SaaS 訂閱沒有發票可以核銷嗎？企業最常遇到的支出管理問題

隨著企業大量採用雲端工具與訂閱制服務，SaaS 訂閱早已成為日常營運的一部分。不論是設計、行銷、開發，還是專案管理，許多團隊仰賴的關鍵工具，幾乎都來自國外平台。但很多人是在刷卡完、拿到收據後，才想到：『這筆 SaaS 訂閱費用沒有發票，還可以核銷嗎？』這個問題之所以反覆出現，不是因為費用不合理，而是多數企業對於 SaaS 訂閱制度的內控政策尚未成熟。

SaaS 訂閱沒有發票，可以核銷嗎？

在台灣，SaaS 訂閱「沒有發票」不等於「一定不能核銷」。是否能核銷，關鍵並不在發票本身，而在於：

• 公司如何定義這類的費用支出
• 財務是否接受電子收據或國外憑證
• 是否已清楚費用認定標準與核准流程

也因此，同樣是國外 SaaS 服務，有些公司報帳輕而易舉，有些公司卻困難重重。

（Photo Source：Depositphotos）

為什麼 SaaS 訂閱這麼容易卡在「核銷」這一關？

這類支出之所以卡關，往往不是單一原因，而是多個問題疊加而成：

• 多數 SaaS 平台並不開立台灣發票，而是提供電子收據、付款明細或訂閱紀錄。
  若是企業內部仍以「發票正本」作為核銷主要依據，這類憑證自然會被視為不完整，因為若不是台灣代理的 SaaS 訂閱服務，通常只有收據，而非台灣統一發票。
• SaaS 訂閱通常是持續扣款、金額不大，但是分散在個人帳號。
  這和傳統一次性採購軟體的管理方式完全不同，難以辨別是否為工作上的用途，因次也讓財務在認定時更為保守。
• 很多情況下是員工先自行刷卡、事後才報帳。
  當費用已經發生、又缺乏事前核准與預算紀錄時，核銷自然容易產生爭議。

什麼情況下，SaaS 訂閱比較不容易出問題？

如果企業具備以下條件，這類支出被認定為公司費用的機率會高很多。例如，公司已明確將特定 SaaS 工具列為業務必要支出，並接受國外平台提供的電子收據或付款證明；或是在訂閱前已有主管同意、部門共識，能清楚說明使用目的與對應的工作內容。

此外，若能清楚交代訂閱方案、使用期間與實際用途，也能大幅降低核銷時的來回溝通成本。

問題真的只在「有沒有發票」嗎？

從企業角度來看，真正的問題往往不只是發票形式，而是管理方式仍停留在舊的支出邏輯。

SaaS 訂閱的特性是：

• 國外服務
• 訂閱制
• 長期扣款
• 分散在個人帳號

如果仍用「事後報帳＋人工審核」的方式處理，只會讓核銷流程越來越複雜，也讓財務承擔不必要的風險與壓力。

這也是為什麼許多企業會發現，每多用一個 SaaS，核銷與管理成本就增加一分。

與其擔心能不能核銷，不如回頭檢視制度是否跟得上

許多費用支出核銷不順利，往往是因為員工不熟悉公司費用政策及流程，導致需要花費更多的時間了解每個費用項目的規則及補件。

『SaaS 訂閱沒有發票，可以核銷嗎？』就是最好的一個例子。

當 SaaS 已成為企業營運不可或缺的一部分，核銷問題其實只是表象，真正該被檢視的是：

• 公司是否清楚哪些 SaaS 可以用、哪些不能
• 是否有一致的憑證與認定規則
• 是否能在支出發生前，就先做好管理與控管

當制度清楚且跟得上，「沒有發票能不能核銷」這類問題，反而會越來越少出現。

文／Wendy Liu｜COMMEET編輯群