差旅費、交通費怎麼報才合規？2026 最新報支規定與節稅技巧總整理

Published by COMMEET | Wendy on 2025.07.152025.07.15

出差，是每個企業拓展業務、維繫客戶關係的必要活動，但隨之而來的「差旅費」報銷，卻常常成為內部流程的痛點。員工不清楚標準、財務人員審核困難，且若申報方式不符合稅法規定，不僅可能被國稅局剔除補稅，更會失去原本可以合法節稅的權益。那麼，國稅局是如何看待差旅費的呢？每日的餐費補助上限是多少？國內外住宿又該如何認列？接下來將依據台灣《營利事業所得稅查核準則》及相關法規，為您完整解析「國內」與「國外」差旅費的認定標準與申報細節，幫助您的企業建立一套清晰、合規且高效的管理制度。（延伸閱讀：中小企業費用管理全攻略｜強化財務管理與內部控制的實戰指南）

一、差旅費不只是費用，更是節稅工具

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建立一套清晰的差旅費管理辦法，不僅能避免稅務風險，更是為公司與員工雙方合法節稅的重要策略。

1. 對公司而言：是「營業費用」
在稅法上，合規的差旅費是企業經營所必需的「營業費用」。這意味著每一筆合法的差旅支出，都可以從公司的營業收入中減除，直接降低公司的「課稅所得額」，達到節省營利事業所得稅的效果。

2. 對員工而言：是「免稅所得」
在稅法規定的限額內，公司支付給員工的差旅費，屬於「差旅費及日支費免納所得稅」的範疇。這筆錢不屬於員工的薪資，因此員工個人不需為此繳納綜合所得稅。

延伸閱讀：國內出差旅費報支要點全攻略！從準備到報帳完整解析

二、國內差旅費認列標準：三大項目解析

國內出差的費用，主要由「膳雜費」、「住宿費」和「交通費」三部分組成。

1. 膳雜費 (伙食費)：出差期間的餐飲及其他零星雜項支出。
這是差旅費中最特別的一項，只要在限額內，員工不需要提供發票或收據等外部憑證，即可向公司請款。而公司只需根據員工的出差天數，在法定的每日額度上限內，直接支付給員工即可。國稅局認定這是員工出差期間的伙食及雜項支出，所以直接給予一個每日的費用額度。

【法定每日額度上限】

職級	每日額度上限
董事長、總經理、經理、廠長	新台幣 700 元
其他職員	新台幣 600 元

【專家提醒】
公司可以在上述額度內自行制定補助標準（例如，統一給予600元）。但如果公司給予的補助超過了法定上限，超出的部分將被視為對員工的額外補助，應轉列為該員工的「薪資所得」，並在年度扣繳憑單中申報。

延伸閱讀：【國外、國內出差旅費報支指南】膳雜費篇：有哪些費用可以報支？如何報支？

2. 住宿費：出差期間的飯店、旅館等宿費支出。
採取「實報實銷」制，並且應取得旅館業書有抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細。但住宿費沒有法定的金額上限，只要員工取得並提供合法的交易憑證，花了多少錢，就可以報銷多少。

【專家提醒】
在訂房時，應盡可能拿到有公司統編及抬頭的憑證，若是透過旅行社訂購，則可以索取代收轉付收據。而除了台灣統一發票，其餘皆不得扣抵進項稅額。

3. 交通費：出差地點之間往返，以及在出差地洽公所需的交通支出。
採取「實報實銷」制，並且需檢附憑證，報銷金額以憑證為準。

【合法憑證類型】

飛機票票根(或電子機票)及登機證
高鐵、台鐵的票根或電子車票證明
客運車票
計程車收據
加油發票、停車費、過路費(eTag)紀錄等

三、國外差旅費認列標準：日支費與實報實銷的應用

國外出差的規定與國內大同小異，主要差別在於生活費的計算標準。

1. 生活費日支數額
這相當於國外版的「膳雜費」，但其涵蓋範圍更廣，包含了員工在國外的伙食、市區交通、及其他個人零用雜費。與國內膳雜費一樣，國外的生活費日支數額也不需要員工提供憑證。其標準是依據行政院頒布的《中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表》來認定；中港澳地區出差則是依據《中央政府各機關派赴大陸地區、香港及澳門出差人員生活費日支數額表》來認定。

