BPM是什麼？終結冗長的工作流程，找出浪費工時的兇手

BPM商業流程系統幫企業找出干擾組織運作、降低營運效率的兇手！不論是大企業還是小公司，都可以透過系統化的管控與分析，隨時優化工作流程，讓企業營運更有效率。下面就會來介紹BPM是什麼，利用 3 個優勢幫助企業做好流程改善。

文章目錄

• BPM 企業管理系統：改善無效率組織
• 什麼是企業流程？小公司也需要 BPM 系統的原因
• 用科技讓企業流程自動化，降低人工處理錯誤率
• 工作流程公開透明，快速掌握業務處理程序
• 大數據分析執行效率，優化業務流程

BPM 企業管理系統：改善無效率組織

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BPM是什麼？英文的全名是 Business Process Management ， 翻譯成中文是企業流程管理，系統的功能是針對公司內部所有的工作流程進行控管，但若企業已有完善的管理章程，為何還要一個系統「再」管理呢？

百大科技與製造業領導人之一的賴利．包熙迪，他撰寫的《執行力》中表示，要打造一個有執行力的組織，與人員、策略、營運這 3 大流程息息相關。

要讓公司盈利的業務更有效率的執行，就需要這 3 大流程更完善且順暢，而 BPM 系統就是做到全面的管控，利用監督的分析的功能，達到優化公司作業效率的成果。

什麼是企業流程？小公司也需要 BPM 系統的原因

工作流程是指為了完成某目的，企業內部從開始到完成中間多個環節的步驟與程序。以採買辦公室工具為例，同仁有需要後會填寫需求單，完成簽核流程後才會交給採購，這個過程被視為一個工作流程，當需求單交到採購手上後又會產生一個請購的工作流程。

完善的管理制度保障每個工作流程的運作順利，除了確認各部門間的工作時間與先後順序，還需要界定任務的分配、內容與負責人等，當企業逐漸跨大，有更多的部門、人力與商業模式，這些管理流程只會不斷地增加，最後就會造成制度的繁瑣冗長。

想要優化企業流程確牽一髮而動全身，這時候若有系統化的管理，呈現公司內部全面的工作流程，就可以利用數據分析流程的效率、觀察可以簡化的程序等等，所以一個 BPM 系統可以解決企業的這些困擾：

• 流程資訊破碎且分散
• 紙本流程難以追蹤整體數據
• 簽核流程過於繁複
• 自動化執行、監控與分析流程

下面就會來介紹 BPM 系統的 3 個優點，利用數據分析改善企業流程，省時、省力、提升工作效率。（延伸資料：【數位轉型工具箱#2】企業 HRM、CRM、專案管理軟體推薦，輕鬆打造你的行動辦公室）

用科技讓企業流程自動化，降低人工處理錯誤率

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使用工具的目的就是在於節省人力，讓員工的時間花費在更有價值的業務上，而數位工具節省了紙本作業時間，不僅是因為環保議題，而是為了降低人工處理的錯誤率及節省簽核來往的時間。

不論是紙本或是數位工具，不免都會產生失誤，但利用 BPM 系統化的管理，可以設定邏輯條件過濾基本的資格限制，且雲端數位化的形式省去紙本公文，讓流程自動化通知或執行下一個簽核關卡，並利於大數據分析每個流程的處理效率，幫助企業規劃營運優化策略。

有沒有過頭痛地研讀工作章程卻還是搞不清楚的經驗；或需要簽核公文，卻讓流程耽誤在找人簽名的時間；又或有表單改變了卻沒有及時更新，導致簽核重跑呢？雲端系統就能解決這些困擾，清楚呈現工作流程的規定與條件，並達到資訊即刻通知與更新，公司內部不會再產生資訊落差，也不用再辛苦翻找公司手冊的規定，系統自動告訴你，提前預覽流程的處理程序及經手的人員，更好安排工作進度！（延伸資料：2023中小企業數位轉型：雲端工具重建財務管理流程）

大數據分析執行效率，即時調整及優化業務流程

使用 BPM 系統最重要的就是分析功能，透過報表一秒掌握公司內部流程執行狀況，並根據數據結果進行優化，解決內部的效率與管理問題。

通常一個工作流程會有接觸到不同的部門與人員，難以掌握到底問題出現在那一個節點上，但系統數去化的分析就能直觀地看到，哪一個步驟花費的時間最多？每一個人員要經手哪些事情？利用報表與數據支持優化方案，讓企業流程更彈性調整。

COMMEET 系統的初衷，也是希望能讓企業管理費用更輕鬆，達到規劃、管控、監督與優化的功能，捨棄過去高人力、高紙本的模式，利用工具節省業務流程，不需要裁員，只是缺少更高效的管理效率，讓人力發揮最大效益！我們提供免費的報支流程檢測，讓你了解 COMMEET 幫公司省下多少時間。

文／Ingrid Tang｜COMMEET編輯群