401 報表是什麼？哪些會計科目不能申報？

在企業的財務管理中，各種報表扮演著關鍵角色，幫助企業監控支出、管理預算並做出精準的財務決策，「401 報表」便是許多企業常見的報表之一，尤其在涉及報銷流程與內部成本控管時更為重要。然而，許多人對 401 報表的用途及其影響仍不甚了解。本文將深入解析 401 報表的定義、重要性、用途及如何有效應用，幫助企業提升財務管理效率。

一、401報表是什麼？

401 報表是一種用來記錄與追蹤企業各項費用的財務文件，它能夠在特定期間內詳細列出各項費用，如人事成本（薪資、獎金、勞健保費用）、營運開支（租金、水電、辦公用品）和廣告行銷費用（宣傳費、社群廣告投放），並按照不同會計科目進行分類。透過標準化的格式，管理層能夠迅速取得所需數據，從而協助制定更為精確的決策。

二、401 報表的重要性

（Photo Source：Shutterstock）

401 報表不僅是財務記錄工具，更是企業運營中的財務憑證，可以在以下領域發揮關鍵作用：

1. 合規經營與稅務申報

• 401 報表是稅務合規的重要依據，確保企業能夠合法經營。
• 作為營業稅申報的核心文件，準確填報可降低稅務風險，減少罰款或稽查風險。

2. 資金流通與財務證明

• 申請銀行貸款、政府補助或與投資人合作時，401 報表是企業財務穩健性的有力證明。
• 401 報表能反映企業的營運狀況，提升銀行與政府機構對企業的信任度。

3. 提升財務透明度與企業信譽

• 401 報表的數據完整性可增強企業在市場中的公信力，有助於吸引合作夥伴。
• 透過定期更新，管理層可隨時掌握財務狀況，做出更明智的決策。

三、401 報表的主要用途

（Photo Source：Shutterstock）

401 報表是每一個企業都必備的資料，並且可以作為企業的財力證明，以下為較常見的應用場景：

1. 營業銷售與稅額記錄

• 401 報表可詳實記錄企業的銷售金額及應繳納的稅額，幫助企業評估營運狀況。

2. 銀行 KYC（客戶審查）程序

• 企業在申請貸款或開立帳戶時，銀行通常要求提供 401 報表，以審核其財務穩健性。

3. 政府補助申請

• 企業參與政府補助計畫時，401 報表可作為財力證明，確保符合補助資格。

401報表對於企業的財務運作和合規經營至關重要。無論是在稅務申報、財力證明、銀行審查還是政府補助的申請中，401報表都提供了企業最基本的財務透明度和信任基礎。掌握並有效使用401報表，將大大提升企業在業務運營中的信譽與競爭力，並確保企業能夠在多變的市場環境中穩定發展。

四、401 報表查看與注意事項

在使用401報表時，我們應當特別關注其中的各個細節，以確保數據的準確性與合法性，以下簡單說明 401 報表常見欄位。

（Photo Source：財政部）

1. 銷項

記錄企業在申報期間內的銷售收入及相關應稅金額，這部分反映了企業的營業額與應繳的稅金基礎。
* 注意事項：確認應稅金額是否正確，避免漏報或誤報。

2. 進項

記錄企業在購買原料、商品或接受服務時所支付的營業稅額，這部分可以作為抵扣項目，減少企業的實際稅負。
* 注意事項：對應的進項發票需要合法有效，否則會導致稅務抵扣問題。

3. 稅額

顯示進項稅額與銷項稅額之間的差額，這部分是企業需繳納給政府的營業稅金額（或申請退稅的金額）。
* 注意事項：是企業稅務申報的最終結果，直接影響公司的現金流與合規狀況。需確保企業遵守相關稅法規範，避免稅務罰款或稽核風險。

401 報表注意事項

1. 不可使用401的會計科目與場景
部分費用因財務與稅務規範，無法透過401報表報銷，例如：

• 職工福利費：如員工聚餐、生日禮品、慰問金等，應由專門的福利費用科目列支。
• 交際應酬費：例如業務招待、宴請客戶、贈送禮品等，通常歸類為「交際費」，需以適當科目報帳。
• 計程車費：一般情況下，計程車費用不能報銷，除非是特許行業（如計程車公司）且符合規範。

2. 可使用401報表的費用類別
雖然部分項目受限，但仍有許多日常營運費用可以透過401報表申報，例如：

• 高鐵票：商務差旅中的高鐵車票可納入報銷範圍，並作為正式費用列支。
• 公司水電費：即使帳單上登記的名稱非公司名稱，仍可依法報稅，前提是該費用確實與公司運營相關。

3. 報帳注意事項

• 準備完整單據：報帳時應確保收據、發票資訊完整，包括日期、金額、交易內容與商家資訊，避免因缺少細節而影響審核進度。
• 清楚標示費用用途：對於特殊項目或不明確的費用，建議提供簡短說明，例如「出差高鐵票—台北至高雄」或「辦公室電費—X月份」，減少財務部門的疑問與來回確認時間。
• 遵循公司內部規範：每間企業可能有不同的報銷標準，例如金額上限、申報時限等，報帳前應確認是否符合公司規定，以避免延誤報銷或遭到退件。

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五、401 報表的應用挑戰與解決方案

在企業財務管理中，401報表不僅是員工日常費用報銷的關鍵環節，還確保了企業支出合規與成本有效控制。然而，許多公司在實施401報表時仍面臨諸多挑戰，以下總結了主要問題及相應的解決方案。

六、數位化管理的優勢

（Photo Source：COMMEET 智能費用管理系統）

導入 COMMEET 智能費用管理系統可大幅提升 401 報表的管理效率，以下為幾項關鍵優勢：
1. 報銷系統自動化：員工可透過 APP 提交報銷，財務可即時審核。
2. AI 智能分析：自動識別不合規報帳行為（如重複報銷、超額報銷）。
3. 雲端數據存儲：即時查詢歷史報銷記錄，確保數據完整性。
4. 401 申報流程自動化：憑證類別分類，隨時篩選可以報稅的資料，並可自動帶入進項稅額。

（延伸閱讀： 從紙本到數位：掌握會計憑證管理的核心關鍵）

401報表不僅是企業費用控管的重要工具，也是財務核算與分析不可或缺的一環。它所提供的數據支持與分析價值，對於提升企業效率、降低成本以及強化財務管理具有深遠意義，掌握並充分運用401報表，將為企業在激烈的市場競爭中奠定穩固的基礎。

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文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群