ChatGPT 應用：Excel 結合 AIGC ，用人工智慧整理表格
還只會用 ChatGPT 聊天就輸了！上班族必用的 Excel 也能結合 AI，學會這招就等於多了免費的助理，幫你解決繁瑣的重複性庶務，在 Google Sheets 及 Google Docs 上資料彙整、生成文案、自動問答、摘要整理等等都難不倒，30 分鐘的工作量 3 分鐘搞定！
文章目錄
- ChatGPT 的企業應用場景，請 AI 做 Excel 表
- 如何安裝 ChatGPT 到 Google Sheets & Docs
- Goole Docs 結合 AI，5 個功能讓文案一鍵升級
- Google Sheets ＋ 免費 AI 助理：快速整理試算表數據
ChatGPT 的企業應用場景，請 AI 做 Excel 表
ChatGPT 的全名是Chat Generative Pre-trained Transformer，中文可翻作「聊天生成預訓練轉換」，讓我們可以像與一般人對話的方式對 ChatGPT 下達指令。未來可能不需要學會每個領域的「專業用語」，例如工程師的程式語言，財務會計的函數公式等等，就可以讓電腦執行複雜的任務。
ChatGPT 有許多延伸的應用，這次要來介紹的是「Google Sheets™ and Docs™」這個外掛，讓我們可以在 Google Sheets 及 Google Docs 不用記一堆複雜的公式，就能做到多種複雜的任務。（延伸閱讀：ChatGPT 熱潮席捲全球，人工智慧是什麼？現在有哪些應用案例？）
如何安裝 ChatGPT 到 Google Sheets & Docs
（Photo Source：COMMEET 製圖）
安裝與設定步驟：
- 下載並安裝 GPT for Sheets™ and Docs™
- 登入 OpenAI API 並取得 API keys，若尚未有 OpenAI 的帳號可以先註冊
- 打開 Google Shetts／Google Docs 後找到外掛功能設置 API （擴充功能 ＞ 外掛程式 ＞ GPT for Sheets™ and Docs™ ＞ Set API）
將OpenAI API keys 複製貼上到外掛就成功設置好 ChatGPT 了。
完成上面簡單的 3 個步驟後，接下來就會分別介紹如何在 Google Sheets 以及 Google Docs 靈活應用。
Goole Docs 結合 AI，5 個功能讓文案一鍵升級
（Photo Source：COMMEET製圖）
不論是上班族還是學生黨都必學！撰文前生成大綱，撰文中沒靈感還可以請 AI 幫你續寫或找資料，撰文後還能檢查文法或錯字，覺得寫給上司或教授的內容不夠嚴謹再一鍵轉換語氣，簡單 3 個步驟就能輕易上手！使用方法如下：
- 開啟擴充功能
- 選擇動作
- 撰寫文案 Write custom prompt
- 轉變語調 Change the tone to
- 修正文法及拼字 Fix grammar and spelling
- 統整總結 Summarize
- 翻譯 Translate
- 在外掛上填寫指令後送出，ChatGPT 就會將結果回傳到文檔上了
Google Sheets 的應用比 Google Docs 的使用來的複雜些，因為還牽扯到條件或欄位格式，所以這邊在文末提供了範例檔案以及練習題目，幫助大家快速上手操作。（延伸閱讀：Excel 公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖（免費下載範本））
試算表的應用 1｜基本應用、生成結果
工作時常常需要收集資料並整理成表單式報告，例如競品分析報告，查找資料時要不斷地複製貼上，複製來的格式五花八門，還要花時間調整．現在 ChatGPT 就可以一鍵查找資料並按照列點或表格的形式呈現。
| GPT 動作 | 功能 |
| GPT | 在欄位中產出結果 |
| GPT_LIST | 用列表的格式產出結果 |
| GPT_TABLE | 用表格的格式產出結果 |
（Photo Source：COMMEET製圖）
試算表的應用 2｜資料清理、統一格式、擷取特定資訊
做數據分析對比時，最重要的一個步驟就是資料清理讓格式統一，尤其在與同事共同編輯的檔案中，總是會出現令人意想不到的「新格式」，利用 ChatGPT 不但可以統一格式，還可以從一串字句中擷取重要資訊。
| GPT 動作 | 功能 |
| GPT_FILL | 按照固定格式產出內容 |
| GPT_FORMAT | 將資料（如：日期、電話、貨幣）整理成固定格式 |
| GPT_EXTRACT | 擷取出一段文字中的特定資訊 |
（Photo Source：COMMEET製圖）
試算表的應用 3｜資料分類、貼標籤
整理資料時，「貼標籤」是個快速分類的好方法，過去要靠人腦自己將資料分類歸檔，但現在就能善用 AI 腦快速將大量的資料分門別類。
| GPT 動作 | 功能 |
| GPT_TAG | 貼上對應的標籤或生成產品的標籤（多個標籤） |
| GPT_CLASSIFY | 將資料分類（單項種類） |
（Photo Source：COMMEET製圖）
試算表的應用 4｜文案調整、彙整總結、修正語法錯字
Key-in 的過程中難免會打錯字或語序錯亂等小問題，尤其是在做會議紀錄來不及一個一個選自，以下這幾個指令可以迅速幫你糾錯，還可以 1 分鐘幫你總結會議重點。
| GPT 動作 | 功能 |
| GPT_SUMMARIZE | 統整、總結多個欄位的內容 |
| GPT_EDIT | 調整文法、錯字或語調 |
| GPT_TRANSLATE | 翻譯文案 |
（Photo Source：COMMEET製圖）
能將 Google Sheets 及 Google Docs 結合 ChatGPT 絕對讓工作效率大提升，目前介紹的都是免費功能，只不過 ChatGPT 免費版有使用上限，雖然功能方便但也要注意公司的資安問題，千萬不要為了方便不幸將機密資料外流。（延伸閱讀：資訊安全停看聽｜從 5 大資安問題，檢視企業資訊安全防護力）
免費下載 ChatGPT 試算表使用範本
整理資料、統一格式這種工作總是繁瑣的，除了善用工具省去瑣碎的工作，也可以從源頭阻止問題的發生。尤其是報銷或簽核的單據，同一張表格也能創造出五花八門的格式
COMMEET 提供表單自訂欄位的功能，讓財務根據公司內部規定彈性設計表單填寫內容，員工按照欄位填寫對應資訊，降低錯誤率又提升合規率，財務省去反覆調整格式的時間，員工也可以快速完成報銷或簽核，讓雙方效率都加速！
文／Ingrid Tang｜COMMEET編輯群
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