2. 住宿費與長途交通費
這部分與國內規定完全相同，採實報實銷，必須檢附憑證。員工在國外的住宿費用（如飯店帳單）以及城市之間的長途交通費用（如機票、跨國火車票），都需要保留好付款單據或票根，回國後依實際花費金額進行報銷。

【小提醒】
國外膳雜費的日支有一定上限，若住宿費採取實報實銷，那麼報銷時，膳雜費的日支上限只有最高額度的 50%。

四、差旅費 vs. 交通費差異：兩者有什麼不一樣？

在企業的費用報銷流程中，「差旅費」和「交通費」看似相同，但從會計與稅務的角度來看，「交通費」是「差旅費」的其中一個項目。

差旅費 (Travel Expenses)

包含員工因執行公司交付的任務，而離開日常工作地點，到外地（國內或國外）出差所發生的一系列相關費用。通常是一個綜合性的費用，涵蓋了整個「出差」事件的所有必要開銷。根據稅法規定，它主要包含以下三大項目：

1. 膳雜費／生活費：員工在外地的伙食與零用金。
2. 住宿費：在外地過夜所需的飯店、旅館費用。
3. 交通費：為了完成出差任務所搭乘的交通工具費用。

交通費 (Transportation Expenses)

指的是員工為了從 A 地移動到 B 地所產生的費用。它的定義比較單純，就是指「搭乘交通工具」的開銷。交通費可以是差旅費的一部分，但也可以獨立存在。

為什麼要區分「差旅費」與「交通費」？

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在會計帳務與內部管理上，區分兩者有以下兩原因：

	差旅費	交通費
費用認列	基於員工有「出差過夜」或「離開日常工作地達一定距離或時間」的事實。	只要是因公務所需而產生的交通相關（如：飛機、火車、捷運等）的費用，以及自行開車或騎機車的油料、過路費等。
成本分析	管理者可以分析「為了完成某個外地專案或客戶拜訪，總共花了多少成本」。	可以獨立分析「公司所有同仁在日常營運中的移動成本是多少」。

五、交通費申報全攻略：從高鐵到計程車

交通費是差旅費中最複雜多變的一環，不同的交通工具，其憑證種類與報銷注意事項也各不相同。

飛機

國外出差機票費用報銷，必須準備以下三項證明文件：

行程證明：如機票票根、電子機票或其他證明文件
出國事實證明：如登機證(含電子登機證)、護照影本或其他證明文件
支付票款證明：如機票購票證明單、旅行業代收轉付收據或其他證明文件

而前述三項證明行程及出國事實之文件，得以航空公司載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點之搭機證明替代。

高鐵、台鐵

當日往返（往返同一日期） – 無需任何車票票根或購票證明，員工只要提出申請即可報銷。
非當日往返（往返不同日期）- 需檢附車票票根、購票證明或悠遊卡 / 一卡通的搭乘紀錄等合法憑證，才可報銷。

自駕汽車／機車

油資補貼：員工駕駛自己的汽機車出差，油資補貼有兩種方式
1. 實報實銷：員工保留加油發票，按實際花費報銷。
2. 里程補貼：根據出差的公里數，乘以內部制定固定的補貼單價（如：每公里5元），計算出補貼總額。
停車費：需檢附發票或收據，才可報銷。
eTag 過路費：員工提出申請後，准以經手人（即出差人）之證明，不需檢附憑證即可報銷。

計程車與多元計程車 (Uber / LINE Taxi / 台灣大車隊 / yoxi)

一般叫車 – 員工提出申請後，准以經手人（即出差人）之證明，不需檢附憑證即可報銷。
企業包車 – 需檢附發票或收據，才可報銷。

【管理痛點與建議】
若是企業計程車費常因「難以確認是否為公務使用」而成為報銷時的爭議點，也可與 Uber、LINE Taxi、台灣大車隊、yoxi 等平台簽訂「企業簽單」服務。員工搭車時可選擇由「公司帳戶支付」，不僅免去員工代墊和索取單據的麻煩，更能確保每筆交通費都用在公務上。

