隨著 AI 工具快速普及，越來越多企業開始使用各種海外服務，例如 AI 寫作、影像生成、資料分析或自動化工具。這些服務大多來自國外平台，付款方式也多半透過信用卡訂閱。然而，許多員工在報帳時會遇到同一個問題：國外 AI 工具通常只有電子收據或訂閱帳單，沒有台灣發票，這樣能報帳嗎？這個問題之所以常見，是因為 AI 工具同時具備兩個特性：跨境服務與訂閱制付款。這讓許多企業的傳統核銷流程一時難以適應。

全球 AI 工具支出正在快速增加

AI 工具在企業中的使用量其實正以非常快的速度成長。根據研究機構 Gartner 的預測，全球企業在 AI 軟體上的支出正持續上升，許多生成式 AI 工具已逐漸成為企業日常工作的基礎工具。另一方面，顧問公司 McKinsey & Company 的研究也指出，越來越多企業已開始在多個部門導入生成式 AI，以提升內容產出、資料分析與工作效率。

這也讓 AI 工具的採購模式出現一個明顯特徵：許多工具都是先由員工自行訂閱，再逐漸變成團隊或公司層級的使用。

在這個過程中，費用往往先以個人信用卡支付，並在事後進入報帳流程。當企業的報帳制度仍以傳統採購模式為主時，AI 工具這種「跨境訂閱＋電子收據」的支出型態，就容易在核銷時出現不確定性。

因此，越來越多企業開始重新檢視 AI 工具的管理方式，將焦點從「收據形式」轉向「費用透明度與使用管理」。

國外 AI 工具只有收據，可以報帳嗎？

在多數情況下，其實是可以的。

在台灣，費用是否能列入公司支出，並不完全取決於是否有台灣發票，而是是否

符合以下幾個基本條件：

• 費用與公司業務相關
• 能提供合理的付款證明
• 能說明服務內容與使用目的
• 符合公司內部的報帳制度

換句話說，即使 AI 工具只有電子收據，只要資訊完整，許多企業仍然可以接受作為核銷依據。

為什麼 AI 工具的收據常常讓財務猶豫？

即使收據存在，AI 工具的費用仍然比一般支出更容易被退件。原因通常不在於費用本身，而在於資訊的不確定性。

一、沒有台灣發票

多數 AI 工具平台只提供電子收據或帳單紀錄，而不是台灣統一發票。對習慣以發票作為核銷依據的企業來說，這會讓審核變得較為保守。

二、服務內容不容易辨識

有些 AI 工具的收據上只會顯示平台名稱與金額，例如訂閱費或 API 使用費。若沒有額外說明用途，財務部門很難判斷這筆費用是否與業務相關。

三、費用通常由員工自行訂閱

AI 工具在實務上經常是由員工自行註冊與刷卡，等到開始使用後才進入報帳流程。當缺乏事前核准紀錄時，核銷自然會變得更謹慎。

什麼情況下 AI 工具費用比較容易核銷？

如果企業在以下幾個面向有清楚資訊，AI 工具費用通常較容易通過審核：

• 能提供完整的訂閱或付款收據
• 收據上能辨識平台名稱與費用期間
• 能說明工具用途與工作成果
• 訂閱前已獲主管同意

例如：

• AI 寫作工具用於內容產出
• AI 設計工具用於視覺製作
• AI 分析工具用於資料處理

只要用途與業務相關，核銷通常不會有太大問題。

AI 工具報帳常見的管理盲區

隨著 AI 工具數量快速增加，許多企業開始發現另一個問題：AI 工具支出其實很難集中管理。

常見情況包括：

• 多位員工各自訂閱不同 AI 工具
• 同一工具被重複訂閱
• 部分帳號長期未使用
• 每月 AI 支出難以即時掌握

在這種情況下，報帳問題只是表面現象，真正困難的是企業對 AI 工具支出的可視性不足。

從「報帳問題」轉向「AI 工具管理」

對越來越多企業來說，AI 工具的挑戰其實不在核銷，而在管理方式。

如果仍然依賴「員工先訂閱、月底再報帳」的流程，就很難清楚掌握：

• 公司正在使用多少 AI 工具
• 每月 AI 支出總額
• 哪些工具仍在使用
• 是否存在重複或閒置訂閱

因此，一些企業開始建立更清楚的 AI 工具管理機制，例如：

• 訂閱前需要主管核准
• 由公司統一管理部分 AI 工具
• 定期檢視工具使用情況
• 將 AI 工具納入部門預算

當這些制度建立起來後，報帳流程反而會變得更順暢。

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國外 AI 工具只有收據，其實不一定代表不能報帳。只要能清楚證明費用與公司業務相關，並提供完整付款紀錄，多數企業仍然可以接受核銷。

真正的問題往往不在收據形式，而在企業是否已建立清楚的 AI 工具使用與訂閱管理制度。

隨著 AI 工具在企業中的角色越來越重要，費用管理方式也正在逐漸改變。與其在報帳時反覆確認憑證形式，不如提前建立清楚的訂閱與核准流程，讓支出在發生前就被納入管理。

文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群