2025 財務趨勢解析：擺脫 Excel，邁向智慧管理【最新財務報告下載】
一疊疊等待報銷的發票、無止盡的 Excel 表格複製貼上、還有那永遠搞不清楚的報銷政策……這些場景，是否在您的公司每天上演？COMMEET 近期針對台灣上百家企業進行的《2025 費用管理數據大調查》發現，許多企業在最基礎的費用管理環節，依然深陷傳統手動流程，除了耗費大量人力，也難以取得精確且即時的數據。這篇文章將為您揭露調查中最核心的發現，並告訴您如何擺脫混亂，邁向高效的智慧管理。
文章目錄
一、隱形的營運風險：傳統費用管理的三大挑戰
傳統依賴紙本、Excel 表格與人工記憶的費用管理模式，其實為企業帶來了巨大的隱形成本。我們的調查數據與業界觀察，共同指向了以下三大核心風險：
痛點 1：流程斷點，效率瓶頸——當「數位化」遇上「半自動化」
我們的調查發現，即使在 73% 宣稱已導入系統的企業中，仍有 36% 的公司需要依賴紙本與 Excel 輔助。這種「半自動化」的混合模式，正是效率瓶頸的根源。
- 流程層面： 數據在系統、紙本、Excel 之間輾轉，不僅耗費員工大量時間填寫與核對，更讓財務團隊陷入重複性的人工驗證工作。根據全球商務旅行協會 (GBTA) 的研究，處理一份費用報告的平均成本約為 58 美元，其中大部分來自於人工處理所耗費的時間。這意味著，每張被手動輸入的發票，都可能在不知不覺中蠶食企業的利潤。
- 員工： 辛苦蒐集單據，卻要花大把時間手動輸入、貼單。
- 財務： 收到的資料格式不一，需要反覆核對、修正，自動化程度極低。
- 主管： 無法即時掌握預算狀況，簽核時資訊不足，決策滯後。
- 營運層面： 當優秀的人才將寶貴的工時耗費在行政流程上，而非專注於其核心職能時，企業整體的創新與產值便會受到直接影響。想想看，一個能夠節省下來的 10% 財務處理時間，如果轉化為更深入的財務分析，能為公司帶來多少潛在的成本優化或營收增長機會？
痛點 2：政策不明，溝通成本高昂——合規與人資的雙重考驗
「這個可以報帳嗎？」、「我的報銷單簽到哪了？」這些問題是否常常發生？費用政策的執行力是財務合規的關鍵。然而調查顯示，即便在已系統化的企業中，仍有高達 45.5% 認為公司政策不明確或難以查找。
- 合規層面： 模糊的政策與人工審核的疏漏，容易導致不符規定的報銷，不僅造成企業財務損失，更在面對內外部審計時，因缺乏清晰的數位軌跡而耗費大量時間與人力。據 Deloitte 的報告指出，不合規的費用支出可能導致嚴重的財務罰款和聲譽損害。
- 報銷爭議：員工因不符規定的報銷被退件，產生挫折感。
- 審核困難：財務與主管需耗費大量時間解釋與溝通，而非專注於更有價值的工作。
- 人才層面： 對員工而言，冗長且不透明的報銷流程是極差的工作體驗。緩慢的代墊款歸還，更直接影響員工的現金流與對公司的信任感。在當前的人才爭奪戰中，根據 LinkedIn 的一項調查，優化內部流程、提升員工滿意度，已成為企業留才的重要一環，而費用管理正是其中一個關鍵接觸點。
痛點 3：數據孤島，決策只能憑感覺
高階主管最關心的痛點是「資訊滯後」與「數據分散」。當費用數據散落在不同人的 Excel 檔案和成堆的紙本中，您永遠無法即時回答：
-
- 「這個月哪個部門的差旅費最高？」
- 「我們花在客戶招待上的費用，是否帶來了對等的效益？」
- 「目前的專案預算還剩下多少？」
企業財務管理若是無法即時掌握數據，也就表示您的財務決策時刻都充滿風險。
- 數據層面： 傳統流程產出的費用數據，往往是延遲的、零散的。當管理者需要即時的專案預算、部門開支或供應商費用分析時，財務團隊需要數天甚至數週手動彙整。
- 決策層面： 若缺乏即時、準確的費用洞察，企業的預算規劃、資源分配，乃至今後的市場擴張策略，都將基於過時的資訊，大幅增加決策失誤的風險。例如，在快速變動的零售業，無法即時分析各通路促銷活動的費用效益，可能導致下一波的行銷預算浪費。
二、邁向智慧管理：企業理想的解決方案
（Photo Source：Depositphotos）
面對上述挑戰，台灣企業對於理想的費用管理解決方案有著清晰的共識。他們所期望的，不僅是單點功能的優化，而是一個能夠打通流程、整合數據的一站式智慧平台。
企業最渴望的功能，正是為了解決最核心的痛點：
