員工代墊款潛藏哪些風險？企業必知代墊款規範與管理要點
員工代墊款是企業日常營運中，不可避免的一環，無論是小額的文具購買還是大筆的出差費用，若缺乏明確的規範和高效的管理流程，可能衍生出勞資矛盾、財務壓力及流程混亂等問題，本文將從代墊款管理中的潛在風險進行剖析，並提供如何透過數位化管理解方來改善，助力企業實現高效管理。
員工代墊款管理的 4 大原則
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代墊款是指員工在公司業務需要時，先行支付款項，隨後再向公司請款的過程，但若管理不當，將可能影響員工滿意度與運營效率，因此需儘早制定清晰規範以確保雙方權益，並透過清楚的管理規章與流程設計，訂定明確的報銷規範。（延伸閱讀：零用金是什麼？如何有效管理避免代墊產生的勞資糾紛？（免費下載：零用金管理辦法範本、合法收據憑證示意圖））
1. 明確適用情境
代墊款應適用於無法預期的臨時開銷，這類開銷通常為小額、零星且頻繁，例如：業務人員外出需搭乘計程車、與客戶洽談時的交際費、寄送文件的郵資費，若每次都需事先申請，不僅繁瑣，還會影響業務執行效率。因此，設定代墊款適用情境能提升工作效率，但需避免長期頻繁的代墊行為，以免對員工財務造成壓力。
2. 限制代墊款額度上限
根據 104 人力銀行的建議，每月代墊款金額不宜超過員工薪資的 50%，且頻率應保持在合理範圍內。過於頻繁的代墊要求，會累積大量金額，不僅增加員工負擔，也可能引發公司金流管理問題。因此，在授權範圍內，小額且快速交易的代墊行為應符合效率要求，但應避免金額過大或過於頻繁的代墊情況。
3. 設立核准機制
對於超過一定金額的交易，企業應設立事先核准的機制，這樣可以有效控制代墊行為的範疇，避免所有款項與用途都依賴代墊款處理。企業應清楚界定哪些款項需經事先核准，並建立相應流程，確保管理有序。同時，這也能幫助公司掌握資金流向，避免風險累積。
4. 降低員工代墊風險
過多的代墊款，易造成資金管理不易，建議使用其他替代方案解決，例如：
- 預支制度：差旅費或其他雜費可先申請預支，後續報銷再抵扣。
- 企業信用卡：適用於需刷卡支付的項目，如SaaS訂閱、數位廣告投放等，減少員工現金壓力。（延伸閱讀：不用代墊、不會超支，COMMEET 推虛擬信用卡服務，讓報帳不再麻煩）
- 月結方式：與廠商合作，例如計程車、電信帳單、旅行社等，統一月結而非由員工墊款。（延伸閱讀：企業簽單是什麼？搭計程車免代墊、免收據｜COMMEET 合作車隊優惠懶人包）
另外，會因為產業屬性與企業規模的不同，而有不同的代墊款限制，例如：一般中小企業代墊報銷金額可能限制在 2,000 – 5,000 元以下，但營造工程業這類特例，零星支出可能高達 5 萬至10 萬元，需視行業特性而彈性調整。
代墊款報銷流程應該怎麼訂定
要解決報銷流程的混亂問題，標準化流程設計不可或缺。以下為建議的報銷步驟：
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- 費用需求申請：員工提交代墊款申請，附上完整支出憑證與相關說明。
- 審核機制：確認金額、用途與支持文件是否符合規範，並根據不同額度簽訂不同層級。
- 內控與稅務檢核：確保所有費用符合公司政策與稅務法規。
- 付款與入帳：核准後支付款項，並進行財務管理系統入帳。
- 文件歸檔與保存：憑證需依法保存5年，帳冊保存10年，並且需要時可快速查找。
報銷流程需兼顧合規性與效率，從資料填寫、主管審核到財務支付，每一環節都應確保準確性與透明度。舞弊防範需從流程設計到制度宣導全面進行，形成有效的內控機制。
報銷流程中常見 4 個挑戰
1. 低效率的人工作業
傳統紙本報銷單需人工填寫、列印、送審，且追蹤流程不透明，若簽核人員不在，可能延誤進度。此外，人工記錄數據與傳票黏貼，易出現資料錯誤，需等待重新補件或修正的時間，常常月底結算時，因員工延遲報銷，而導致雙方困擾。
2. 資訊不完整或錯誤
員工進行報銷時，往往會因為公司費用政策、額度上限、需補充的資訊等不完整而疏漏，導致審核困難，增加財務困擾。
3. 風險與舞弊防範
透過人工辨識憑證真偽、重複報銷、超時報銷等需特別留意，常常造成辨識不易，例如，發票對象與付款方不一致，需額外審查，統編未打或是統編填寫錯誤，需花更多時間更換發票等。人工處理舞弊風險較高，且需額外投入精力確認。
4. 紙本作業的成本與環境影響
紙本報銷需耗費大量紙張，增加成本與碳排放。同時，文件保存需額外的倉儲空間，且容易損耗或遺失。後續查找傳票與憑證費時費力，無形中提高人力成本。
數位化管理帶來的好處
我們通常會認為數位化流程設計，主要是為了防弊、避免錯誤和降低風險。然而，傳統人工管理的流程效率低下，特別是在報銷作業中，繁瑣的規定和人工操作常常花費大量時間，卻未能對公司創造顯著的經濟價值，很多業務人員都會將發票累積至月底一次報銷，這中間可能就會需要花費半天至一天的時間，處理繁瑣且重複的事項。因此，數位化管理的目的在於減少人工環節，同時不犧牲管理效能，而是透過科技實現更高的效率。
報銷流程也可以整合 ERP 系統，透過設置報銷項目、政策、限額及簽核規則及系統自動校驗，主管在審核時可以更快速地判斷是否通合規，減少對人工規則記憶的依賴。此外，從憑證的電子化儲存到全流程的電子簽核與追蹤，可以提升財務透明度並縮短處理時間。
在技術應用方面，也可以結合 OCR 技術，自動辨識並帶入發票資訊，如檢查發票真偽、重複性或不合規之處。透過 RPA 進行外部數據串接，能進一步提高報銷作業的準確性與效率。這些技術不僅能減少人工操作錯誤，還能加速資訊建檔與分類，使報稅流程更加方便。
無紙化報銷與憑證電子化儲存是重要趨勢，電子發票可直接以掃描或雲端存儲方式替代紙本保存，減少紙張耗用與存放空間的需求。同時，ERP 模組可將報銷數據與會計系統直接串接，完成入帳、自動生成報表等操作，讓主管與財務人員能更迅速地取得數據。
此外，針對稅務相關的風險，現行經濟部與財政部的法規基本允許發票憑證的電子化存儲，但仍保留調查時要求提供紙本的彈性條款。若需補救，企業可向供應商索取加蓋章的發票影本作為佐證。實務上，稅務調查通常集中於有違規記錄或異常交易的企業，良心經營的公司被調查的機率較低。
員工代墊款管理是企業財務管理中的關鍵一環，透過數位化工具與清晰的規範設計，企業不僅能降低風險、提升效率，還能為員工帶來更友善的工作體驗，同時，無紙化和數位化的好處顯而易見，可循序漸進地實施，透過減少人工操作以提高生產效率，企業更有效地應對未來的數位化發展需求，同時平衡稅務風險與效益。完善的代墊款管理不僅是一種運營能力，更是一項企業競爭力。
文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群
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