對於企業主或管理階層而言,財務報表就像公司的營運健康報告,是吸引股東資金投入很重要的評判工具,而財務報表也有助於投資人判斷企業競爭力的強弱。相信不少沒有會計方面知識的人,曾經因為財務報表上密密麻麻的數字而望之卻步,又或者執著於報表上呈現的數字,但仍然不清楚公司真正的財務狀況與績效為何,今天帶各位輕鬆理解財報的概念,希望不僅能幫助大家在差旅費用的管理上不再懵懂,在任何財務管理層面也可以獲得一些方向。

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認識財務報表

財務報表

(Photo Source:Pexels)

一份完整的財務報表分別是由資產負債表、綜合損益表、現金流量表與權益變動表所組成,而管理者和投資人必須從財報上的數據,分析公司的財務結構,進而判斷公司的好壞,或是調整營運方針。此外,權益變動表牽涉太多會計概念,以下的介紹會著重在三大報表觀念的理解,並不會提到會計科目的細節喔!

• 資產負債表(Balance Sheet)

資產負債表就像是公司的財務一覽表,主要可以分為三個部分:資產(Asset)、負債(Liabilities)、權益(Equity),並且必須遵守會計原則:資產 = 負債 + 權益。簡單而言,此報表最重要的概念,就是幫助大家了解公司的所有資產來源,有多少是跟銀行借的(負債),又有多少是股東資金出的(權益)。

以下舉個簡單的例子,並列出資產負債表:假設小明咖啡股份有限公司買了一塊 45 萬元的土地想要經營一間咖啡廳,隨後購入了約 25 萬元咖啡機等等設備,咖啡豆、面紙等存貨約 20 萬元。由於老闆小明和股東小美總共只有 85 萬元可以投入經營,於是小明向銀行貸款了 15 萬元。

財務報表

(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

藉由小明的例子可以了解,資產負債表是呈現某個特定時間點(如圖中的 2020/12/31)公司的經營現況,而且有多少資金,才能投入相應規模的事業,然而透過此報表提供的數值經過計算後,也可以明確顯示公司未來需要多少時間清償債務,或是資金週轉的能力等等,也讓所有財報閱讀者可以在最短時間內大致認識這家公司。

• 綜合損益表(Statement of Comprehensive Income)

綜合損益表呈現的是某特定期間(如圖中的 2020/1/1-12/31)公司整體運營的結果,此報表紀錄著企業五花八門的收支款項,經過結算後,有非常多數據可以用來衡量企業經營績效表現,也就是說,想知道公司有沒有賺錢,可以利用綜合損益表得知。

延續上述咖啡公司的例子,假設小明已經努力經營咖啡廳一年,口碑還算不錯,股東小美想看一下公司的績效,請小明列出帳目:總收入 220 萬、進貨成本 40 萬、水電及其他費用 85 萬、稅金 12 萬、利息收入 2 萬。藉由小明給的帳目,可以簡單列出綜合損益表:

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• 現金流量表(Statement of Cash Flows)

現金流量表則是將資產負債表中的一項資產科目「現金」拉出來製作成報表,呈現的是某特定期間,公司所有現金的流向與變動,一旦企業沒有足夠的現金流,就無法持續經營。然而,此報表科目眾多,一般人只需要了解現金流量表是由以下三個部分所構成:

財務報表

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營業活動(Operating Activities)

營業活動顧名思義是公司透過營業行為所產生的現金流入或流出。經計算後此數值若為正,通常表示企業在營業活動上成效表現不錯,不過並不是絕對,需搭配其他財務指標進行判斷。

投資活動(Investing Activities)

投資活動顧名思義就是公司進行投資交易所產生的現金流入或流出。計算後此數值若為負,通常表示企業有較多的資金進行投資行為,公司前景佳,但也不是絕對,很多因素都會讓公司的投資現金流產生變動。

籌資活動(Financing Activities)

