預算管理：強化企業預算管理制度，有效提升營運效率

隨著全球經濟結構的轉型，如何在高度競爭的市場之中脫穎而出，成為各大企業首要的課題，除了觀察景氣變化隨時調整應對戰略，強化預算管理也是不可或缺的經營要素，不過究竟該怎麼適切的管控公司預算，並對損益狀況進行預估，勾勒出未來的財務樣貌呢？以下針對預算管理提供簡單的指引，希望能協助企業及早佈局，解決管理難題。

文章目錄

• 預算管理的意義
• 管理預算時常見的阻力
• 預算管理的方法有哪些？

預算管理的意義

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在企業運營中，預算管理指的是公司將風險、營收、獲利、願景等條件納入預測與籌劃，並最遲在年度結束前提出的綜合性計畫，一般是由經營者與各部門管理者合作討論，共同將預算計畫量化、數字化表達，最後再以書面的方式呈現，目的是希望藉由財務性或非財務性的資源分配，管控企業目標的實踐進度，同時亦能與實際結果進行對照比較和分析，從而即時調整後續的營運方針。

通常預算管理的相關規劃是由財務部門所主導，不過年度預算的商榷與佈達不能單靠財務來推廣，而是必須透過每個部門以策略目標為基準，向下達成共識，並編製部門預算，再讓財務單位妥善規劃預算，進而提供完整的財務展望，才能夠有效降低成本、增加企業盈餘。

管理預算時常見的阻力

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建立完善的預算管理制度，能使管理者清楚地掌握企業運營方向，並從中找到競爭優勢與目前面臨的困境，進一步優化企業資源配置與策略，讓公司前景更明確，未來在決策時也能更有指標及依據。另外，預算計畫具有前瞻性，可作為特定期間內公司的經營績效基礎，也能夠完整體現組織內部的效率和積極度，這有助於管理者評價各部門的真正的營運成果。

然而，根據財務轉型服務商 Workday 的研究指出，竟然有 47% 的財務長表示，公司的財務政策無法滿足未來的戰略需求，顯示出編製預算對於企業其實是非常艱鉅的任務；接著再讓我們把目光投射到台灣的中小企業，年度預算的編製通常不會額外安排相關人才負責，也沒有建立管理委員會統一管理，而且太強硬的預算制度容易缺乏彈性與靈活性，往往會過於束縛員工發展，使得預算制度推動的成效不彰，進而導致營運效率大幅下降。

財團法人台灣金融研訓院的黃美玲講師也有提到，大部分的公司未能有效落實預算管理，其實可以大致歸納為以下三個原因，建議讀者們在預算編製時，提早將下述情況列入考量，避免未來在與團隊溝通協調的期間出現摩擦：

1、不曉得預算的重要性

綜觀台灣許多中小企業，雖然成立多年，但始終無法獲得穩定的營收，原因在於公司針對財務面向的管理，沒有詳細訂定準則與辦法，也忽略了預先規劃預算的重要性，致使帳目繁亂，無法突破現有格局。

有些企業甚至是依照老闆的經驗法則，來制定年度的營收與獲利目標，整體業務藍圖相當模糊且不明確，也礙於人力資源的限制，管理者經常認為事先進行預算管理不是必然，反而覺得想辦法增加盈利管道其實較為實際。

2、不了解如何編製預算

第二種情況是企業的經營者深知編列預算的意義與其重要性，不過因為無法精確預測將來的經營狀況，同時也缺乏有經驗的同仁來推動預算編製作業，這種現象多數出現在經常受市場環境變化左右的營建業，以及在供應鏈裡自主性不高的電子代工業和汽車零件製造業等。

黃美玲講師也有分享，假如公司連年虧損，在推動預算制度後，必須先讓主管有費用控管的概念，雖然營收與毛利可能還是不如預期，但是能夠更有效地帶動團隊執行預算計畫，並提高轉虧為盈的機率。

