關鍵時點。

企業可以從幾個問題開始思考：

• 現行流程是否仍高度依賴人工？
• 收據資料是否能即時查詢與回溯？
• 財務團隊是否花費大量時間在重複性作業上？

當收據無紙化已成不可逆的趨勢，真正拉開企業差距的，將是誰先完成報銷流程的全面升級。無紙化報銷，不只是效率問題，更是企業治理與成長能力的一部分。

收據無紙化，為企業帶來的是一個契機，而不是終點，真正的挑戰，在於企業是否能把這股趨勢，轉化為內部流程的實質進化。當報銷不再依賴紙張與人工，企業才能真正釋放財務團隊的價值，並為未來的營運成長打下穩固基礎。

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文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群