籌資活動顧名思義就是公司籌措資金造成的現金流入或流出,例如:向銀行借錢產生現金流入、還銀行貸款產生現金流出。經過計算後籌資現金流數值若為正,通常表示公司有現金需求,募集較多的資金,專業人士會再透過子科目或附註去判斷現金變動得情形。

掌握三項管理原則

財務報表

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成本及費用的管理勢必會牽涉會計的概念,但會計其實並非生硬的數學,它比較類似對於數字的邏輯思考,而公司對於財務報表的呈現,更不是追求獲利的財務狀況就好,在理解財報的基本觀念之後,管理企業所有費用時,可以先掌握以下三原則:

• 健康的負債比例

企業的經營一定會有負債,且負債比(總負債佔總資產的比率)會因為所屬產業的不同而有所差異,所以並不是負債比愈高,公司的經營績效就愈差喔!健康的負債比例是指企業的負債比不應該超過該產業的合理範圍,一般來說,科技業負債比控制在 40% 以內為佳;製造業的負債比,則應控制在 60% 以內;至於金融業的負債比維持在 90% 以上是非常正常的!因為銀行或保險公司是依靠存戶的存款或保費來賺取利息或投資而賺錢的,其商業模式就是「以錢賺錢」,自然負債比會相當高。

• 營業費用與獲利結構必須平衡

財報的概念是環環相扣的,有多少資金,就投入相應規模的事業,而費用的管理,自然要與企業整體獲利做平衡。此外,營業活動所產生的費用是企業總支出的最大項,其中營業費用又包含了三個子科目:管理、推銷與研發費用,隨著產業不同,公司對於這三種費用的分配比例亦不相同。

管理費用多由企業自主掌控,根據 Forrester 研究機構調查,差旅費用已成為營業費用中僅次於人事費用的第二大可控成本,佔企業總營收的 1%,但目前大部分的企業對於差旅管理是分散的,往往只注意交通與住宿餐食的支出,卻忽略了費用審核報銷時間消耗的隱形成本。Ctrip 的調查也指出,高達 91% 的財務管理者認為差旅費的控管,對於企業成本控制佔據地位,而COMMEET 的誕生則解決了企業在差旅費用管理的困擾,團隊將出差申請、簽核、報銷等流程整合成圖像化、數據化的後台系統,簡化了員工出差旅費報支的繁雜手續,也幫助管理者輕鬆控管成本與預算優化。

推銷費用則是公司銷售產品所必要的花費,資金的分配會隨著產業別而不同,舉例來說,B2C 產業要服務眾多消費者,因此產生的推銷費用會占總營收的比例較高;而 B2B 產業的客戶是數量相對較少的企業,其推銷費用占總營收的比例較低,不過不論是 B2C 還是 B2B 產業,推銷費用必然會隨著公司營收增加而提高,但是增加幅度不應超過總營收的增加率。

至於研發費用分配的多寡,則必須與公司長期目標結合,研究與開發是種創新的過程,只要是開發產品或技術直接或間接投入的花費都屬於研發費用,當研發支出愈高,表示企業願意投資未來的力度愈大,顯示公司策略性思維的展現,將來獲利的可能性也愈高,像是科技產業的研發費用,會佔整體營業費用的比例最高。

• 要有持續穩定的現金流入

基本上,穩健經營的企業每天都會有現金流入或流出,現金流量則是透過上述講到的三種活動而產生變化,也就是企業利用營業活動創造穩定的現金流入,才能有足夠的資金支持公司進行投資與籌資活動,很多企業都忽略這點,結果反而向銀行貸款來獲得資金,長期下來,公司沒有多餘現金發放股利,導致投資人的投資意願降低。

(延伸閱讀:公司管理、人資、財務必看!一次搞定「出差管理辦法」


從上述簡單的財報概念,再到管理原則的應用,可以發現費用管理並沒有絕對的模式或方法,只能透過這些基本面原則,再利用財報數字去了解企業經營的本質,進而衍生出各種有效的管理方式或改善策略。

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


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差旅費用管理首選|雲端會計系統推薦,讓你記帳事半功倍! · 2021.07.27 at 16:02

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