什麼是經手人證明？為什麼需要經手人證明？

簡單來說，「經手人證明」是一份企業內部證明文件，由出差員工（即「經手人」）簽名，用來證實交易或事項的真實性與正確性。主要有以下幾個目的：

作為替代憑證：當不需要或是無法取得正式外部單據（如發票、收據）時，經手人證明就成了最重要的替代文件。
明確責任歸屬：如果日後帳目或採購物品有問題，公司知道該找誰詢問，這也是一種很重要的內控機制。
證明貨品或服務已接收：除了用在付款，也可用在採購驗收。

交通費報銷有哪些場景適用經手人證明？
計程車、捷運、公車、火車（當日來回）、高鐵（當日來回）、eTag (高速公路電子收費)等，均不需檢附發票或憑證，提出申請即可報銷。

（延伸閱讀：經手人證明是什麼？）

六、還在用 Excel 管理差旅費嗎？你該升級數位工具的5個理由

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您的財務團隊是否每個月都要在成堆的 Excel 表單和實體單據中，重複進行這些人工核對的瑣事，這不僅效率低下，更隱藏著巨大的管理風險，數位工具如何良好管理差旅費？

	傳統方式管理	數位工具管理
效率	❗效率低：手工作業不僅耗時且錯誤率高員工需手動填寫報銷單、黏貼單據，流程繁瑣。財務人員更需花費大量時間，逐筆人工審核、比對、計算與登打，不僅效率低落，更容易因人為疏失而出錯。	✅ 效率佳：自動化提升報銷準確性與效率透過 OCR 發票辨識技術，員工一拍即傳，報銷單自動帶入資訊。財務人員不需再逐筆登打，可即時線上查找、審核憑證，大幅提升作業效率。
預算控管	❗預算難以控制：僅能做事後追蹤，預算容易失控大部分企業的差旅費都是在費用發生後才進行報銷。財務部門只能被動地追認款項，對於預算使用狀況反應延遲，無法在預算超支前進行有效的預警或控制。	✅ 預算即時控管：事前申請與即時控管，準確掌握預算員工可事前提交差旅申請，並將該筆費用與部門或專案預算勾稽。管理者可即時掌握預算使用狀況，還能搭配數位企業卡，有效控管瑣碎費用，為差旅支出提供明確的預算和依據。
合規性	❗合規風險高：人工審核易產生疏漏，隱藏稅務風險人工審核難免有疏漏，對於憑證的真偽、消費的合理性、以及是否符合最新的稅務規定，都存在著判斷錯誤的風險，容易產生潛在的稅務問題。	✅ 加強合規性：自動化比對費用政策，為企業把關系統可內建公司的費用政策，在員工提交申請的當下就進行自動比對。例如，系統能自動檢查統編是否異常、是否為不得報銷的假日發票等，從源頭為企業的費用合規性把關。
數據追蹤	❗數據不透明：分散的 Excel 報表，數據難以整合費用數據散落在零散的 Excel 報表和實體單據中，難以進行有效的數據分析。管理者無法輕易得知「哪個部門的交通費最高？」或「哪個專案的差旅費超出了預期？」。	✅ 數據即時透眀：費用數據透明化，即時管理洞察所有數據集中在一個平台上，管理者可即時查看差旅預算剩餘額度，並依照部門、專案、費用類別等多維度，產出報表。若搭配數位企業卡，更能達成即時消費、即時管理，讓數據成為決策的最佳依據。
員工體驗	❗員工體驗差：繁瑣的報銷流程與等待，影響員工滿意度繁瑣的填表、貼單據流程，加上漫長的審核與等待撥款，讓員工感覺自己像在向公司討債。尤其是需要代墊大筆款項時，其壓力更直接影響了出差時的心情與投入度。	✅ 員工體驗佳：高效透明的數位流程，改善員工體驗員工可隨時隨地透過手機完成報銷，並即時追蹤審核進度。高效且透明的報銷流程，大幅減少了員工與財務部門之間，因規定不清而產生的來回溝通成本與審核時間。