從紙本到數位：掌握會計憑證管理的核心關鍵
隨著數位化時代的來臨，企業的財務運營面臨著越來越多的挑戰和需求，而會計憑證數位化管理便是其中一項，不論是政府機構還是企業，無紙化作業已逐漸成為未來的趨勢，憑證數位化管理不僅能提升企業效率，還能為環保貢獻一份力量，但是憑證數位化管理目前仍有許多挑戰，接下來讓我們看看會計憑證為什麼這麼重要，以及會計憑證保存年限要多久才符合法規。
一、什麼是會計憑證？
（Photo Source：Shutterstock）
會計憑證是用來記錄企業財務交易的重要文件，可以證明交易的真實性，並作為企業內部財務核算及稅務申報的重要依據。根據《商業會計法》第14條規定：「會計事項之發生，均應取得、給予或自行編製足以證明之會計憑證。」這一規範強調了憑證對於企業財務報告的重要性，企業若未能妥善保存或編製會計憑證，可能會遭遇法律責任，並對財務審計或稅務審查造成不利影響。
為什麼會計憑證這麼重要？
- 稅務稽核
在稅務稽核中，合規且完整的會計憑證能幫助企業證明經濟活動的合法性，順利通過稅務機關的審查，避免不必要的罰款與風險。 - 企業內控
會計憑證也是企業內部管理的核心工具之一，清楚記錄企業每一筆交易，確保財務數據透明及降低錯誤與舞弊的可能性。
在財務管理中，會計憑證不僅僅是交易的佐證資料；透過良好的憑證管理，企業不僅能提升資金的使用效率，還能提供可靠的數據作為企業運營中的重要決策。
會計憑證的種類
- 原始憑證
原始憑證是記錄交易發生時的資料，也是記帳的基礎，內容必須清楚、完整，並符合規定，例如發票、收據、合同或銀行對帳單。 - 記帳憑證
記帳憑證也稱作會計傳票，是由企業內部財務人員根據原始憑證而製作的文件，通常包括科目名稱、金額和摘要等資訊，用來記錄會計分錄，以確保記帳的正確性。
此外，根據用途和性質，憑證還可以分為收入憑證、支出憑證和轉帳憑證等多種類型。
如何取得合規的憑證
企業在取得會計憑證時，應確保合法且合規，以降低稅務和財務風險。取得合規憑證應該注意以下事項：
- 核實憑證來源：確認憑證是從合法的交易對象取得，避免使用不符合規範的來源文件。
- 檢查憑證內容：確保憑證上的資訊清晰且完整，包括名稱、日期、金額及相關稅務資訊等。
- 憑證格式合規：憑證應符合當地法律或會計規範，例如發票需要具有法定格式，並包含稅號與稅額。
- 進行內部審核：建立內部流程，檢查每張憑證的真實性和合規性，避免因憑證錯誤而導致財務問題。
二、會計憑證管理與帳簿保存重要性
在企業管理中，會計憑證與帳簿管理是財務運營的核心，不僅直接影響企業的財務透明度和合規性，更與企業的長遠發展息息相關，接下來讓我們從記帳流程來說明會計憑證與帳簿管理的重要性。
企業記帳流程
- 收集原始憑證：企業從日常經營活動中收集原始憑證，例如發票、收據、銀行單據等，這些是所有交易的第一手資料。
- 檢查憑證合規性：這些憑證需要經過審核，檢查其合法性與準確性，確保符合企業內部規定。
- 製作記帳憑證：根據原始憑證內容填制記帳憑證，記載交易性質、科目及金額，並貼附原始憑證作為佐證。
- 生成財務紀錄：依照會計傳票的內容，將資料過入分類帳簿或總帳簿，形成完整的財務記錄。
- 帳簿資料保存：定期彙整帳簿資料，生成財務報表（如損益表、資產負債表等），並妥善保存帳冊與憑證以備查核。
從收集憑證到財務紀錄的生成，每個環節都至關重要，這些資料不僅是財務報表的基礎，更是企業應對審計、稅務稽核與法律查證的直接依據。
會計憑證與帳簿的重要性
- 確保財務透明與準確
根據記帳流程，會計憑證具有詳細的交易資料，帳簿則是彙整企業財務狀況的全貌，通過會計憑證與帳簿的管理，能夠有效避免因資料缺失或錯誤而導致的財務混亂，確保帳務準確。 - 法律合規與稅務需求
會計憑證與帳簿是公司符合法規的依據，尤其是對於稅務機關的要求，所有的交易和財務記錄都需要有憑證作為證明。若沒有完整的憑證與帳簿，可能會面臨法律或稅務的問題。 - 財務監控與預測
透過會計憑證與帳簿，企業能夠及時了解財務狀況，便於管理層進行日常財務監控。定期查看帳簿能夠幫助發現異常情況，避免財務風險。 - 支援經營決策與規劃
帳簿是企業財務分析的重要資料來源，能夠提供準確的收入、成本、利潤等數據。這些數據不僅有助於評估企業當前的經營成果，還能提供未來的財務預測與資源分配決策。 - 審計與追溯
企業經營中難免會遇到稅務稽核或內外部審計的需求，此時會計憑證與帳簿是最直接的查核依據。若發生法律糾紛，這些資料能作為有效證據，協助企業證明交易的真實性與合法性，保障企業的權益。
三、紙本憑證數位化的優勢與挑戰