- 發票智能辨識 (OCR) 與自動化： 這已不再是「錦上添花」，而是「必備功能」。利用 AI 技術自動讀取發票資訊，將財務人員從繁瑣的數據輸入中解放，從源頭確保數據的即時性與準確性。這能有效減少 人工輸入錯誤率高達 10-15% 的情況（根據業界統計），並加速數據的錄入速度。
- 行動化與流程透明： 讓員工能透過手機隨時提交單據、追蹤審批進度，減少因資訊不對稱而產生的焦慮與溝通成本。這不僅提升員工體驗，更能將平均報銷處理時間縮短 50% 以上。
- 自動化簽核與政策嵌入： 將費用政策內建於系統，由系統自動判斷與執行簽核流程，確保每一筆支出都符合規範，大幅提升審批效率與合規性。這能顯著降低 人工審核錯誤與遺漏的風險。
導入這樣的解決方案，其效益遠超乎效率提升。所有受訪者都同意，最大的潛在價值是 節省時間與成本，其次則是獲取 準確可靠的數據——這正是企業在不確定環境中，實現穩健營運與持續成長的基礎。
三、從理論到實踐：智慧轉型帶來的真實效益
看了上述的痛點與解方後，實際執行效果如何？
我們同時也對 COMMEET 的客戶進行了深度調查，發現數位轉型確實帶來了驚人改變：
- 效率顯著提升： 高達 64.4% 的客戶認為「費用報銷效率提升」是導入系統後最大的價值。這不僅是數字的提升，更是時間與人力資源的解放。
- 解放財務人力： 37.3% 的客戶表示系統「大幅簡化了財務人員的工作負擔」，讓他們能從繁瑣的核算工作中解脫，轉而專注於更有價值的財務分析、預算規劃與風險管理。這符合了現代財務部門從「後勤支援」轉型為「策略夥伴」的趨勢。
- 支付模式革新： 驚人的是，使用 COMMEET 數位企業卡的支付金額，在一年內成長了 320%！這代表企業正從員工代墊模式轉向企業支付，從源頭簡化流程，提升員工滿意度，並獲得更即時的支出數據。這不僅是支付方式的改變，更是費用管理即時支付、即時管理的體現。
這些真實數據證明，選擇正確的工具，不僅能解決眼前的痛點，更能為企業的長期發展注入強大動能，是企業實現精實營運、賦能財務團隊的關鍵投資。
四、產業洞察：不同領域的費用管理難點與解方
《2025 費用管理數據大調查》涵蓋了製造業、資訊科技/軟體業、零售/電子商務、建築/營造等多元產業。不同產業在費用管理上，都有不同痛點：
| 產業 | 重點管理項目 | 傳統做法挑戰 | 數位管理解方 |
| 製造業 | 差旅費、業務招待費、零星採購款項 | 這些費用常因流程繁瑣、人工審核效率低、難以實時追蹤報銷狀況，導致費用控管失準，影響現金流動性。 | 導入智能報銷，透過行動化申請、自動化審核，實現費用支出的即時透明化與精準控管，優化財務流程效率。 |
| 資訊科技/軟體業 | 雲端服務訂閱費、軟體授權費、員工培訓費用 | 這些經常性支出易因重複訂閱、閒置資源、或使用效益不明，造成隱藏性成本超支，影響資源配置的最適化。 | 透過數位管理，集中監控、分析訂閱與授權使用狀況，並導入效益評估機制，確保每一筆支出都對應到實際的營運效益與策略目標，達到優化營運成本。 |
| 零售/電子商務 | 行銷推廣費用、物流倉儲費、店面營運費 | 這些變動性高且影響廣泛的成本，若缺乏數據驅動的決策，容易導致預算分配失衡、營運成本居高不下，進而影響獲利能力。 | 善用預算控管，實現精準資源分配與營運流程優化，提升整體營運效率與投資報酬率。 |
| 建築/營造業 | 專案成本核算、物料採購、外包工程款項 | 專案成本核算複雜，物料採購與外包款項若缺乏整合與即時追蹤，極易產生預算超支、供應鏈風險、與付款流程延遲，影響專案的獲利空間與準時交付。 | 藉由專案管理，實現專案預算與實際支出即時連結管理，大幅提升專案成本的精準度與供應鏈的協調效率，有效降低潛在風險並控管專案成本。 |
無論哪個產業，核心的挑戰始終在於如何將零散的支出資訊，轉化為可控、可分析、可決策的數據資產。
下載完整白皮書，解鎖企業成長新動能！
在我們完整的《2025 台灣企業費用管理現況與挑戰》白皮書中，您將獲得更多深入洞察，包括：
✅ 不同產業、不同規模的企業費用管理痛點交叉分析。
✅ COMMEET 客戶如何利用特定功能解決關鍵問題的詳細案例。
✅ 未來費用管理的 6 大核心趨勢與市場動態。
✅ 如何透過費用數據賦能數據驅動決策的具體方法。
【 立即下載《2025 台灣企業費用管理現況與挑戰》白皮書 】
文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群
0 Comments