再見了，零用金！4 個理由告訴你為什麼該用小額支付取代傳統零用金
每間公司的財務管理，幾乎都存在著「零用金」的制度。過去，它設立的初衷是為了應對那些緊急、零星的支出，從辦公室的文具郵資，到零售門市的臨時採購等。為此，企業制定了詳盡的管理辦法—例如限定每筆代墊款不得超過3,000元等，並且明確劃分管理部門、財務部門、會計部門、稽核部門等各單位的權責。但是，零用金的管理與記帳方式，是否仍適用於現在的企業呢？
一、傳統零用金管理辦法的三大挑戰
零用金是什麼？
公司一般大額的支出的部分，會使用支票或轉帳付款。但對於小額支出的部分，像是員工代墊款、臨時採買等，企業會將這些小而瑣碎的會計事項做一次性處理，以達到簡化程序，提升效率。舉例來說，如果每一筆計程車費用都要各自開一張會計傳票，購買文具也要開一張，財會人員一定會負荷不了。而零用金的設置，不僅簡化了流程，也可讓員工代墊款的壓力降低，不須等到公司每月定期付款日才拿的到代墊款項。
在作業流程方面，員工申請零用金時，零用金保管人不需作認列費用的分錄，只要將零用金登記簿作備忘記錄，待員工取得合法憑證及請完款後，或是零用金額度少於某一定額時，保管人才檢附單據向財會報銷費用、要求撥補，此時會計才將費用認列。不過這看似方便的流程，事實上也伴隨著風險。（延伸閱讀：零用金管理指南與範本）
零用金管理的隱形成本與潛在風險
1. 實體現金的保管風險與管理壓力
現金本身就是高風險資產。對於擁有多家門市的零售業更是如此，分散各地的現金不僅增加了遺失、遭竊的風險，更讓總部難以有效監管。負責保管零用金的門市主管或行政人員，也必須承擔額外的責任壓力，每日的清點、鎖櫃、紀錄帳務等，都佔用了他們本應用於核心業務的時間。
2. 繁瑣的人工記帳與代墊款流程
這是零用金制度最核心的痛點。門市人員使用零用金採購用品時，都會經歷這個流程：向保管人申請零用金 → 索取發票或收據 → 手工填寫報銷單 → 將實體單據寄回總部 → 財會人員審核、登帳 → 最終完成零用金補撥。整個流程充滿了繁瑣的紙本作業與人工干預，不僅耗時費力，也容易因單據遺失或資訊錯誤而引發爭議，影響員工體驗與團隊士氣。
3. 數據孤島效應與決策滯後
零用金的使用紀錄往往是零散且滯後的。管理者無法即時洞察公司的零星支出全貌，只能等待月底對帳時，才能從一堆單據中拼湊出模糊的輪廓。這不僅讓費用控管變得被動，更使企業喪失了數據分析的先機。哪間門市的雜項支出最高？哪些代墊款項目最為頻繁？這些寶貴的營運資訊，全都隱藏在未被數位化的紙本單據中。
二、小額支付費用提升營運效率的四大價值
相較之下，數位化的小額支付及費用管理系統，能徹底改善過去「透明化」與「即時性」的困境，為企業創造可量化的營運價值。
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價值一：實現財務透明化，即時掌握金流
所有費用支付紀錄都在系統上即時生成，無論是總部或分散各地的門市，每一筆小額支付費用的請款人、時間、金額、用途都一目了然。管理者可透過後台儀表板，精準掌握各據點的支出動向，形成清晰的資金軌跡，讓預算控制從被動等待轉為主動管理。
價值二：驅動流程自動化，釋放團隊生產力
員工僅需透過手機 App 拍照上傳單據，系統即可自動 OCR 辨識資訊，線上提交代墊款申請。主管可一鍵完成線上審核，財會人員更能將核准的款項與會計系統無縫對接，將團隊從繁瑣的行政流程中解放出來。這不僅加速了員工的報銷週期，更讓財會團隊能專注於更具價值的財務分析與策略規劃。
價值三：強化內部費用控制，數據驅動決策
數位系統能輕易地為不同部門、職級甚至個別門市設定差異化的消費額度與權限，有效強化內部控制。更重要的是，所有小額支付費用的數據都被結構化地保存，企業可以輕鬆進行多維度分析，找出潛在的成本節約點（如：透過分析各門市的採購品項，進行集中採購以降低成本），讓每一筆零用金支出都成為優化營運的依據。
價值四：打造系統化政策，實現智慧治理
傳統零用金的稽核是「事後抽查」，而數位系統則是「事前預防」與「事中控制」。企業可以根據內部政策，在系統中直接設定消費規則，每一筆支付申請、簽核、撥款的流程，都會在系統中留下數位紀錄。這不僅讓內部稽核與外部查帳變得極為高效透明，更從源頭確保了所有支出都符合公司治理的規範，大幅降低了違規風險。
三、企業導入小額支付的策略藍圖
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從傳統零用金轉向數位小額支付，並非一蹴可幾，但遵循策略性的步驟，企業便能實現無痛轉換。
第一步：全面評估需求，選擇合適工具
首先，盤點公司目前零用金與代墊款的使用頻率、金額與主要場景。接著，研究市面上的解決方案，從數位企業卡、費用管理軟體到整合性支付平台，選擇最符合自身規模與需求的工具。考量點應包含：行動裝置支援度、與現有會計系統的整合能力、以及操作介面的友善度。
第二步：制定清晰規範，建立標準流程
導入新系統前，必須制定明確的使用規範。包含費用適用範圍、各級人員的簽核權限與額度、報銷的標準作業程序（SOP）等。一套清晰的遊戲規則，是確保小額支付能順利融入企業文化的基礎。
第三步：採取分段實施，提供完整培訓
建議採取分階段導入。可先選擇一個區域的門市或單一部門作為試點，收集回饋並優化流程。同時，為全體員工舉辦教育訓練，展示新系統如何簡化代墊款流程，強調其帶來的便利性，以降低變革的阻力。當試點成功後，即可逐步推廣至全公司，正式淘汰實體零用金。
在數位轉型的浪潮下，企業的每一項流程都值得被重新檢視與優化。零用金制度，這個看似無害的傳統，卻正是拖累企業效率與透明度的關鍵之一。
告別零用金與繁瑣的代墊款流程，不僅是更換支付工具，更是企業管理思維的升級。它代表著企業擁抱透明、追求效率、並善用數據進行決策的現代化管理精神。現在就開始行動，帶領您的企業擺脫現金管理的束縛，邁向更高效、更智慧的運營模式。
文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群
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