如何制定公司費用請款流程？報帳核銷時常見的 3 個挑戰（免費下載管理範本）

隨著公司經營發展，有越來越多的費用需要請款，卻缺乏流暢的請款流程，全依賴公司會計的火眼金睛，除了確認每筆申請有符合公司規定，還要一一紀錄是否已經給過員工錢。面對龐大的對帳流程，不但麻煩還不能出錯，月底時爆量的請款單更是考驗會計人員的視力和抗壓力。公司內部在費用請款時會遇見哪些挑戰？有沒有更好的做法呢？

文章目錄

• 請款流程 3 大挑戰，這個步驟最讓財務崩潰！
  • 請款流程不完善，導致費用混亂難以管理
  • 員工不熟悉報帳規定，財會需協助糾錯
  • 累積到月底才報帳，財會對帳負擔大
• 想輕鬆管理費用？2 大關鍵方法助企業加速請款流程
  • 建立費用管理辦法與請款流程（免費範本下載）
  • 善用數位工具，輕鬆解決繁瑣且重複性高的工作
• 結語
• 同場加映：公司請款常見的 Q & A

請款流程 3 大挑戰，這個步驟最讓財務崩潰！

1. 請款流程不完善，導致費用混亂難以管理

通常公司在初創時會把會計作業外包，或是公司只會有一位財會。然而，在營運的初期，公司往往將找到 product-market fit 和業績的成長視為首要，在財會的細節上可能沒那麼多著墨，常常是每遇到一筆帳，就去拿銀行的提款單，一筆一筆領出來支付。

初期的帳雖然筆數不多，但是仍需要花時間釐清，而且需要清楚的記錄，不然就會發生帳對不起來，或是不確定是否付款給員工等問題。如果欠缺一套好的流程，公司內部的款項處理、發票留存與管理就難以做好。而當股東們開始盯公司的財務報表，需要經營者拿出對帳紀錄、發票備份、支出明細時，卻發現七零八落，真的是會帶給經營者更大的困擾。（延伸閱讀：2023 中小企業數位轉型：雲端工具重建財務管理流程）

2. 員工不熟悉報帳規定，財會需協助糾錯

無論是哪家公司，會計們都會遇到沒打統編的收據、金額填錯、不符合公司請款政策等申請問題。再加上，多數員工可能久久申請一次款項，對公司的費用請款流程、政策也不熟悉，因此過程中可能一再來回詢問，花費了會計不少時間。但這也不是員工有意的，畢竟員工的主要精力是為了幫公司在產品、業務上創造價值。

3. 累積到月底才報帳，財會對帳負擔大

公司員工拖到最後一天才報帳是常有的事，而會拖到最後一刻才做的原因，一方面是與工作績效相比，報帳較為枝微末節；另一方面，要整理相關單據憑證、重複填寫資訊、計算金額、跑簽核、緊盯簽核進度等。這些瑣碎又繁雜的流程，再加上累積了一個月的費用款項，很可能需要花一整個下午才能完成整個報帳流程，對員工來說，確實造成不小的心理負擔，更不用說月底面對成堆帳款的會計們。

想輕鬆管理費用？2 大關鍵方法助企業加速請款流程

1. 建立費用管理辦法與請款流程（免費範本下載）

上述的重複付款的情況，以及發票留存與管理的問題，其實可以靠著建立一套簡易的公司內部請款流程解決。透過使用 Excel 或是 Google 試算表（具線上多人共同協作功能），設定憑證日期、號碼、金額、明細內容與受款人，讓員工自行在線上輸入請款資料，並列印「請款明細單」，將憑證整理貼上。之後，將申請單資料拿給財務請款，審核完就可以直接撥款，並將資料歸檔。這樣的好處是，會計不需額外花時間整理憑證，也能避免漏付款、重複付款的問題。（延伸閱讀：人資必看！一次搞定出差管理辦法範本）

而需要制定完整請款管理辦法的企業，可以參考【費用請款管理辦法範本】，裡面有針對費用的定義、請款的原則等，做更詳細的說明。下面列出報支管理辦法裡常見的 4 大項供大家參考：

費用請款管理辦法一般涵蓋什麼？

a. 費用內容定義
包含差旅費、通訊費、交通費、辦公用品費、招聘費等費用所涉及的項目。（免費下載：出差費用請款單、交通費、活動費用申請單等【各式費用申請單範本】）

（Photo Source：各式費用申請單範本）

b. 費用請款的原則與要求
公司內部請款時，各項申請規定與撥款時間

c. 內部請款流程

d. 合法憑證示意圖
示意圖包含：三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明等

一般公司內部請款流程 （如下圖）

（Photo Source：COMMEET）

2. 善用數位工具，輕鬆解決繁瑣且重複性高的工作

以公司經營的經驗，把公司內帳透過數位化系統管理絕對比 Excel 來得有效率多了。當員工對於政策不熟悉時，一旦金額填寫錯誤、超過公司政策金額上限，系統就可以做到檢查、示警的功能，讓以往需要人工一個一個大量核對的細節，交給數位工具來防呆。以 COMMEET 系統為例，公司可依照內部的管理手冊，自定觸發條件，當申請或報銷的金額超出公司政策時，系統即會自動通知、加簽特定人員或部門，如此一來能避免操作上的疏失，也能有效加速作業流程。

（Photo Source：COMMEET）

由於內帳的重點是讓公司快速掌握花費和收入，並且能夠快速產生報表來了解自己公司的財務狀況。因此，員工有沒有即時報帳也是一個關鍵，如果員工都積到月底才報帳，公司就無法即時檢視公司的現金流。而現行市面上，許多雲端費用管理系統包括 Divvy、Ramp、Brex、COMMEET 等，都有一鍵 (one click) 自動生成報帳單的功能。另一方面，COMMEET 的數位企業卡，讓公司的每筆消費資訊皆能有效轉換成報銷單，不但省掉許多填寫重複資料的程序，提升員工提早報帳的意願，更可以大幅改善報帳拖延的情形。COMMEET 透過提供台灣在地的專業服務，竭誠希望幫助台灣企業贏回更多對現金流的掌握。

（Photo Source：COMMEET）

結語：有效的管理辦法搭配數位工具輔助，企業營運事半功倍

對於公司經營者、會計而言，透過制定費用請款管理辦法，有效管理公司帳目、處理好內部款項、保存好發票憑證，即是成功做好財務管理的公司，因為會計和財務，兩者本是一體。過去人工管理的方式，不免讓公司會計人員花很多力氣在為費用申請糾錯，也無法讓公司檢視即時的財務狀況。現在，透過市面上的數位工具，可以將重複性高的檢查交給系統來做，也讓所有費用的可視度提升，無論在現金流的掌握上，或是費用報表的分析上，都可以為公司經營帶來更大的效率。

同場加映：公司請款常見的 Q & A

1. 電子發票是否需要列印成紙本報帳？公司是否需要留存紙本發票？
   「“紙本”電子發票」僅為收據證明聯並非正本，因此不需要以紙本形式保留。但此為新制法規規定，會計師與國稅局仍有權要求出示原紙本憑證，具體執行方式建議依照查帳會計師作業方式為主，可參考商業會計法 第40條、稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第21條、稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法 第24條。

文／Phoebe Wang｜COMMEET編輯群