【居家辦公軟體工具箱】：遠端工作、數位轉型提升效率懶人包
隨著最近一波疫情的延燒，如今中央流行疫情指揮中心已宣布，全國升至第三級警戒，為了避免近距離接觸的機會，企業也跟著實施讓員工居家辦公的政策。而如何讓企業的營運及業務等狀況不因疫情受到太大的影響，以下就為大家整理各種遠端辦公好用的軟體，供同樣在規劃遠端辦公的企業作為參考。
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居家辦公(WFH)的由來，居家辦公的優缺點
（Photo Source：Shuttrestock）
居家辦公 (WORK FROM HOME)，其實可說是源自於弱勢團體向政府及社會訴求工作權的保障，即便無法外出，在家也能獨自工作，也就是俗稱的 SOHO 族。而在現今社會，居家辦公與遠端辦公已是企業必備的工作模式，透過電話、電子郵件及網際網路在家裡處理辦公事務。利用有效遠端資訊技術，讓工作也能在辦公室以外的地方順利及便利的進行。
居家辦公的優點
提供更多時間及生產力：居家辦公可以減少上下班通勤的時間，彈性的運用休息時間、更有效率且有精力完成工作。
節省花費：不離開家可以減少很多的花費，如交通費、穿著打扮、外出吃飯的開支。
提升員工留任率：有研究指出居家辦公的人會願意留任而不是離職，而公司依然也可以給予員工在辦公室工作的權利，讓員工有更多的選擇，自由度更高。
自由選擇工作環境：只要在有電有網路的地方都可以成為你的工作環境，不受限的地理環境
居家辦公的缺點
協作難度大：居家辦公在協作上面會遇到困難更大，但若是有使用與團隊有效溝通的協作工具，就能降低這種情形。
獨自工作容易孤獨：有時與同事一起上班會讓工作更有樂趣，而與同事友好的情誼也是促進員工滿意度提升的主要因素之一。若覺得孤單，可以保持積極的社交關係以緩解工作場所的孤獨感。
上下班界線模糊：一整天待在家工作，有時候會下班時間不間斷的工作，而離開電腦後在同一個環境下，下班感不大。
自律能力：Work From Home 需要高強度的自律能力，像是需避免打卡後才洗臉刷牙、叫外送…等等。外在因素的影響也很關鍵，例如：小孩、寵物及環境的誘惑和任何能讓你分心的東西。
遠端辦公好用軟體介紹
（Photo Source：Shuttrestock）
遠端辦公的需求驅使辦公軟體工具的進展，開發與提供遠端辦公軟體及服務的新創企業更是不斷地精益求精，以滿足客戶更多元的需求。如今我們已經能夠在沒有辦公室的資源下，就能完成大量的工作。而有哪些軟體能使遠端辦公更加順利及有效率？以下四大類好用的居家辦公軟體工具，協助大家打造出更完善的遠端辦公。
1.遠端辦公協作工具
找到適合的協作工具是遠端辦公更順利的關鍵，目的是讓任何人都能建立出一個團隊為導向的合作方式，並可以多人在同一畫面共同進行編輯以及交換想法。
推薦工具：
Slack： 無論是個人或企業，都必定使用的協作工具，並可以針對不同專案開設專屬群組，所有人都可以共同編輯、瀏覽文件及以及含有視訊功能，新加入的成員也可以透過搜尋翻找之前的相關資料，不用擔心跟不上進度。
Evernote：數位筆記，大幅降低使用紙本透過內部，Space 功能串連部門共享計畫以及整合多種第三方應用程式，利用關鍵字搜尋相關筆記。
Whimsical ：能夠支持多人協作文件以及網頁排版與白板功能，繪製心智圖使報告更加得清楚明瞭。
詳細介紹請點這裡：【居家辦公管理指南】遠端工作、數位轉型小幫手：5 大協作工具介紹
2.遠端辦公內部專案管理
專案管理是讓團隊在專案中組織、追蹤並執行工作，成員可以在共同的平台組織工作細節，分享進度和給予回饋。所以當遠端辦公需要統整管理所有工作的任務與資料或是執行團隊合作時，就必須使用專案管理工具，提升團隊溝通效率。
推薦軟體：Jira 協助團隊專案進度追蹤、問題回報、訊息溝通，加速團隊成員之間的溝通與專案進行的速度；draw.io 功能齊全、超容易上手的免費平台；Xmind 心智圖功能幫助你大幅降低在專案思考時遇到瓶頸的時間； Trello 便利貼牆看板功能，將事情有條理排列出來。
詳細介紹請點這裡：【居家辦公管理指南】遠端工作、數位轉型小幫手：專案管理工具
3.遠端辦公業務管理工具
業務，是企業拓展業績及服務品質的基礎，而在現今企業面對數位化的競爭，最需要的就是全方位的業務管理系統，能為企業提供健全的管理機制，從潛在客戶開始徹底落實客戶成交的所需步驟，讓業務員更能滿足客戶需求，更讓企業管理者隨時掌握業務員的工作狀況。