根據《商業會計法》的要求，會計憑證保存年限至少需保存七年，而帳簿則需保存十年，企業需採取合法且有效的保存方式，包括紙本或數位存檔，確保資料完整性與可讀性，以避免遺失或損毀。
紙本憑證 vs 數位化憑證的優缺點比較
| 紙本憑證 | 數位化憑證 | |
| 法律效力 | 傳統憑證管理的用法，易被接受 | 需符合相關法規及電子簽章法，具同等法律效力 |
| 易讀性 | 大量憑證翻找不易，需存放多年，字跡模糊及紙張破損機率高 | 需搭配設備或軟體，但能快速查詢與調閱，確保文字不失真 |
| 共享資料 | 只能實體紙本傳遞，耗時且不便於遠端操作 | 可即時共享與遠端存取，提升效率 |
| 存儲需求 | 至少存放七年，需大量空間存放，易受環境損害 | 不需實體空間，數據可加密儲存，便於備份 |
| 管理成本 | 成本高，每年都需存儲、維護、搜尋成本高 | 成本低，節省紙張、印刷、人工管理成本 |
| 環境友善 | 使用大量紙張，對環境造成負擔，不利永續發展理念 | 符合無紙化和永續環保理念 |
| 安全性 | 紙本容易遺失、篡改或因管理不善而丟失，追溯困難 | 透過 OCR 掃描自動帶入憑證資料，不易竄改，且具備數位簽章與加密技術，安全性高 |
| 初期投資 | 成本較低，無需技術投入，但需大量人力 | 成本較高，需建立系統並進行人員培訓 |
| 資料整合 | 紙本資料不易管理及整合，需額外 key-in 至財務軟體或報稅系統 | 可與其他管理系統（如財務軟體、雲端服務）串接，實現流程自動化 |
| 適用情境 | 短期保存或無需高效率的場景 | 高效管理、遠端操作及符合環保需求的場景 |
數位化憑證目前的挑戰
雖然目前許多企業和政府機構已逐步推動無紙化辦公，並制定相關政策，但憑證數位化仍不夠普及，需注意以下事項：
- 法規及安全風險
- 需遵循國家及國際間的數據保護法、電子簽章法及稅務相關法規，確保憑證具備法律效力。
- 數位憑證可能面臨資料外洩或未授權存取的風險，需採取加密與權限管理措施，並持續更新技術。
- 系統存取與備份
- 系統故障或停機可能影響憑證處理，建議使用加密雲端存儲服務，確保資料不因硬體損壞而遺失。
- 定期進行備份，並採用多副本存儲策略提升數據可靠性。
- 數位化轉型不易
- 財務人員對電子憑證的真實性與安全性可能存在疑慮，需時間與案例建立信任。
- 傳統流程全面改為數位化，對組織的運作模式和業務流程變動有較大影響。
四、憑證保存的創新解方：善用數位工具
因應科技的進步，數位化流程正逐步改變企業的管理方式，企業應採用數位工具的協助，進一步優化會計憑證與帳簿的管理流程，為長遠發展打下穩固的基礎，數位化憑證不僅符合無紙化與環保的趨勢，還帶來了多方面的效率提升。
- 自動化工具為日常工作增加效率
OCR （光學字符識別）技術自動辨識紙本資訊，輕鬆將圖片轉文字，減少人工輸入時間及錯誤率。 - 雲端整合輔助紙本憑證管理
企業可以在保留紙本憑證的同時，逐步導入雲端服務來管理數位憑證，實現紙本與數位管理的有效結合。雲端服務不僅提供即時存取與備份，也便於文件的分類與快速查找，透過系統化的管理，也可以整合財務人員的憑證整理方式，確保資料的一致性。 - 從員工報銷流程，啟動數位轉型
優先導入報銷系統，讓同仁在報銷過程中同步實現憑證的數位化處理，進一步提升財務管理效率。
創新工具助力企業無紙化轉型根據
在數位化轉型的浪潮中，創新的數位工具有效協助企業達成高效管理。COMMEET 智能費用管理系統，提供了整合性的智能解方，結合 AI-OCR 技術，自動辨識憑證資訊並完成數據輸入，還可透過創新企業支付工具，「 數位企業卡」管理日常支出與報銷流程，COMMEET 在企業財務管理上，不僅簡化了傳統的紙本報銷流程，也大大協助企業無痛達成憑證數位化管理，不僅讓流程自動化，更是有效提升財務作業的準確性與效率。
紙本憑證數位化將為企業帶來了顯著的效率與環保效益，也使財務管理更加精準與透明，在應對數位化挑戰的過程中，企業應充分利用創新的數位工具，平衡合規性、安全性與投入成本，實現高效、綠色的憑證管理，無紙化管理不僅是一項技術進步，更是邁向永續發展的重要一步。
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文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群
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