2023中小企業數位轉型：雲端工具重建財務管理流程

數位轉型時代來臨，許多企業跟進全球化的未來趨勢，將方便的數位工具導入公司，改善繁複的財務管理流程，COMMEET 打造全台第一間雲端費用管理平台，提供低技術成本的雲端工具，幫助中小企業無痛數位轉型，簡化繁複的報銷採購流程，讓客戶用低技術成本、提高企業效率。

文章目錄

• 中小企業數位轉型訴求：低技術成本、高效率提升
• 雲端工具改善工作流程、彌平數位落差
• 數位化預算管理，量化及分析更迅速
• No code設定自動化費用政策
• 行動報銷發票雲端上傳，異地簽核一鍵處理
• 專案管理預算，跨部門活動帳務更清晰

中小企業數位轉型訴求：低技術成本、高效率提升

（Photo Source：Shutterstock）

2019 年底爆發的疫情，雖然推動了數位轉型的進程，不過根據 SAP Concur 委託亞洲透視 2020 年 5 月發布的《新時代下的財務轉型》研究報告，該研究針對亞太地區各產業從事費用管理的員工進行調查，並指出在台灣有 34% 的企業，仍透過全人工的方式來完成財務與行政流程，使得財會人員每個月至少需要半天到一個工作日處理費用報銷，管理階層人員每月則須花費約 2.8 小時提交報銷申請，以及耗費高達 4.1 小時審批下屬的費用報銷單，這嚴重影響了企業運營的效率，也可能導致台灣的 GDP 損失 6 億美元。

星展集團在最近也公布了《企業數位化準備程度調查》，結果顯示台灣僅 38% 的中小企業，有針對數位轉型議題制定相關策略，這主要的原因在於導入數位技術的成本相當高昂，規模不大的企業即使認同數位轉型是管理流程變革的關鍵，但迫於資金問題，也只能是力不從心。

現階段處於經營僵局的企業，在數位化支援方面，除了可以尋求行政院智慧國家推動小組協助，面對滯後的轉型步伐，其實也能透過以下幾點檢視管理痛點，並導入合適的數位技術輔助，進而有效彌平數位落差。

雲端工具改善工作流程、彌平數位落差

（Photo Source：Shutterstock）

大家可能會有疑問，企業管理面向廣闊，該從哪個階段開始著手革新，才能推動轉型藍圖？COMMEET 團隊其實也為此苦惱許久，從市場定位、剖析客戶需求再到分析國內外競品，我們做了無數次的情境推演，終於將企業數位轉型的初步架構聚焦在費用管理，從此領域進行流程改革是相對輕鬆的，而且員工的工作效率能有效提升，技術成本對於中小企業又不會難以負擔，經營者何樂而不為呢？以下是團隊認為可行的革新切角，分享我們的經驗給大家。

數位化預算管理，量化及分析更迅速

以企業費用管理的角度而言，預算是一種將年度目標數據化後的計劃，而這份計劃乘載著公司願景，若僅存於老闆或員工的想像便會落於空談，所以必須以書面化、量化的方式來表達，且通常會以部門或專案為單位，詳細分配企業資源的運用。

不過預算管理既然重要，為何多數企業未能落實？根據經濟部中小企業財務金融顧問黃美玲的經驗，一是老闆不清楚怎麼編列預算，二是沒有固定週期進行差異分析，這樣就算有編製預算也形同虛設。

編列合理的預算其實不容易，交叉比對費用的來源更是耗時耗力，COMMEET 團隊建議適度導入相關費用軟體輔助，或是選擇符合需求的預算表範本，將公司整體目標進行量化，這些都是費用管理流程改革的起步式，也有助於後續預算或費用政策的佈達。（延伸資料：【新創必備】年度預算表範本下載）

No code設定自動化費用政策

過去企業對於費用政策的制定，往往架構散亂或定義模糊，「先支出再管理」的模式看似直覺合理，但不同的情境、不同的項目，都有著不一樣的金額限制，因為費用問題而導致員工一次次的與財會人員來回周旋，無形之中造成很大的困擾。

為了在業務目標與員工體驗取得平衡，良好的費用政策應消除所有可能的灰色地帶。以差旅費用而言，選擇串接許多供應商的差旅平台，絕對是更好的管理辦法，除了員工預定體驗流暢度提升，企業也能在系統後台進行費用政策設定，長期下來，將費用進行數位化管理，有助於省下高達 30% 的成本。

行動報銷發票雲端上傳，異地簽核一鍵處理

每逢月底會計催促夥伴們趕快將手邊累積的發票或收據進行報銷，這時想必一定會發生某位同仁遺失相關憑證，搞得大家一個頭兩個大的窘境吧！？其實這是許多中小企業的通病，使用 Excel 檔案、Google 表單處理費用申請，在操作層面雖然簡單易用，但是簽核流程卻常因突發狀況變得鬆散無章，最後導致憑證無法確實歸檔整理，報稅季來臨時，帳目無法即時送交，諸如此類的問題，該怎麼避免呢？

國內外許多知名企業早已建置相關費用管理系統，將所有報銷作業雲端化，揮別傳統紙本作業，讓員工專注於本業。至於規模有限的中小企業別擔心！目前市面上有許多 SaaS 供應商針對這類管理需求提供雲端服務，軟體定價相對平易近人，不必害怕有龐大的資本輸出。

現階段，許多廠商已經達成透過掃描單據，就能自動化開啟報銷流程，讓費用管理流程不再是企業轉型的痛點，COMMEET 也有提供此服務，想知道更多細節功能，歡迎聯絡我們。

專案管理預算，跨部門活動帳務更清晰

跨部門的帳務常常讓財務十分頭疼，明明是同一個專案，帳務卻分散在各部門，結案時報銷單會從各處湧入財務部門，帳務零散又難以在專案進行時同步預算使用量， COMMEET 提供「部門」與「專案」兩種模式規劃預算及處理報銷，整合跨部門合作零散的帳務，即時掌握財務狀況。

即使全球產業都在瘋轉型，台灣的中小企業亦能從費用管理的流程之中，尋找革新的出發點，這次 COMMEET 從自身的轉型經驗汲取精華，期望透過不一樣的分享，持續陪伴客戶成長茁壯。

【下集預告】虛擬信用卡（數位企業卡）也可以是企業費用管理的一環！？COMMEET 擴大支付應用場景，員工不再需要代墊款！（延伸閱讀：企業虛擬信用卡（數位企業卡）擴大支付場景，零時差財務管理金流）

文／Chris Tsai｜COMMEET編輯群