目前熱門業務管理工具有：Pipedrive、Insightly、Zapier、Airtable
詳細介紹請點這裡：【居家辦公軟體工具箱】遠端業務管理工具＆數位轉型小幫手 CRM、Pipedrive、Zapier
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4.遠端辦公視訊會議工具
在遠端辦公期間，團隊之間工作的討論以及與主管的會議一定不可少，選擇好的視訊會議軟體就相當重要了。現有的 Skype 及 Microsoft Teams，已是大家最熟悉視訊會議軟體，相關功能成熟度都非常高。而強勁成長的新興軟體非 Google Meet、Zoom 莫屬，非常易於使用，免帳號免下載軟體，網址可直接加入，還可以分小組討論。另外推薦 Around，其視訊畫面就只等於臉書聊天的圓形大頭貼，視窗大小只對著你的臉，不用再怕房間背景或是小孩亂入被別人看到。
詳細介紹請點這裡：【居家辦公管理指南】遠端工作、數位轉型小幫手：視訊會議工具
如何讓遠端辦公更有效率？
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除了善用遠端辦公軟體外，還可以怎麼做讓遠端辦公更有效率的運行呢？以下就從兩種不同角度來看。
企業團隊管理
1.明確的分配及建立遠端工作制度
每個部門應該要設立明確的工作目標以及任務分配，並用共享文件幫助團隊清楚了解彼此的工作項目及互享追蹤，也可避免讓幾個人同時負責同件事。建議讓員工用 SMART 原則（Specific具體、Measurable可衡量、Attainable可達到、Relevant與大的業務目標有相關性、Time-Bound有明確截止日期）來制定目標，並做每日匯報，公司也可以培養更有效率的流程。
2.有效善用數位協作工具
企業需要熟悉供團隊協作的雲端數位工具，建立一套完善的制度來管理專案及安排工作，能夠讓員工順利的進行遠端辦公。
3.遠端式的Team Building
遠端辦公要如何有效地維持團隊氣士，哈佛商業學院教授 Prithwiraj Choudhury 在研究遠距辦公案例時，發現「遠距披薩會議」，主管為每位遠距視訊開會的同事，訂購口味相同的 Pizza，並在視訊會議鏡頭前共同享用，能夠大大的提升遠端辦公者之間的連結。（延伸閱讀：【居家辦公管理指南】做對這4件事，員工遠端辦公也能高效率）
4.建立數位轉型機制
根據經濟合作暨發展組織（OECD）於2019年提出的報告Measuring the Digital Transformation，代表著數位轉型將會成為世界趨勢，第一步可先將公司資訊數位化：文件、圖片..等等，並在公司各部門各層面上更善加地利用數位科技，全體同仁可以更有效率的完成工作， 同時以不削減顧客體驗的品質為基本核心。
員工自身管理
1.公私分明
即使是在家工作也要區分辦公區域及居家區域，在書房辦公室最好的，但若沒有獨立書房，也可把自己的書桌打造成辦公桌，明顯與居家空間區分開來。時間方面也要訂好辦公時間，不要因為沒人督促就中斷工作，也不要 24 小時都在回復訊息、處理公事，這樣反而會降低工作效率。（延伸閱讀：居家辦公祕技｜在家工作守則、如何安排辦公時間、照顧身心健康）
2.保持與老闆的密切溝通
在遠端辦公中你必須與老闆更頻繁的互動，因為遠端辦公的關係，老闆無法看到你的工作過程，因此可能相對重視結果，所以像這樣展現主動的態度並進行進度回報，老闆對你也會更有信任感，不會給你壓力。
由於疫情帶來的衝擊，居家辦公與遠端辦公，成為了許多企業因應疫情的方式，而唯有善用好的遠端辦公軟體，才能有效的顯現遠端辦公的成果。在這五大類中，各有不少軟體或服務公司積極發展新創，而在未來企業只有駕馭遠端辦公這個新趨勢，才能比別人快一步。目前全球各地企業也因為疫情影響正積極推動數位轉型計畫。根據戴爾科技集團發布的數位轉型指數 (DT Index) 顯示：全球高達八成的企業在 2020 年加速推動數位轉型計劃，同時 79% 的企業正重新擘劃其商業模式，更加體認到新興科技的重要性。所以說疫情的同時也正是台灣公司數位轉型的最佳時機。
文／Jennie Wang｜COMMEET 編輯群
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