您也有發票遺失的相關經驗嗎?時常憑證檔案格式不符被自家會計追殺,不然就是月底辦公室充斥著發票不見的哀嚎聲,該如何解決這些問題呢?除了使用 COMMEET 的雲端費用管理系統,加速報銷與簽核的流程,為員工省下寶貴的時間,也可以服用以下的發票大補帖,快速解決平時會計被問到瘋掉的問題喔!

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為何公司發票一定要月底前結算?

發票遺失

(Photo Source:Shutterstock)

每逢月末,企業的會計同仁必須要把所有原始憑證全部錄入到帳務系統中,而公司發票就屬於最常見的原始憑證,另外像是公司內部的付款單、捐贈等等的收據也一併要在月底前繳交給會計,公司會計才能趕上在下個月初編製月度的財務報表,且財報必須遵守會計恆等式,所以公司憑證自然是要補齊囉!(延伸閱讀:會計恆等式是什麼?三大財務報表怎麼看?

此外,報稅也是會計月底會追殺發票的原因,根據企業性質不同,通常單數月 15 號是公司報稅截止日,也有的公司是每個月報一次稅,大家在公告上常常看到的「請款逾時不候」就是以上這些原因,請多多體諒公司的會計同仁們,他們總是被報稅截止線勒得喘不過氣呢!

統一發票的種類及用途

根據財政部統一發票使用辦法,統一發票可分為以下 6 種:

1、三聯式統一發票
發票遺失

(Photo Source:新平稅務記帳士事務所

三聯式統一發票為三聯複寫式,第一聯為存根聯,由開立統一發票的營業人保存,第二聯為扣抵聯,交付買受人作為申報扣抵或扣減稅額之用,第三聯為收執聯,交付買受人作為記帳憑證。三聯式統一發票是專供一般稅額計算的營業人銷售貨物或勞務與營業人時使用。

簡單來說,三聯式統一發票就是公司行號開給公司行號報稅用的,採取 5% 的一般稅率,這種發票會有買受企業的統一編號,所以是不能對獎的,即便中獎了也無法兌獎喔!

2、二聯式統一發票
發票遺失

(Photo Source:新平稅務記帳士事務所

二聯式統一發票為二聯複寫式,第一聯為存根聯,由開立統一發票的營業人保存,第二聯為收執聯,交付買受人收執,通常二聯式統一發票專門提供一般稅額計算的營業人銷售貨物、勞務或非營業人時使用。此發票上面沒有統一編號,所以可以對獎,不過發票必須保留,以供領獎證明用。

3、電子計算機統一發票
發票遺失

(Photo Source: 新儀科技

電子計算機統一發票是給使用電子計算機開立統一發票的營業人使用,使用前應先向主管稽徵機關申請核准(2021 年 1 月 1 日起已停用)

  • 依一般稅額計算者,第一聯為存根聯,由開立人保存,第二聯為扣抵聯,交付買受人作為申報扣抵或扣減稅額之用,假如買受人為非營業人時,由開立人自行銷毀,第三聯為收執聯,交付買受人作為記帳憑證。
  • 依特種稅額計算者,第一聯為存根聯,由開立人保存,第二聯為收執聯,交付買受人收執。
4、收銀機統一發票
發票遺失

(Photo Source: COMMEET、網路)

收銀機統一發票提供給使用收銀機開立統一發票之營業人開立使用,常見的樣式有傳統長條形、熱感應二維條碼發票等等。

  • 二聯式:存根聯由開立之營業人保存,收執聯交買受人收執,買受人為營業人時,須列印買受人統一編號,買受人取得收執聯後,可以將收執聯影印,在影本註記「與正本相符」字樣,並加蓋印章,作為扣抵聯使用。
  • 三聯式:第一聯為扣抵聯,交付買受人作為申報扣抵或扣減稅額之用,但買受人為非營業人時,由開立人自行銷毀,第二聯為收執聯,交付買受人作為記帳憑證,第三聯為存根聯,由開立人保存。
5、特種統一發票
發票遺失

(Photo Source:財政部國稅局)

供特種稅額計算之營業人銷售貨物或勞務時使用,為二聯複寫式,第一聯為存根聯,由開立統一發票營業人保存,第二聯為收執聯,交付買受人收執。

6、電子發票(無實體發票)

電子發票指營業人以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收統一發票,使用前必須先向主管稽徵機關申請電子發票字軌號碼,存根檔由開立人自行保存,收執檔則交付買受人收執。買受人若為營業人者,作為記帳憑證及依營業稅法規定申報扣抵或扣減稅額之用,另外,存證檔由開立人傳輸至財政部電子發票整合服務平台存證。

上述 1 至 5 之統一發票,必要時得經財政部核准增印副聯。

統編是什麼?用意為何?

發票遺失

(Photo Source:Shutterstock)

統一編號是公司申請設立登記時,經濟部給的編號,一般都以「統編」簡稱之,它類似我們的身份證字號一樣,每家公司都有屬於自己的一串號碼(8 個數字),若於消費時向店家報上統一編號,則該統編機構可以扣抵申報營業稅。

根據稅法規定,公司在進貨或支付費用時,應取得載有自家公司統編之發票,一方面可以證明此支出確實屬於公司費用,另一方面是為了國稅局便於稽徵,假如發票上沒有統編或根本沒有取得發票,則此支出的進項稅額不得扣抵,公司的營業稅就得多繳。在申報所得稅時,若此發票不合規定,則不得認列費用,這樣一來,公司的所得稅就得多繳。

簡單來說,統一發票可讓政府掌握公司營業情形,發票兌獎的用意也是為了鼓勵消費者索取發票,以確保稅源穩定,倘若發票上有統編,代表是公司憑證,此筆支出要認列為公司費用,即使中獎也無法兌獎哦!

加碼!發票收據常見問題 Q&A

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+ 統一發票遺失應如何處理?
+ 忘記打統編有哪些補救方式!?
+ 有哪些憑證公司可以報帳節稅?

以上這些發票收據問題都是你常遇到卻無解的問題嗎?COMMEET 這次細心收集了會計常被問到的問題,濃縮成懶人包,大家不要錯過囉!

 


最常被問的發票問題都已經整理在懶人包裡,再次提醒大家,已經打了統編的發票是無法兌獎的,快下載 Q&A 看更多內容,就不用老是麻煩會計解答囉!

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群


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