發票種類全解析：電子發票、紙本發票、統一發票、收據特性與報帳指南
你清楚發票種類嗎？作為工作室老闆或接案者，除了專注於創作與服務，金流與稅務同樣不可忽視。當客戶要報帳時，到底該開電子發票、紙本發票還是收據？不同種類的發票差異在哪？若一不小心搞錯，不僅可能拖慢入帳速度，也會帶來合規風險。想搞懂「發票種類」？就從本篇掌握各類發票特性、免開發票規定，並了解個人工作室與創作者的開立發票與報稅攻略。
文章目錄
- 為什麼一定要搞懂發票種類？重要性說明
- 發票種類有哪些？電子發票、紙本發票、統一發票、收據怎麼分
- 不了解發票種類沒關係！這些金額門檻與特殊行業不用開發票！
- 個人工作報稅身分怎麼選？掌握發票種類與證明差異
- 合作方指定統一發票報帳，收據還能派上用場嗎？
- COMMEET雲端費用管理工具：幫你省去分類發票種類的煩惱
（Photo Source：Shutterstock）
為什麼一定要搞懂發票種類？重要性說明
要搞懂發票種類，首先要明白「發票」不等於「收據」。這兩者在法律上的意義、營業稅扣抵資格、以及對企業端合作的影響截然不同。如果搞錯了，不僅會影響客戶的報帳權益，還可能讓自己觸犯稅務法規，甚至失去與企業合作的機會。想了解更多發票的基礎知識，也歡迎參考我們的【發票常見問題】文章。
發票種類有哪些？電子發票、紙本發票、統一發票、收據怎麼分
究竟要使用「統一發票」還是「普通收據」？簡單來說，統一發票是國稅局規定有營業登記的商家需開立的憑證。若需企業報帳並扣抵營業稅，請開「統一發票」。小規模或免稅營業人可開「普通收據」。接著，讓我們就透過表格來看看這幾種發票種類有何不同。
電子發票 vs 紙本發票：什麼情境下該選哪一種？
| 項目 | 電子發票 | 傳統紙本發票 |
| 核心定義 | 是統一發票的一種，以網路或其他電子方式開立、傳輸及接收，資料在開立當下，會即時上傳至財政部整合服務平台。 | 依固定的紙本格式，透過人工手寫或收銀機 / 針孔印表機打印出的實體憑證。 |
| 資訊流 | 資訊即時：交易完成的瞬間，發票資料已在雲端生成並傳送至政府平台。 | 資訊延遲：店家必須等到每兩個月一次的報稅週期，才將發票的銷售總額彙報給國稅局。 |
| 防偽與驗證 | 高：每張發票（不論電子發票或紙本發票），皆有獨一無二的字軌與隨機碼，可透過財政部平台即時驗證真偽。 | 低：較易偽造，需透過發票號碼與開立店家資訊進行人工查核。 |
| 會計作業 | 自動化：可直接從財政部平台下載媒體申報檔，匯入會計系統，大幅減少人工登打與錯誤。 | 人工作業：需由會計人員逐張手動檢查並登錄發票資訊，耗時且容易出錯。 |
| 環保與成本 | 環保且長期成本低：節省大量紙張、油墨、倉儲空間與郵寄費用。 | 不環保且有持續成本：需購買發票本、色帶，並花費空間儲存存根聯長達5年。 |
統一發票 vs 非統一發票（收據）：企業報帳合規與扣抵差異
（Photo Source：COMMEET 智能費用管理系統）
| 項目 | 統一發票 | 普通收據 |
| 開立者身份 | 有辦理「營業登記」且「使用統一發票」的公司行號。 | 1. 小規模營業人（每月營業額未達20萬，經國稅局核定免用統一發票者）。 2. 免開統一發票的執行業務者（如律師、會計師、補習班、診所等）。 3. 個人（在沒有營業登記情況下，提供勞務或販售二手商品）。 |
| 稅務作用 | 可作為企業「進項憑證」，用來扣抵營業稅。公司收到三聯式發票後，上面所含的5%營業稅額，可以從公司應繳的營業稅中扣除。 | 僅能作為「費用憑證」，證明支出事實，但「不可」扣抵營業稅。公司收到收據，只能將其列為公司的費用或成本，無法在每兩個月的營業稅申報中進行扣抵。 |
| 法律與主管機關 | 受《營業稅法》和《統一發票使用辦法》嚴格規範，主管機關是國稅局。 | 法律上沒有強制統一的格式，但通常需蓋有開立單位的「免用統一發票專用章」及負責人私章。 |
| 對獎功能 | 可以 | 不可以 |
| 外觀與必要資訊 | 格式固定，必須載明： • 發票字軌號碼 • 交易日期 • 品名、數量、單價、總額 • 營業稅額 • 買賣雙方的統一編號（三聯式） |
格式較自由，但合規收據通常會有： • 收據編號 • 日期 • 付款人（客戶）名稱 • 收款事由與金額 • 免用統一發票專用章 |
主要憑證種類特性比較表
| 憑證種類 | 主要用途 | 適用對象 | 買方可否扣抵營業稅？ | 可否對獎？ |
| 手寫三聯式統一發票 | 企業對企業交易，買方需報帳扣抵 | 有營業登記之公司行號 | 可以 | 否 |
| 手寫二聯式統一發票 | 企業對個人交易，或買方不需扣抵 | 有營業登記之公司行號 | 否 | 可以 |
