公司費用管理實務｜費用類預算如何編列？如何管理追蹤分析？

Published by COMMEET | Iris on 2024.06.13

費用管理數位轉型不僅能提升企業的財務績效，還能促進內部溝通和戰略對齊。建立完善的費用管理制度，也能使管理者清楚掌握企業運營方向，進一步優化資源配置與策略。然而，許多公司未能有效落實預算管理，常見的原因包括不理解成本管理的重要性、不知道如何編製預算，或者雖然編製了預算但未能確實控管。本篇將帶領企業了解如何正確編列費用類預算，並進行管理追蹤分析，以解決上述問題！

精準編列四大費用類預算

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企業在進行年度預算編制時，通常會分成四大項目：銷售預算、生產預算、費用預算和資本支出預算。每個預算類別都有特定的編制方式和實務應用，下方將一一介紹：

一、銷售預算

銷售預算是企業全面預算編制的起點，為生產、材料採購、存貨等項目的預算提供基礎。透過這種費用管理流程，能夠明確定義銷售目標和費用投入，促進內部協作，並確保成本與收益之間的平衡。

銷售預算有哪些內容？

銷售預算可分為固定成本和變動成本。固定成本是指在一定的銷售額範圍內，不會隨銷售額增減而變化的成本，而變動成本則會隨著銷售產品數量的增減而同步變化。

銷售人員費用：銷售人員的固定工資，以及變動的提成、津貼、差旅費，包括住宿、餐飲、交通、雜費等。
銷售管理費用：銷售經理的固定工資，以及變動的提成、津貼、銷售經理的差旅費，包括住宿、餐飲、交通、交際費等。
其他人員費用：培訓師薪水、被培訓者的薪水。這類的費用管理屬於固定成本。
其他銷售費用：關於銷售的其他變動成本，像是銷售會議費、廣告和銷售促進費、例行的銷售展示費用、目錄和價格清單費用、招聘費用、銷售人員離職費用。

銷售預算的編制方式

編制銷售預算的方法有兩種：自上而下（Top-Down）和自下而上（Bottom-Up）。（延伸參考：建置完善的預算管理制度，協助企業超前部署）自上而下的方法由主管根據公司戰略目標及預測結果，決定可用費用並分配給各部門。自下而上的方法由銷售人員根據上年度預算和銷售配額，計算出預算並提交銷售經理。

二、生產預算

生產預算是根據「銷售預算」而編製的費用管理，目標是確保在預算期間有足夠的產品供應銷售，以避免庫存過多造成積壓，或是庫存不足影響下一期的銷售。為了保證生產能力足夠，生產設備管理部門會審核生產預算，必要時會修訂預算或增加生產能力。

生產預算有哪些內容？

生產預算包括了整個生產過程所需的費用預算。企業將根據銷售預算確定生產總量和總產量，以滿足預算期內的銷售需求和下一期的存貨需求。確定生產總量後，才會制訂以下的費用管理：

直接製造成本：直接與生產製程相關聯的成本，能夠被準確計量，例如：原料採購、人工費用、設備租賃費、能源消耗費用等。
間接製造成本：與生產相關但較為隱性的成本，例如：生產設備的維護和修理、設備租賃費、工業用水的消耗與費用、廢物處理費用等。
企業管理成本：這些費用並非直接應用在生產線上，但卻與生產作業前後的相關工作密切相關，包括行政規費、研發成本、倉儲管理費用、物流費用等。
投資成本：涉及與資本投資相關的開支，通常是金額較大的一次性支出，例如：新設備的購買、新廠房的建造等，需要事先做好預算規劃和財務準備。

生產預算的編制方式

以生產預算為成本管理的基礎，可進一步編制成直接材料預算、直接人工預算、製造費用預算。直接材料預算計劃了購買材料的量和成本，基於預計生產量、期初和期末材料存貨。直接人工預算則列出預期的直接人工成本，考慮了預計生產量和工資率。製造費用預算涉及變動性和固定性費用，需要基於業務量和成本分配率來計算，以確保預算的準確性。

三、費用預算

費用預算是企業為費用支出成本而制定的預算，涵蓋製造、管理、財務和銷售等各項費用，是控制成本、提高經濟效益的重要指標。

費用預算有哪些內容？

費用預算通常涵蓋兩大類：營業費用和功能用途型費用。營業費用是企業為了日常運作所需的持續性、消耗性支出，與購買固定資產的資本支出有所區別。舉例來說，購買影印機屬於資本支出，而用於影印機的紙張、墨水、電力、維修費用則屬於營業費用。

營業費用：企業在營運過程中，為了創造營收而間接花費的支出預算，包括管理費用、行銷費用、研發費用等，統稱為「管銷研費用」。
功能用途型費用：根據公司的實際需求進行區分，包括用人預算、庶務預算、勞務外包預算、設備預算、推銷廣告預算等。

費用預算的編制方式

除了由上而下和由下而上的編制方式，還有一種更折衷的參與式預算。這種費用管理的編制方式能夠促進公司內部充分溝通，使公司從上到下對戰略目標達成共識，並明確各部門應盡的責任。大部分的日本公司都採用這種折衷型的預算編制方式。

參與式預算編制的流程如下：上級提出大致的方向，下級根據這個方向和自身需求提出初步預算，然後通過審查委員會等機制進行調整，由全體共同決定公司年度的總預算。

四、資本支出預算

資本支出和經常支出的最大區別在於：資本支出能夠為企業帶來長期的經濟收益，而經常支出僅是為了維持日常運作所需的開支。舉例來說，一家公司可能會投資於新設備或擴建廠房。這些支出在未來經過長期累積後，能夠提高生產效率，進而增加公司的收入和利潤。

資本支出預算有哪些內容？

資本支出是指用於增置或擴充、改良資產以及增加投資的支出。主要包含以下幾個項目：

業務費：包括教育訓練費、水電費、通訊費、土地租金等，這些費用是機構或公司處理日常業務或特定工作計劃所需的支出。
設備及投資：這部分費用用於購買土地、房屋建築及設備費、公共建設及設施費、機械設備費等，以及在資產使用期間發生的相關支出。
獎補助費：包括對特定基金、下級政府、外國政府、國內外民間團體或個人提供的補助、捐助、獎助，以及處理公務發生的損失、補償或賠償費用。
預備金：根據法律和業務需要設定的各種預備金，包括第一預備金、第二預備金、其他準備金等。
資本支出預算的編制方式

增量預算法是一種傳統的預算編制方法，以當期實際成本為基礎，通過調整其他變動項目，制定下個年度的預算計畫。儘管適用於穩定環境，但容易低估外部干擾因素，增加成本管理的難度。零基預算法則從零開始考慮每個費用項目的必要性，並以效益原則進行資源配置。特別適用於市場低迷時期的成本控制，雖然提升了費用管理的透明度與彈性，但耗時耗力。

編列預算後，如何管理追蹤分析？

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對於大多數企業而言，運用上述介紹的多種預算編制方法，就能有效管控風險。然而，傳統的費用管理方式仍存在一些缺點，例如：耗時的純人工預算編制、難以立即追蹤金流、忽略惡性通貨膨脹的外部因素、預算被低估等，這些問題都會增加實現業務目標的難度。

那麼，如何以更智能、更精準的方式進行費用管理呢？透過 COMMEET 智能費用管理系統的數位化預算管理和追蹤分析功能，企業能輕鬆突破傳統費用管理的限制！現在，讓我們一起看看 COMMEET 在費用管理前、中、後的靈活應用。（延伸閱讀：智能費用管理 3.0 | COMMEET 幫助企業數位轉型、變革管理）