3、有編製預算但無確實控管

除了上述兩個常見的因素之外，有些中小企業即使編製預算多年，卻因為預算編列的結果未能契合公司的策略目標，也沒有定期將每月的經營成果與預算計畫進行比較分析，導致團隊難以從中找出落差，時間久了亦會造成人力資源的浪費，預算制度形同虛設，當然也無法改善經營困境。

因應這種情形的管理解方，其實第一步可以先讓預算制度獲得經營者的認同，設定好年度運營目標後，再交由財務主管推動各部門預算的編製作業，以利於建立內部共識，讓預算成為企業管控風險的重要工具及手段。

預算管理的方法有哪些？

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• 增量預算法

增量預算是種普遍且傳統的預算編制方法，通常是採用當期公司實際的成本及支出作為基礎，再透過調整數額等其他變動項目，進而編列出下個年度的預算計畫。若企業主要的銷貨、營業成本不受外在環境或市場干擾，則適合採取增量預算法進行管理，但這種方法常忽略了像是惡性通貨膨脹的外部因素，使得預算被低估，也會增加未來業務目標實踐上的困難度。

• 零基預算法

零基預算指的是不考慮過去的計畫及企業的平均收支，均以零為基點，從零開始嚴謹地考慮各個費用項目的必要性，同時決策單位也務必依據效益原則，將有限的資源妥善配置，並確定最後的預算支出項目和資金的分配。當企業身處市場低迷的情況下，迫切需要進行成本控制時，便能夠利用零基預算法來審慎分析與決定哪些預算需要削減，雖然可以提升預算的透明度及彈性，不過相對也非常耗時。（延伸閱讀：提高利潤的秘訣！企業管理者必看的成本控制方法）

• 搭配數位軟體輔助

對於多數企業而言，結合前述兩種預算管理方法才能確實抵禦風險，但為了切合近幾年各界倡導的數位轉型概念，企業可以導入雲端軟體輔助，並以數位化的方式驅動預算管理的進行。

2022 年，COMMEET 雲端費用管理系統以虛擬信用卡為主軸，建構了 All-in-One 的自動化費用管理流程，除了打破傳統費用管理的框架，解決公司最在乎的付款、報銷問題，團隊也持續發想，在功能面上還可以如何延伸，希望能深化產品與服務，讓使用者體驗更加順暢。

鑑此，我們匯集了市場需求，發現諸多企業對於浩大的預算編製作業，仍採純人工的方式推行，為了突破企業在編列預算時面臨的阻礙，COMMEET 增設支出管理者（Controller）的角色，擁有該權限者可靈活地根據成本屬性，將年度費用計畫量化成預算，還能以部門或專案的視角，查詢預算的使用情況。

在系統中，我們提供客戶下方兩種不同的使用邏輯：

① 預算管理

組織規模龐大且複雜的企業，可以使用「預算管理」的功能，檢視各部門的預算使用情形，大家可以想成它是一個龐大的自動篩選器，只要事先選擇費用歸屬部門，系統便會彙整該部門所有的報銷單，以利管理者及主管即時管控預算，並對照預算實際的使用狀況。

② 支出項目

公司若有臨時性的活動預算，則可以利用「支出項目」的功能，並搭配虛擬信用卡進行上對下的預算管理。舉個實例幫助理解，假如某企業的福委會為同仁們爭取到年度的旅遊補助，過往通常是由員工個別向公司報銷，導致財務及福委部門無法立即掌握旅遊預算，但是透過這項功能，福委會成員就能成為支出管理者，以部門為單位，向下核發一定額度的虛擬信用卡給員工，也能夠另外設定交易次數和使用期間，公司同仁在旅遊時，只要刷卡消費，系統後台將立即顯示交易資訊，如此便能全面落實預算管理。

許多因素皆會影響企業的發展和走向，預算計畫作為實踐業務目標的重要手段，能夠協助企業審視執行過程中的效益與價值，若你的企業仍處於徬徨的狀態，不曉得該如何推行預算編製作業，不妨申請試用 COMMEET 雲端費用管理系統，我們將指派專業的產品顧問，協助你以輕鬆無負擔的方式，實現精確的預算管理。預約體驗 〉

文／Chris Tsai｜COMMEET編輯群