後疫情時代的差旅：國內出差安全與風險管理需注意的三件事

出差日漸頻繁，在後疫情時代出差的風險和安全更不容忽視，同時企業也會擔心疫情期間員工要出差怎麼辦？過程中需要搭車，人們之間的接觸風險性又有多大？ COMMEET 差旅及費用管理系統與台灣大車隊的企業簽單做系統串接，讓出差人士只要使用台灣大車隊叫車系統，就能清楚地紀錄足跡，企業簽單結合了便利、效率、安全，將人與人的接觸降到最低，出差時讓企業與員工都能放一百個心。員工出差需注意什麼呢？以下三件事，分享給大家。

文章目錄

• 出差風險評估，降低感染風險
• 企業提升效率的好幫手：企業簽單
• 疫後新生活

一、出差風險評估，降低感染風險

（Photo Source：Shutterstock）

面對疫情屬於長時間的抗戰，人人都有責任將感染的風險降到最低，企業也有責任進行出差風險評估，評估每一趟出差的必要性與安全性。（延伸閱讀：2021後疫情時代差旅趨勢與風險管理報告(三)：差旅風險管理5大方向）

• 足跡追蹤

在疫情期間，許多企業都已開啟居家辦公模式，降低員工外出與感染的機率，但有許多行業依然有出差的必要性，出差的過程中，無論是公司方、業主、員工或是員工下班後所接觸的家人朋友，都會有擔心的疑慮，這時若使用台灣大車隊串連 COMMEET 的線上叫車系統，公司方能清楚地知道員工的上下車地點和所行經的區域，以便進行風險評估，知道公司員工在幾月幾號有出沒在疫情區域，來評估員工適不適合到公司來上班。若是確定感染，也能配合足跡調查。

• 付款便利

COMMEET 差旅及費用管理系統 X 55688 企業簽單系統使用掃描 QR code 付款，不僅讓員工免代墊，也不用省去攜帶現金交易的風險，QR code 付款不僅也減少了司機和乘車者的接觸，快速且便利，下車時打開掃描 QR code，即可立即完成付款。

• 購買相關保險

以不變應萬變，只要搭乘台灣大車隊的計程車，都能享有旅客責任險每人 350 萬每車 2500 萬，來保障乘客的安全，在疫情爆發後，許多保險公司也都推出了防疫相關保單，像是富邦產險、台灣人壽、國泰人壽…等等，以優惠的價格購買就能多一層保障，若員工常出差，可以評估是否購買。

• 避免疫情熱區

衛生福利部疾病管制所每日都會公布確診者足跡，出差時，可以先行確認所前往的地區是否有確診者的足跡或是否屬於疫情熱區，將感染的風險降到最低。像是新北市有推出「新北災訊 E 點通」，能清楚的知道哪一地區屬於高風險、低風險或中風險。

二、企業提升效率的好幫手：企業簽單

（Photo Source：COMMEET）

以前員工出差搭乘計程車時，要和司機索取收據，一個月下來累積的張數不容小覷，回公司後還要一張一張的貼在公司的報帳單上，再交給會計報帳，會計再手動匯入系統內，一層又一層的程序，不僅佔用員工許多工作時間，核銷的時間拉長，人工的方式也會造成金額上的誤差，一來一往在疫情期間更是增加許多接觸的機會，在面臨數位轉型的時代，企業能將 E 化乘車管理融為轉型中的一部份。

同時，這也是企業簽單的價值所在，透過導入 E 化的交易方式，員工在差旅過程中更能突顯「科技化」之形象，讓員工熟悉並接軌行動支付的潮流。同仁也能更專注於業務開發，為公司帶來更多漂亮的成績。（延伸閱讀：不想獨自面對出差報告申請、差旅費審查？全球商務人士引頸期盼的一站式出差旅行數位轉型方法）

企業簽單的好處

只要企業加入台灣大車隊企業簽單服務，APP 會自動串連至 COMMEET 出差旅費管理系統，在員工出差搭乘台灣大車隊計程車需要付款時，只要點選付錢並選擇企業簽單，掃描 Qr code 後即付款成功，這程序讓員工在出差時「免代墊」、「支付快」、「免報銷」。

（Photo Source：COMMEET）

• 管理面：由系統紀錄上下車地址、金額，企業能透過即時報表立即核對，利用系統設定與紀錄，能確保同仁用車符合規範，降低管理與稽核相關成本，用系統「科技」取代「傳統」紙本簽核作業，減少紙本作業和金額出錯的機率。

• 同仁面：員工出差時可以不用代墊車資，不用收集收據，支付速度快，回公司後省去繁雜的申報程序，一鍵即可報帳。

企業只需要簽訂合作契約和開通企業帳戶後就能使用，付款的方式能選擇「月結」或「儲值」來支付。

• 月結：每月結帳一次，員工乘車紀錄直接匯入 COMMEET 系統，每月提供對帳單及代收代付付據，詳細記載員工的乘車事由。

• 儲值：共七種的儲值金額，企業進入台灣大車隊官方網站的企業服務中，選擇儲值金額，員工搭乘時會自動從裡面扣款。（延伸閱讀：與客戶成就共好，COMMEET 差旅及費用管理系統為企業贏回更多時間）

三、疫後新生活

（Photo Source：Shutterstock）

儘管解封後，我們的生活不會再像以往一樣，而會形成一種新的日常生活，在面臨後疫情時代的同時，我們需意識到：

• 打疫苗後也要做好防護：隨著疫苗施打人數越來越多，但防護工作也不能忽視，用酒精勤消毒、持續的配戴口罩、保持安全社交距離。
• 大眾運輸班次：出差會搭乘的高鐵、台鐵、客運..等等，在疫情後運輸公司也可能因需防堵疫情的延燒，將每班次的可搭乘人數減少，出差需比以往更早的訂票。
• 數位化趨勢：外送服務、APP 點餐、電子支付、線上會議和人工智慧…等等，在未來都會將大幅度的融入我們的生活當中，將一切自動化，提升效率也能減少人們之間的接觸。

許多企業都已在疫情期間建立好遠端工作的模式：視訊會議、雲端作業、數位裝置…等等，在後疫情時代，企業或許已習慣這樣的工作模式並且將持續進行，企業也該好好評估，工作上不可避免的實地考察必要性以及與客戶面對面進行交流的機會，要如何做好出差人員的風險管理。而我們需要面臨的是在疫情後，出差的費用會隨著全球經濟一起復甦，機票飯店不再是漂亮的價格，此時，費用的管理與企業成本控制將會比以往更加重要。

COMMEET 致力於打造最好用的差旅與費用管理系統，更透過大量數據分析與數位科技，幫助更多企業進行數位轉型。

文／keren｜COMMEET編輯群