| 電子發票 (B2B) | 企業對企業交易，通常有打統編 | 有營業登記之公司行號 | 可以 | 否 |
| 電子發票 (B2C) | 企業對個人交易，存入載具或印出證明聯 | 有營業登記之公司行號 | 否 | 可以 |
| 收據 | 小規模營業人或免稅單位銷售貨物或勞務 | 小規模營業人、免稅單位 | 否 | 否 |
不了解發票種類沒關係！這些金額門檻與特殊行業不用開發票！
其實並非所有交易都需要開立統一發票，根據《統一發票使用辦法－第4條》與相關稅法規定，有以下幾種常見的「免開發票」情境：
1. 小額消費
零售性質的交易，如果每筆金額在新台幣50元以下都可免開統一發票。
2. 免稅行業別
法律規定免徵營業稅的特定商品或服務，就不用開立統一發票，例如：
➤ 學校、補習班提供的教育服務。
➤ 醫院、診所提供的醫療服務。
➤ 銀行、保險業的本業銷售額。
➤ 未經加工的生鮮農、林、漁、牧產物所製的特定農產品。
3. 特殊職業的勞務提供
➤ 個人提供的專業服務： 如律師、會計師、記帳士等。
➤ 個人受僱提供的勞務： 領取薪資的員工。
➤ 兼職寫作、翻譯、演講等： 個人以技藝自力營生，未具備營業牌號或場所者。
在上述可免開統一發票的情境下，若客戶仍需要付款證明，可以開立「普通收據」。不過請注意，合規的收據上應蓋有負責人私章與「免用統一發票專用章」，並且載明統一編號與商號名稱。
個人工作報稅身分怎麼選？掌握發票種類與證明差異
（Photo Source：Shutterstock）
剛開始接案或經營工作室的人，最常有的疑惑就是：「要不要先辦公司登記？」，因為這決定了你該開電子發票、紙本發票，還是只給收據，以下有幾種狀況，可以讓你了解自己的報稅身分。
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免辦營業登記
如果你是以個人身份接案，且沒有固定的營業場所，可以選擇暫時不辦理營業登記。這種情況下，你的收入會被視為「執行業務所得」或「稿費」，並由發案公司為你申報，因此此時你不會有開立統一發票的需求。
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小規模營業人
如果你的平均月營業額未達新台幣20萬元，可以向國稅局申請「營業登記」，成為「小規模營業人」。這樣做的好處是，你可以合法開立正式的「普通收據」，而且稅率僅為1%（由國稅局每三個月查定課徵），相較於需要開立統一發票的行號，稅務負擔較輕。
但你可能也會問那我需要申請「免用統一發票」嗎？其實當你在辦理營業登記時，若符合小規模營業人的資格，稅務員通常會主動核定你為「免用統一發票」的商家，並發給你專用章。你只需自行印製收據即可使用。
📘延伸閱讀：發票種類、用途與遺失處理，哪些憑證可報帳？
合作方指定統一發票報帳，收據還能派上用場嗎？
這是所有自由工作者最常遇到的問題！當你的合作對象是制度健全的公司時，他們為了要扣抵營業稅，通常會要求你提供「三聯式統一發票」或「有統編的電子發票」。這時候，你提供的小規模營業人收據就不符合他們的需求了。若你沒有辦理可以開立統一發票的營業登記，是無法自行開立統一發票的。而最佳的解決方案，就是委託「記帳士」或「會計師事務所」為你代開發票，你只需提供以下證明與了解流程即可：
- 你需要提供：個人身份證明、與客戶的合約或勞務證明等。
- 你需要告知：請款金額、客戶的抬頭與統編等資訊。
- 事務所會怎麼做：他們會開立發票給你的客戶，並在扣除約5～10%的服務費與稅金後，再將款項轉給你。
- 費用包含：這筆費用通常包含營業稅5%、事務所的服務費，以及可能的所得稅預扣。
雖然委託代開發票的成本較高，但這是解決單次大額合作、滿足客戶報帳需求的合法且便捷的方式。
COMMEET雲端費用管理工具：幫你省去分類發票種類的煩惱
無論開立的是統一發票、電子發票、紙本發票，還是普通收據，當你的事業逐漸成長，各式各樣的收入憑證與支出單據管理起來都相當耗時。一套好的費用管理工具，能幫助你從源頭將費用整理得井井有條。COMMEET智能費用管理系統，是專為現代工作者與成長型企業打造的工具，透過系統可以：
- 輕鬆整合所有費用： 不論是採購、員工出差，或是購買AI工具等雲端服務，所有憑證與支出，包含不同發票種類的資料，都能數位化管理。
- AI 智能辨識： 手機一拍，系統就能自動辨識發票資訊，免去人工輸入的麻煩與錯誤，讓你告別繁瑣的紙本發票整理。
- 即時掌握財務狀況： 清晰的報表能讓你隨時了解收支狀況，為你的事業決策提供最可靠的數據支持。
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